業務改善の手法「ENCRS」とは？

目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料 さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。 1. ENCRSの概要 ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。 2. ENCRSの効果・活用事例 ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。 3. デジタルツールでの改善 業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。 ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。 特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。 デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減 ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。 なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？ ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。 VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる” ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。 4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 Point 身近なところから改善点を見つける 日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。 どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています Point 改善のスケジュールを習慣化する チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう ※「関連資料」に添付しています 自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。 関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。 5. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pdf はこちら

これからチームリーダーになる方必見 ～チェックしておきたいコンテンツ集～

これからチームリーダーになる方は、新しい役割に期待を感じる一方で、「自分に務まるだろうか？」「メンバーとうまく関係を築けるだろうか？」「1on1や目標設定ってどうすれば良いのだろう？」そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。 この記事では、新任リーダーが押さえておきたいおすすめのコンテンツをまとめました。 〈目次〉 目標設定 1on1 会議ファシリテーション 計画フォーマット 体制図 プロフィールシート 関連記事 リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します コンテンツ紹介 目標設定 このコンテンツでは、目標設定をするときのコツや、目標設定が苦手だった当社社員の苦手克服体験記を紹介しています。 💡Point 解像度の高い目標を設定することで、高い成果を上げやすくなります。 設定した目標は、SMARTの法則（具体的・測定可能・達成可能・関連性がある・期限が明確）になっているかどうか確認しましょう。 1on1 このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすればメンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。 💡Point 1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう。1on1の時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。 会議ファシリテーション このコンテンツでは、ファシリテーションに苦手意識を持っていた当社社員がどのような工程を踏んで苦手克服したのか、その体験記を紹介しています。 💡Point 仕事の推進力を高めるには、会議を上手に進行していくことがとても大切です。 会議の目的とゴールを明確にし、会議の時間を有効に活用しましょう。 計画フォーマット このコンテンツでは、計画が無い時に陥ることの事例・どのように計画を作れば良いかを説明し、フォーマットと合わせて紹介しています。 💡Point あらかじめ計画を立て、可視化しさらに関係者と認識を合わせておくことで、やるべきことの解像度が上がり、達成しやすくなります。 体制図 このコンテンツでは、体制図が無い時に陥ることの事例を紹介し、体制図フォーマットの使い方を紹介しています。 💡Point 関係者の役割や関係性を可視化しておくことで、スムーズな協力体制を作れたり、新しく加わったメンバーも、誰に何を相談すればよいか分かりやすくなります。 プロフィールシート このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意しています。 💡Point メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。 関連資料 ▶▶【📝特集記事】新任チームリーダーまずやるべきこと はこちら

