ワークフロー図作成方法

計画修正時の調整方法

業務一覧(WBS)を作成し、想定していなかった作業が必要である事や、想定している予算感やスケジュール感では対応できない事などを気づける状態を保つことが良いでしょう。その中から許容範囲と許容できないレベルの確認を随時行ってください。 具体的に認識を合わせること 　・Q：想定品質と測定方法 　・C：予算と想定費用 　・D：期限やスケジュールの想定 　・S：想定作業量 なお、期待値の調整は重要ですが、ついついリスクの説明ばかりをしがちです。 そうなった場合、意図せず顧客や関係者の信頼を損ねることがあります。そらないように以下の点に注意すると良いでしょう。 　・全力で元の計画通りゴールや成果に近づけたいということを伝えながらもリスクを伝え、相手もリスクを認識してからトレードオフ案を出す。 　・いきなり100％のトレードオフ案ではなく、10％、20％、30％と小刻みにしたものを伝え、まずは最小対応として10％から承認を取る。※1 また、期待値の調整(特にトレードオフ案の提示)の場合、相手が関心あるのは圧倒的に「これからどうなるか？」という未来の話です。 なのに多くの人が「なぜ計画が乖離したか？」「現状がどうなっているか？」を説明することに必死になりがちです。 たしかに正しく現状と発生している問題を認識することは的確な修正計画を策定する上で重要ですが、 顧客や関係者にとって重要なのはその修正計画とそれによる影響です。 期待値調整に失敗する人のほとんどは、この勘違いをしているパターンが多いです。 特に自身で判断をする決裁者でそのレベルが上がれば上がるほどにより未来の話への関心が高まります。 相手の立場、役職に応じて経緯、原因、修正計画、影響のどこに比重を置いて会話するかを見極め、使い分けましょう。※2 ※1：人はいきなり大きな影響やリスクのあることを決断できません。 ただ、一度決断するとその後、そのレベルが上がっても同様の決断をしやすくなります。 考えたトレードオフ案のリスクや影響があまりに大きい場合は、全体を見せた上でより小さな範囲から承認をもらうように交渉すると スムーズに進む場合があります。 また、自分たちが考えたトレードオフ案も実際は正しいかどうか、どれほど効果があるか分からない、 という場合も小さな範囲で進めることでその後の更なる計画修正も容易になります。 ※2：決裁者のレベルが上がるにつれて経緯＞原因＞修正計画＞影響と関心が移っていきます。

業務プロセス改善の考え方

業務プロセスの改善は、主に3つのポイントがあります。 １.「ENCRS(エンクルス)」という考え方 ENCRS(エンクルス)とは一般にいわれているECRS手法とその全行程に並列で改善効果を最大化させるために必要となるN(Negotiation：交渉)を加えたCOROPS独自の改善の考え方です。 ENCRSはEliminate（排除）、Negotiation(交渉)、Combine（結合と分離）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字を取ったもので、業務改善のポイントを整理したものです。それぞれの説明は以下の通りです。 Eliminate（エリミネート） 　【排除／無くせないか？】　業務の目的をもう一度見直し、その業務は無くせないかを考える。 Negotiation（ネゴシエィション） 　【交渉/調整できないか？】　交渉・提案を通じて、業務制約そのものを変える。組織のルールや戦略まで踏み込んであるべき姿を追求する。 Combine（コンバイン） 　【結合と分離／一緒にできないか？】　業務をまとめて一緒に処理することで、または分離して処理することで、かかる時間を短くできないかを考える。 Rearrange（リアレンジ） 　【交換／順序の変更はできないか？】　仕事や作業の順序を入れ替えることで、効率的にならないかを考える。 Simplify（シンプリファイ） 　【簡素化／単純化できないか？】　もっと省略したやり方で、同じ結果を生み出せないかを考える。 ２.　デジタルツールの活用 デジタルツールは、業務の生産性や品質を向上させるために有用なことが多いため、業務プロセスを設計・改善する際には、一度はデジタルツールを活用することを考えると良いでしょう。 特に手作業の代替、スピードの向上という意味では、ENCRSのSimplify（簡素化）での解決策として積極的な活用を検討すると効果的です。 また、既存の業務プロセスをEliminate（排除）やCombine（結合と分離）やRearrange（交換）することで、 デジタルツールが活用できないか？という視点で考えやすくなります。 デジタルツールの活用は単純に作業効率を上げるだけでなく、業務で扱う情報がデータ化して蓄積され、効果的な分析がしやすくなること、作業が自動化されることによるミスの低減といった効率化以外の効果も期待できます。 ３.　関係者を巻き込むための提案 自チームだけでは解決が難しい課題などは、自チーム以外の力、要素も組み合わせて解決に動きます。 関係者の協力を得て、進める必要がる場合は、積極的に提案することが大切です。 次期での実現に向けて動きましょう。

ワーク（業務）フロー図を作成して属人化を解消したい

ワークフロー図は、「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、全体像を掴みやすいというメリットがあります。業務フロー作成の以下目的を理解したうえで、第3者視点を意識してわかりやすいフロー図の作成を心掛けてください。 ・業務の視覚化、標準化 ・業務の問題の発見 ・担当者および他部署間の業務の把握、相互理解 ・業務の保守性、拡張性の向上 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 準備のポイント ・利用者のリテラシーを考える。 　作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。 　例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 ・FMTを統一しておく。 　オリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。 　既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。 　また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 ・オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める。 　利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。 　ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 　優先順位 　　1　オペレーション 多　×　エスカレーション 多 　　2　オペレーション 多　×　エスカレーション 少 　　2　オペレーション 少　×　エスカレーション 多 　　3　オペレーション 少　×　エスカレーション 少 　オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。 　皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。 　優先順位に従って、着手していきましょう。 実行 のポイント ・利用者にもレビューをお願いする。 　レビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。 　上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。 　作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 　目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。