計画修正時の調整方法

チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 ・割振りは工数の平等性より、適性を重視する 　チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。 　人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。 　短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。 　苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 ・必要工数を捻出する 　割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。 　優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。 　それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。 　一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 ・WBSを、100％じゃなくてよいから作る 　わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。 　割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 ・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する 　WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。 　更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。 　このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。 　どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。　

QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方

QCDSは、全ての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番で設定します。 1. Quality 　まずは計画の仮決めから。何をどの程度実現したいかを仮設定します。 2.Scope 　チームの業務範囲と対象を洗い出します。対象については1で定めた目標の対象が何か？を考えましょう。 3. Delivery 　業務の洗い出しとほぼ同時に、その実行スケジュールを決めます。全体でいつまでに業務が完了するかを見積もりましょう。 4.Cost 　それらの業務を実行するために必要なコスト（例えば備品の購入や交通費など）、そして業務にかかる時間を洗い出します。 　特に、時間の精査が大切で、想定されている体制で実現可能かどうかの目途を立てることにも繋がります。 5. Quality 　最後に、洗い出して、見積もった工数・スケジュールで、目標や付帯要件を実現可能か検証します。あとは、この繰り返しです。 次に必要なことは、QCDSの優先順位をすり合わせることです。 目標の提案と同様にQCDSも関係者とすり合わせをし、その中で確認していきましょう。 この際、大切なポイントは、優先度が高いもの(譲れないもの)だけでなく、優先度が低い(譲って良いもの)も確認することです。 譲れないものは明確にできないが、譲って良いものは分かっている、などという場合も多くあります。 関係者の中で優先順位が明確になっていない場合は、 この場合はどうか？こうなった場合は？と仮説のシナリオを提示しながら確認することで、優先順位が明らかになることもあります。 それでも明らかにならない場合は、実行中の定期的な進捗と予測のレポートを通じて、認識を合わせていくようにします。

ツールを作成する際のポイントを知りたい

最初のポイントは、なぜツールをつくるのか、何を実現させたいのか、目的を実現させるために必要な機能は、実行する最適な流れは、ユーザが使いやすい画面は、などが整理必須です。ツール作成に至った背景や目的から必要な機能をすべて洗い出し、機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしてください。VBAやRPAはあくまで手段のひとつ、作成後のメンテナンスのことも考慮の上、すすめてください。

納期が遅れてしまう場合のQCDSの調整について

想定通りに物事が進まず、現状から目標が達成できるか予測した際に、QCDSのいずれかが未達成になる可能性が発覚した場合は、達成するため、もしくは未達成の影響を最小限に抑えるための対応策を検討する必要があります。 自チームの都合ではなく、依頼元や業務上連携している別チームからの影響などで納期が予定を超えてしまう場合であっても、納期が絶対であれば、リカバリーのために、納期以外の3要素を変更することで納期を守る方策を検討します。 具体的には、「品質を落とす」「範囲を狭める」「コストを追加する」の3通りとなります。 どれを選択するかは、あらかじめすり合わせている優先順位と比較して決定します。 大前提は可能な限り全てのQCDSの指標を遵守するように努めることですが、どうしても難しい場合は、現状と予測、その影響をきちんと説明し関係者とトレードオフをするためのすり合わせを行いましょう。