【6月記事】「部下の本音が分からない！」を解決！若手のリアルな悩み 6選

はじめに 今年度が始まりもう3か月が経ちますが、 配属・異動・新体制など、職場の「変化」は少し落ち着いてきましたか？ 変化が落ち着く一方、若手社員や異動者が壁にぶつかりやすいのもこの時期です。 管理者のみなさんは、 「部下と毎週ミーティングで会話はしているのに、なかなか本音が見えてこない…」 「今の若手が何に悩んでいるのか、何を考えているのか正直ピンとこない」 そんなモヤモヤを感じることはありませんか？ 今月は、よくある若手の悩みを集めました。 部下が考えていることのヒントや、部下の悩みに対してどうアドバイスするべきか？の参考情報としてご活用ください。 目次 周りの人との関係性構築 自力でやり遂げたくて人にうまく頼れない 普段関わらない人と接し方わからない 仕事の進め方 自分が決断したことに自信がない 会議で異論を言いにくい キャリア・モチベーション ロールモデルを見つけるには 仕事で成果が出なくて自己肯定感が下がった時の対処法 関連記事 周りの人との関係性構築 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「人に頼るのが苦手…全部自分でやろうしてしまう」 ▶ お悩み 頑張りたい気持ちが強い仕事ほど、自力でやり遂げたい。 そんな時は無理をしがちで、周りの人にどう頼れば良いかが分からない。 ▶ 解決のヒント プロセスを分解して自分でやり遂げたいところを明確にしましょう！ 分解することで、どんなことを周りに頼るべきなのかが見えてきます。 「普段関わらない人との接し方が分からない」 ▶︎ お悩み プライベートと違い仕事では関わる人を選べない。 立場が上の方や、少し強めな口調で話しかけるだけで緊張してしまう。 また、初めて会った方の名前をすぐに覚えられないので困っている。 ▶ 解決のヒント 緊張する相手の場合誰か別の人を挟んでアプローチすると、やりとりしやすいです。 緊張する相手や、初めて会った方との関係性構築における 具体的なテクニックをご紹介！ 仕事の進め方 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「やり残した仕事のモヤモヤが拭い去れない…」 ▶︎ お悩み 企画や施策を中途半端に終えた時、自分で決めて次に進むも、 やり残し感が拭いきれずにモヤモヤが残ってしまう。 ▶︎ 解決のヒント メモ帳への書き出しや、対話を通じた振り返りを行いましょう。 次第に心の整理や取り組みの意味が言語化され、 モヤモヤを減らしていく事ができます！ 「会議で思うことがあっても、言いづらい…」 ▶︎ お悩み 会議中にみんなが同じ意見でまとまってきている時、 自分が別意見を言って会議を止めたくない・空気を壊したくないため 意見を飲み込んでしまう。 ▶︎ 解決のヒント まずはホワイトボードなどで着眼点を書き出すことで、意見が言いやすくなります。 異論を言う時にも空気を壊しづらい会議の進め方や言葉選びのコツを紹介！ キャリア・モチベーション コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「目標となる人が見つからず…将来が想像できない」 ▶ お悩み 「あの人すごい！」と思っても、自分とは環境も属性も違って その人に近づけるイメージが全く沸かない ▶ 解決のヒント そもそもロールモデルは必要なのか？！を見直し、 人物像や行動パターンを部分的にでも取り入れるコツを紹介！ 「周りと比べてばかりで、自分に自信が持てない」 ▶ お悩み 仕事で成果が出ていない時、人と比べて自己肯定感が下がってしまう 自己肯定感の上げ方を検索してみても、 「そんなことは分かっている！」ということばかり・・・ ▶ 解決のヒント 自己肯定感が低い状態があることは、健全なことなんです。 下がった時どんな対策をすれば良いか？具体例を複数紹介！ おわりに 参考になるものはありましたでしょうか。 COROPS WEBではこれからも、若手層向け／管理者層向けの様々なコンテンツを発信していきます。 ぜひ定期的にチェックをお願いします！ 関連資料 4月特集記事 ▶▶【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～ はこちら

業務プロセスを可視化する

目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料 1. プロセスとは プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。 デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。 プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。 これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。 2. 可視化を助けるドキュメント プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。 チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。 以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする 作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する 3. ドキュメントのアップデート ドキュメントアップデートにおける二つのポイント Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。 関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。 Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う 業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。 業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。 情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。 アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。 期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら

業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？ 仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！ この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！ Q1 はい → Q2へ__ いいえ → Q3へ__ Q2 はい → Aタイプ いいえ → Q4へ__ Q3 はい → Bタイプ いいえ → Cタイプ Q4 はい → Q5へ__ いいえ → Q6へ__ Q5 はい → Dタイプ いいえ → Q6へ__ Q6 はい → Eタイプ いいえ → Q7へ__ Q7 はい → Q8へ__ いいえ → Bタイプ Q8 はい → Cタイプ いいえ → Bタイプ

