コミュニケーションプランの策定

相互理解向上

チームメンバーとの相互理解は、自身のことを知ってもらった上で、安心して仕事をしたり、互いの考え方や価値観などの内面的なことも知り、よりスムーズ連携をとるために、とても大切です。 理解を向上させる為のポイントとして、相手を理解する前提として自己開示（自分の情報を伝えること）を行う事を心掛けてください。 その為、自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。 プロフィールシートには、自分自身がどの様な志向性で、どの様な経験/スキルを持っているのか、 また働く上で、どの様な制約があるのか。といった情報を整理し相手に伝えやすくするツールです。 加えて、好きなことや趣味など、少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、コミュニケーションを円滑に進められるようになります。 プロフィールシートに記載のある内容は定期的に見直します。特にキャリア志向性は棚卸しアップデートした場合は、改めてチームメンバーに共有しましょう。

Issueリスト　意見を収集する

チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 　定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 　後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 　目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 　日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 　そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 　入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 　1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 　入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 　そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 　インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 　例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか？例えば4Mの視点でいうと？ 　と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。

稼働状況の把握の仕方

稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。 当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、 どれくらい計画から乖離しているか？ 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか？ それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。 一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に１度は、チームメンバーの１日の総勤務時間を把握することが基本です。 以下ポイントを4つお伝えします。 ・工数の入力 工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。 ・稼働実績の確認 実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。 ・残業が増加している理由を確認 具体的に困っていることを確認する。 ・周囲との連携を検討する 困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する

関係者と距離を縮めるコミュニケーション

関係性を構築すべき相手が特定されたら、日々のコミュニケーションを大切にし、多く接点を持つことで関係者との距離を縮めていきます。 コミュニケーションのポイント ・より正確な情報を持つために、多くの関係者と接点を持つ。 ・挨拶などの単純な日々の接点を繰り返す。 　対話の機会を得たら、積極的な自己開示と他者への共感を示すことで、 　関係性が深まり本音の会話ができる関係性が構築できます。 ・本音で会話するためには、会議の場だけでなくインフォーマルコミュニケーション （休憩時の雑談・懇親会など業務外のコミュニケーション）も心がけましょう。 また、関係性の深め方を考える上では、ザイアンスの法則を参考にすると良いです。 ザイアンスの法則では、「人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく、実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい」という法則です。 会う回数とは、相手の視界に入るだけでも回数に含まれます。 つまり話し下手の方であっても、まずは誰にでも出来る簡単なアクションで関係性を深めていくことが出来ます。