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（後編）

▶▶課題管理のコツ 前編 課題管理をするにあたり、前提として何を意識していただきたいかをお伝えしています。 ▶▶課題管理のコツ 後編 (本記事) 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。 上手な進め方のコツ📅 ここからは、全編でお伝えした起票・更新・完了について、 ぞれぞれ進め方のコツを詳しくご紹介していきます。 区分 No. 準備/ MTG やること 担当 起票 A-1 事前準備 フォーマットと記載例を用意する オーナー A-2 事前準備 課題を洗い出す チーム全員 A-3 事前準備 管理表を整理する オーナー 更新 B-1 MTG 起票者に内容を確認する チーム全員 B-2 事前準備 MTGで確認する内容を決める オーナー B-3 MTG 進捗を確認・更新する チーム全員 完了 C-1 MTG 合意したうえで完了にする チーム全員 ※青字は該当箇所のリンクになっています。 起票｜課題を「チームで扱える状態」にする 🌱 A-1｜フォーマットと記入例を用意する 最初にオーナーがフォーマットを作ります。 フォーマットは こちらからダウンロードできます。 ここでのコツは、空の表を渡さないことです。 管理表の起票をお願いされた時、メンバーは 「どのくらい細かく書けばいい？」 「これは書くほどのこと？」 「何をやるべきか、まだ確定してないけど書くべき？」 と迷ってしまいます。あらかじめ、例を書いておくと良いです。 Point 最初に記載例を「1件だけ」作っておく 自分たちの業務内容に沿ったリアルな記載例を1件だけ入れておきます。 それが「この粒度でいいんだ」という見本になって、書き方のばらつきがぐっと減ります。 Tips 項目は「盛りすぎない」 欄が多いほど、書くのが億劫になります。 最初は「課題／担当／期日／状況／次のアクション」くらいで十分です。 まずは "すぐ書ける" を優先すると良いです。 A-2｜課題は、チーム全員に「自分の手で」書いてもらう 次に、メンバー全員に今抱えている課題を出してもらいます。 ここは課題管理オーナーだけでやらない方が良いです。 オーナーやってしまうと、見えている景色が違うので、必ず抜けが出ます。 そして地味に大事なのが、ヒアリングして代筆しないことです。 課題管理のオーナーが聞いて、代筆をしてしまうと、 みんなに「課題管理は、この人がやってくれるんだ✨」と思われるので 後で苦労します😂笑 また、オーナーが先に課題を書いておいて、みんなに 「他の課題ないですか？？？」と聞く方法も、 メンバーにとっては、いつまで経っても自分ごと化しづらいため、 課題が自発的に出ない一つの要因になります。 そこで、おすすめなのがExcelの「共同編集」です。 Excelは、Web版やTeams上で開けば、複数人が同時に同じファイルへ書き込めるので、 以前のように「誰かが開いていると編集できない」ということがなく、 全員が同じ表を、その場でリアルタイムに更新できます。 （Googleだと元の機能で共同編集のスプレッドシートがありますね。） さらに、その共同編集できるExcelをTeamsなど チャットのチャネルタブに貼っておくと、 すぐに見に行けるので動線がぐっと良くなります。 メンバーは普段からチャットを開いていることが多いので、 わざわざファイルを探しに行かなくても、 いつものチャネルからワンクリックで表を開いて、その場で書き込むことができます。 ちなみに私は、定例会の際「共同編集Excel」を使って、 「少し時間をとるので、この場で課題を書いてみてください」とお願いした時、 数分で各自から2～3件課題が出てきたので感動しました✨ 「課題がメンバーから出てこない！」で悩んでいるチームも、 みんな 課題がない わけではなく、 書くきっかけがなかっただけ のことが多い気がします。 Tips 「気づいたら書いてね」では課題は集まらない 洗い出しをお願いするときは、「◯日まで」という期限と、 「次の定例会でみんなで見るよ」という見る場をセットで伝えましょう。 A-3｜MTG前に、課題を軽く整える 課題をみなさんに書いてもらうと、最初は 重複が発生している 粒度がズレている 担当・期日が未記入 課題なのか？実行中のアクションのなのか？が混在している など、必ずバラけると思います。 このまま、定例会で上から一件ずつ確認していくと、 みんなで読み合わせしているだけで時間が溶けてしまいます⏱️🫠 なのでオーナーの方は、ちょっとお手数ではありますが、 事前に、以下をやっておきましょう。 Tips オーナーが会議前に整理すること 重複を統合 粒度をそろえる 空欄箇所を中心に「ここは起票者に確認したい」という部分をチェック Point 整えるけど、書き換えない 分からない部分を、オーナーの想像で勝手に直さないこと。 不明点は、書いた本人に聞きましょう。 ここでの目的は 表を完璧にする ことではなく、 ミーティングの時間内にみんなで認識を合わせられるように、少し整えておく ことです。 更新｜必ず「前に進む」設計にする 🔄 B-1｜課題の内容は、チーム全体で認識を合わせる オーナーが整えた課題は、チーム全員がいる場で確認します。 目的は、チーム全体で目線をそろえることです。 本人にとっては当たり前に感じていることでも、 他の人にはその背景まで見えていないことは多いものです。 だからこそ、課題そのものだけでなく、背景まで含めてチームで目線を合わせておきましょう。 背景まで共有できると、本人が一人で悩んでいたことに、 他の誰かが、あっさり解決策を思い付く💡なんてことも起こります。 Tips 改善アイデアもチームから募集する 意見出しやアイデアの記入列をあらかじめ用意しておき、 ミーティング中に、共同編集機能を使って、思いついたことをその場で書き込んでもらいます。 これにより、 ミーティングに参加していても、”聞いているだけの人”を減らせます。 「あの人にもう少し改善アイデア聞いてみたい」と、次の対話につながりやすくなります。 Point 報告で終わらせず、次の一手まで決める チーム全員がいる場は、みんなの知恵を借りる絶好のチャンスです。 「共有して終わり」ではなく、 できるだけ「じゃあ次はこうしよう」まで、その場で決めてしまいましょう。 ここが、一人で管理するのと決定的に違うところです。 B-2｜「今日はどこまで決めるか」を先に考える 課題が増えると、全部を毎回見るのは無理があります。 上から、全件読み上げるだけの時間になると、 自分に関係ない話だと、みんな聞き流しモードに入ってしまいます。 だからオーナーは事前に、「今日の定例会で見る課題とゴール」を決めておきます。 Tips 定例会で見る課題と、どこまで決めるかは当たりを付けておきましょう 「ステータスが止まっているもの」 「期日が近いもの」 「次の一手が見えないもの」 を優先して確認しましょう。 Point ゴールは具体的に決めておく 「今日は担当と期日だけ決める」 「今日は企画フェーズの、ネクストアクションまで決める」のように、 "今日どこまで決めれば終わりか" を、ミーティングの冒頭に、言葉にして伝えておくと、 話が脱線しにくくなり、時間内に収まりやすくなります。 B-3｜進捗は、定例会の中で確認しその場で直す 課題管理のオーナーが、「更新内容を個別に担当者に確認して、課題管理表に集約する」 ——このやり方を続けると、 せっかく管理をしてくれているオーナーも消耗し、いずれ管理が破綻します。 しかも、このやり方だと、メンバーはずっと受け身のままです。 だからこそ、定例会の時間内に、その場で更新してしまう方が効率的です。 さらに共同編集なら、オーナーが代表して打ち込まなくても、各自が自分の担当行を同時に直せます。 これを定例会で習慣にすることで、「後で集約する作業」も「リマインド」も減らせます。 Tips 進捗確認の仕方 進捗を聞くときは、「なぜまだ終わってないんですか？」と責めた聞き方ではなく、 「今どこかで詰まっていますか？」 「誰かにフォローしてもらったら進みそうですか？」 「次は何をする予定か具体的に決まってましたっけ？」 というように、定例の場で みんなで一緒に次の一手を考えられる聞き方を意識します。 Point "詰める・責める"は、絶対にNG。みんなで、"考える"スタンスで 遅れていることだけの確認で終わったら、意味がありませんので、 定例会は、進めるための相談の場にしていきしょう。 その結果をその場でExcelに反映すれば、 ただの管理表ではなく、改善をするための ツール になります。 完了｜「私は終わりました」で閉じない ✅ C-1｜完了は、チームで合意してから 最後は完了編です。 ここは本人だけの判断では閉じずに、定例会で確認してから完了ステータスに変えましょう。 本人が作業レベルでは、終わっているつもりでも、 「後続の作業はない？」 「関係者に共有した？」 「成果は、ナレッジとして次も使える？」 など、他にもやっておくべきことが残っているかもしれません。 だからこそ、「この課題はこのように対応しました。完了しますね」と一声かけて、 みんなからも、リアクションをもらってから、ステータスを変えましょう。 Tips 完了したら "非表示" ⇒ 定期的にナレッジ化 完了した課題は削除せず、Excelのフィルター機能で非表示にします。 表示が多いほど、今見るべきものが埋もれてしまいます。 表示を絞ることで、普段は ”今やるべきことだけ”に集中できます。 そして定期的に、完了したものの中から ナレッジをまとめておくと、 より成果が出やすくなります。 Point 無理に全部を対応しない 管理する課題が多いと、つい早く「完了」にして閉じたくなりますが、 無理に全部対応する必要はありません。 残タスクがあれば・・・ 新規で起票 今は動けないものは ・・・ Pending（保留）にして次の期にチェック やらないと決めたら ・・・ やらない理由を書いてクローズ すべてを やり切らなければいけない わけではありません。 関係者が「ここで閉じていい」と納得した状態 にして、 完了させることも、立派な管理のテクニックです。 編集後記 今回この記事を書くにあたって、改めて課題管理と向き合ってみましたが、 やっぱり奥が深いなあと感じました。 みなさんは、いかがだったでしょうか？ 「ミーティングの前にわざわざ課題を整理しておくのは、ちょっと手間かも」 と、思われた方は、いらっしゃいますか？ それは、私も痛いほど同じ気持ちです😂（今でも面倒だな・・・とは思っています笑） ですが、ミーティング前にほんの少しだけでも整理しておくと、 要点を押さえて優先度をつけられるようになってくるので、 進行がスムーズになります。 私の経験上、整理せずに挑んだ定例会の方が、 よっぽど後で面倒なことになったので、 ぜひこの「ひと手間」を試していただけたらと思います！ （本記事のA-3とB-2をご覧ください。） また、 「会議中に、その場で進捗をまとめるのは難しいかも」 と、思われた方は、いらっしゃいますか？ これは確かに、少しファシリテーションのスキルが必要かなと思います。 でも、コツはシンプルで、その場で完璧にまとめようとしないことです。 まずは会議中に出た言葉をそのまま書いてみる（きれいに要約しようとしない） 迷ったときは「次に何をする？」の一行だけはその場で決める 書ききれなかったら、「補足あれば追記お願いします」と担当者に委ねる 最低限、次何やるべきか分かっていれば前に進みます。 このくらいの気持ちでOKです。 会議中にまとめるのはスキルが要りそう💦・・・と思う気持ちはとても理解できるのですが、 「会議中にできることは、その場でやっちゃおう！」という意識で進めた方が、 あとから一人で進捗を聞いて回ったり、代筆したりするより、 圧倒的にラクになるのでおすすめです。 まずは、できるところから少しずつ試してみてください😊 課題管理の「ここが参考になった」「ここがうまくいかなくて困っている」といった ご意見も、COROPS WEB上の相談窓口でお待ちしています。 この記事が、課題管理に苦手意識のある方にとって、 少しでもお役に立てば嬉しいです。 その他 関連資料 ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

属人化を防ぐ業務可視化の実践法

生産性を高めたいのに、なかなか改善が進まない…そんな現場に共通するのが「業務の可視化不足」です。 デスクワーク中心の現場では、業務のやり方がブラックボックス化・属人化しがちです。 業務の可視化は、こうした属人化やブラックボックス化を防ぐだけでなく、業務改善や効率化を実現するための第一歩です。 本記事では、「業務の可視化」を通じて属人化を防ぎ、チームの生産性を向上させる具体的な方法を紹介します。 業務一覧やフロー図の作成、手順書やチェックリストの活用、課題管理表の運用など、すぐに実践できる手法を詳しく解説していきます。 チーム全体で業務を共有し、誰もが理解できる状態にすることで、持続的な成長を支える基盤を整えましょう。 目次 属人化のリスクと可視化の効果 可視化→冗長化→標準化の流れ 可視化を助けるドキュメントまとめ関連資料 1. 属人化のリスクと可視化の効果 属人化が進むと、以下のようなリスクが生じます。 新メンバーの習熟に時間がかかる 担当者の不在で業務が止まる 業務改善が進まない 特定の人しかできない仕事が定着し、負担が偏る 可視化によって、これらのリスクを回避し、チーム全体で業務を共有・改善できる環境が整います。 2. 可視化 → 冗長化 → 標準化の流れ 業務の改善は一足飛びにはできません。 まずは現状を把握する「可視化」から始め、属人性をなくす「冗長化」、そして効率性と品質を高める「標準化」へと段階的に進めることが重要です。 可視化：業務内容や進捗・ルールを見える形にし、誰でも状況を把握できる状態にする 冗長化：特定の人に依存せず、担当が抜けても業務が止まらないよう複数人が代替できる体制にする 標準化：誰が担当しても同じ手順・品質で業務を遂行できるように、手順やルールを統一する 3. 可視化を助けるドキュメント 業務の可視化を実現するためには、具体的な情報を整理し、 誰もが理解できる形で共有することが欠かせません。 そのために重要なのが、業務を支えるドキュメント類の整備です。 これらのドキュメントは、業務全体の流れを明確にし、属人化を防ぐとともに、 効率的な業務改善の基盤となります。 代表的なドキュメント例 業務一覧（WBS） 業務の概要、頻度、工数、留意点などを一覧化。 QCDS（Quality, Cost, Delivery, Service）設定と連動し、業務全体像の把握に役立つ。 業務フロー図 業務の流れや順番を図式化。関連部署やシステムとの関係も明示し、理解を深める。 手順書（マニュアル） 作業の具体的な進め方を記載。繰り返し業務や正確性が求められる業務に有効。 チェックリスト 作業ミスや漏れを防止。条件を具体的に記載することで判断ミスを減らす。 タスク管理表 非定常業務のTo-Do管理。業務遂行のための実行項目を整理。 課題管理表 チームの課題を整理・管理。改善のためのアクションを記録・進捗管理する。 Point 課題管理表の運用ポイント 漏れなく登録する 優先順位をつける タスク化する 日々更新する まとめ 業務の可視化は、チームの生産性向上と持続的な成長のための土台です。 業務一覧やフロー図の作成から始め、手順書やチェックリスト、課題管理表などを活用して、属人化を防ぎ、標準化された業務運営を目指しましょう。 その第一歩として、自分たちのチームでどの業務が属人化しているのかを話し合い、「業務一覧」の作成から取り組んでみてください。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】業務一覧WBSのダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（Excel）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（PowerPoint）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】手順書のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】週次タスク管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら 【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

「意見が出ない・まとまらない会議」を解決！おすすめコンテンツ 3選

「会議中、メンバーから意見が出てこない」 「毎回、話すのは決まったメンバーだけ」 「意見を聞いても沈黙が続き、なんとも言えない空気になる」 そんなモヤモヤを感じていませんか？ “意見が出ない”のは、メンバーの「やる気」が問題なのではなく会議の場づくりや進め方に要因があるかもしれません。 今回は会議の進め方や雰囲気を変えるコツ、会議に参加しているメンバーの本音を知れるコンテンツをご紹介。 会議を充実した時間へ変えるヒントとしてご活用ください。 〈目次〉 会議で意見が出るようになるコツ 会議で意見が出る3つのコツ 意見が出ない様々な理由 会議で異論がいいにくい 若手と対等に意見交換をしたい おまけ：意見が割れたときにうまくまとめるコツ チーム内で意見が割れてまとまらない 関連記事 会議で意見が出るようになるコツ 意見が出ない、同じ人ばかりが発言している会議を改善する3つのポイントをご紹介！ コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「なんでこんなに会議で意見が出ないの？」 沈黙が続くのは“場づくり”が原因かも？リーダーの話し方・進行の工夫で、自然と意見が出る空気がつくれます。 改善する3つのポイント ・リーダーは話しすぎない ・全員が発言する枠をアジェンダへ追加する ・意見を否定しない 意見が出ない様々な理由 意見が言いづらくなっている裏には、色々な理由が隠れていますので、 メンバーの気持ちを理解する参考情報として、 会議に参加したメンバーの本音が知れる「お悩み相談室」のコンテンツをPickupしてご紹介します。 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「みんなとは違う意見だから、空気読めないと思われそうで言えない…」 ▶︎ お悩み 会議中にみんなが同じ意見でまとまってきている時、自分が異なる意見を言って会議を止めたくない・空気を壊したくないと感じ、意見を飲み込んでしまう。 ▶︎ 解決のヒント チーム内で異なる意見が出た時に”新しい着眼点”と捉えるなど、会議を「色々な視点で意見交換ができる場」にするコツを紹介！ 「若手のみんなから気を遣われて素直な意見を言ってもらえない…」 ▶︎ お悩み 経験がある自分の意見を優先されてしまう。 もっと若手の意見を聞きたいし、みんなと一緒に議論をしたい。 ▶︎ 解決のヒント まずは「対等な場」と、場の前提をはっきり伝える、ファシリテーションを任せてしまうなど、対等に意見交換できる場つくりのコツを紹介！ おまけ：意見が割れたときにうまくまとめるコツ 意見が出るようになったとしても、次は“どうまとめるか”という別の壁が立ちはだかることがあります。 意見の集約に悩んだ現場のリアルな相談と解決策をご紹介します。 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「チーム内で意見が割れてまとまらない…」 ▶ お悩み MTG中、メンバー同士で意見が割れたときにどう集約させればいいのか分からない。 意見が割れること自体は悪いことではないと思いつつも、毎回どちらの意見にするか決まらない。 ▶ 解決のヒント まずは目的や進め方、前提条件など“見えている景色”を揃えることが重要！ 意見が割れた時に全員が納得する形で集約させるコツを紹介！ 関連資料 4月特集記事 ▶▶【6月記事】「部下の本音が分からない！」を解決！若手のリアルな悩み 6選はこちら

【3月特集】4月からチームリーダーになるみなさまへ～不安解消のためのポイント～

4月からチームリーダーになるみなさま、おめでとうございます！新しい役割に期待を感じる一方で、「自分に務まるだろうか？」「メンバーとうまく関係を築けるだろうか？」「1on1や目標設定ってどうすれば良いのだろう？」そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。 大切なのは手探りでも少しずつ経験を積みながら、自分なりのスタイルを見つけていくことです。 この記事では、新任リーダーが抱えがちな悩みについて「これだけは押さえておきたい」というポイントをまとめました。 不安な気持ちを少しでも軽くし、4月からのスタートを前向きに迎えられるよう、お手伝いができれば幸いです。 今回は、「4月からチームリーダーになるみなさまへ～不安解消のためのポイント～」をご紹介します！ 目次 【まずはここから】不安を解消するためのポイント 1on1、目標設定の基本と実践のポイント おすすめのビジネス本 先輩からのメッセージ バックナンバー 1. 【まずはここから】不安を解消するポイント 初めてチームリーダーになると、「自分にできるのか？」と不安を感じるのは当然です。しかし、リーダーに求められるのは「完璧にできるスキル」ではなく、「チームのために考え、行動すること」です。 まずは、以下のことを意識してみましょう。 ✅ 最初から完璧を目指さない 最初からすべてを完璧にこなす必要はありません。 小さな成功体験を少しずつ積み重ねて、徐々に自信をつけていきましょう。 ✅ 既存の情報や周囲のサポートを活用する すでに整理されている情報を参考にしつつ、不明点や困った時は上司やメンバーへ相談しましょう。 一人で抱え込まないことが大切です。 ▶ 社内の評価制度を再確認する リーダーになるとチームメンバーの評価を担うことも多いため、 メンバーに正しく伝えられるようにするため、社内の評価基準を今一度理解しておくと良いです。 ▶ 他のチームリーダー経験者に相談する できるだけ相談先を確保しておくことが大切です。 もし身近に経験者がいる場合は、具体的に「最初にやったこと・困ったこと」などの アドバイスをもらっておきましょう。 2. 1on1・目標設定の基本と実践のポイント リーダーになる時の心配事としてよく挙げられるのが、メンバーとのコミュニケーションと目標管理のことです。 そのためここでは、1on1と目標設定のポイントをお伝えします。 ポイント リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 1on1のポイント 管理ではなくサポートを意識する まずは自分から「自己開示」を行い、メンバーが安心して話せる状態を整えることで信頼関係を築く 適切な質問を投げかけ、メンバーの考えを引き出す 課題がある場合は、一緒に解決策を考える 目標設定のポイント SMARTの法則（具体的・測定可能・達成可能・関連性がある・期限が明確）を意識して設定する 会社の方針や目標と、メンバーの成長が両立できる目標に調整する ３. おすすめのマネジメント本 マネジメント関連の本は多くあるので、やることが無限にあるような気がして、何を読めば良いのか悩む方も多いはず。 貴重な時間を使って本を読むなら、初めから「どの本がおすすめか」知りたいですよね？ 今回はCOROPSグループの上長が厳選した「新任リーダーにおすすめの本」をご紹介します！ 📚新任リーダーにおすすめの本📚 BPO管掌 BE事業本部 BE事業統括部 統括部長 中原 誠司さん おすすめの本 山口 周 著「外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント」大和書房 ＜コメント＞ よくあるマネジメント理論ではなく、現場のリアルを踏まえた実用的な一冊です。 着任前に読むのも良いですが、チームリーダーを半年経験した上で読むとさらに効果的だと思います。 こちらの本は読んでみると、COROPSのチームメソッドとリンクする内容も多数あると感じました。 BPO管掌 BE事業本部 BE事業統括部 ﾌﾟﾛｾｽｱｰﾂ推進部 部長 細川 奈穂さん おすすめの本 木部 智之 著 「リーダー1年目のマネジメント大全」 三笠書房 ＜コメント＞ この本は初めてリーダーになり不安な方向けに、リーダーの全体像が分かりやすい一冊です。 優れたリーダーが実践している仕事術やすぐに使えるスキルを事例やイラストで学ぶことができます。 石垣 雅人 著 「「正しく」失敗できるチームを作る──現場のリーダーのための恐怖と不安を乗り越える技術」 技術評論 ＜コメント＞ この本はソフトウェア開発チームのマネージャー・リーダー向けの一冊で、 「正しく」失敗し、トライ&エラーを繰り返すことが必要だということが書かれています。 一般的に「失敗」にネガティブなイメージを持たれる方は多いと思いますが、 失敗の仕方を覚えながらチャレンジしていくことは、大切な視点だと感じました。 🔹COROPS🔹 COROPSも新任リーダーの方にぜひ読んでいただきたい1冊です。 ✅チームで仕事をする際の具体的なノウハウが詰まっている ✅チームの仕事の進め方を改善するやり方・仕組づくりが学べる ✅メンバーとの関係性構築やモチベーションの維持・向上のポイントが分かる ４. 先輩からのメッセージ 新任リーダーの先輩に応援コメントをもらいました。 山田さん チームリーダー歴・２年目 🔹「甘える力」が大切 リーダーになったばかりの頃、すべてのことに対して「自分が頑張らないと！」と思っていましたが、 いざやってみると、「自分だけではどうにもならないこと」 に多く直面しました。 今振り返ってみると、「気負いし過ぎず、甘えることも大切だったな」と感じています。 頼る先は決して上司だけではありません。チームのメンバーともお互い頼り合いながら仕事ができた時に、とても良いチームになったと感じています。 🔹 リーダーは経験を積んで成長するもの 最初は誰でも不安だと思いますが、少しずつ慣れていけば大丈夫です。 4月からの新しい役割、あまり無理はせずに前向きにチャレンジしてください！ おわりに チームリーダーとしての一歩を踏み出す皆さまへ。 最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、周りの方と協力しながら少しずつ前進していきましょう！ 皆さんの前向きなリーダーシップが、チームの成長と成功につながることを願っています✨ それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！ ５. 月の特集記事 バックナンバー 掲載月 タイトル リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 2024年12月 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 2025年1月 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～ 2025年2月 【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

３月は来年度の計画を立てるために、顧客のニーズを抑えておきたいところですが、 年度末はお客様も自組織も忙しくなってしまい、時間をかけてニーズの整理をすることが難しくなりますよね？ ニーズの把握は２月から少しずつ実施しておくと、来年度の計画や活動がスムーズに進みやすくなります。 そこで今回は、「2025年の計画に向け、顧客ニーズを把握テクニック」 をご紹介します！ 目次 この時期にニーズを把握することのメリット ニーズを把握するコツ 関連資料 特集記事のバックナンバー この時期にニーズを把握することのメリット 年度末になると忙しくて時間が取れないことが多いので、顧客のニーズ把握や丁寧なコミュニケーションが後回しになりがちです。 少し早めの２月から顧客のニーズを把握しておくと、次のようなメリットがあります。 能動的なニーズ把握で、無駄を抑え計画のズレを防ぐ 計画を実行し始めてから、ニーズがズレていることに気がつくと、軌道修正に余計な時間がかかってしまいます。 また、3月にニーズを伺い提案した頃には、 すでに顧客組織内では予算が決まっていて、提案を受け付けてもらえない可能性もあります。 そのため早めにニーズを把握しておくこと（できればニーズは日頃から能動的に確認し、小さな提案を積み重ねて顧客の認識や温度感を感じ取っておくこと）が大切です。 このようにニーズを早めに把握しておくと余計な時間のロスが減り、来期計画の精度を上げることに繋がります。 ニーズを理解し提案をすることで、顧客との関係性をさらに深める ２月・３月は、顧客も来年度の方針決定に頭を悩ませている可能性が高いです。そこで、一緒になって考えてくれているという私たちの姿勢が伝わるだけでも、ありがたく思ってもらえることが多く、関係性を深めやすいです。積極的にニーズ理解や提案を行い、来年度目標に向かって一丸となって進んでいきましょう。 ニーズを把握するコツ 前章では、早めのニーズ把握をお勧めしましたが、みなさんは顧客のニーズ把握をどのようにされていますか？ 一番最初に思いつくのは、顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査を確認する方法ではないでしょうか。 今回はそれ以外の方法のひとつとして「共感マップ」をご紹介します。 共感マップは、今まで顧客が話してきたことや、顧客について知っていることを改めて整理し、ニーズを俯瞰して見直すことができます。 普段のコミュニケーションの中で、丁寧な対話や観察を通じて情報を収集しておくと良いですが 共感マップを作成する際に情報が不足する場合は、必要に応じてヒアリングやアンケートを通じ補完してください。 共感マップとは？ 顧客やキーパーソンがどう考え、感じ、行動しているのかを発見し整理することで、 彼らの希望やニーズをより理解するためのツールです。 共感マップのフォーマットダウンロードは こちら 過去と現在の共感マップ比較で、ニーズの変化を発見する ここからは、さらにニーズの変化を分かりやすくし、来年度の方針決定に役立てるため 共感マップに時間軸を加えて、書き出す方法をご紹介します。 来年度の提案を調整するための一つの材料としてください。 例えば、大きな方針は変わってなくても、注力事項が変わっていることに気づいたり、 ゴールは変わっていなくても、やり方や進め方は変えた方が良いといった気づきを得やすくなります。 ▼共感マップ 過去と現在の洗い出し サンプル 半年前と現在の違い比較 半年前： 注力事項: 売上目標達成のための戦略 主要課題: 顧客が売上戦略に集中し、具体的な戦術と計画を求めていた。 現在： 注力事項: デジタルスキル強化とコミュニケーションの円滑化 主要課題: 顧客はリモートワーク後、チーム内コミュニケーションの課題に直面。 そのため、デジタルスキルの強化を重要視している。 提案するべき内容のシフト 以前の提案： 営業戦略の具体的な支援：売上目標達成のための市場調査やデータ分析の支援を提案 これからの提案： デジタルスキル育成プログラムの導入：デジタルツールの基本操作から高度な活用方法までをカバーするトレーニングプログラムの提供。 デジタルコミュニケーションの強化：デジタルチャネルを活用したコミュニケーション強化のためのプラットフォーム提案と効果的な活用例紹介。 まとめ このように顧客のニーズは時間とともに変化し、その変化に対応するための提案が必要になります。 行きつく先が「営業利益向上・売り上げ目標達成」というような目標やKPI自体は変わらなかったとしても普段顧客が話していることを丁寧に観察して定期的に振り返り洗い出ししてみることで、 本質的なニーズを把握し、より相手が求めているニーズに対する提案を行うことができます。 あとがき この時期に顧客ニーズを把握することは、次年度の計画を成功に導くための重要なステップです。 顧客のニーズを真摯に考え提案し、一緒に方針を検討していくことは信頼関係の強化もつながります。 2025年の方針決定に向けて、今から準備を始めましょう。 それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！ 関連資料 ▶▶【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら 特集記事 バックナンバー 掲載月 タイトル リンク 2024年12月 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 2025年1月 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！ 目標達成のコツ 3選～