体制に必要な人数算出方法

チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【フォロー編】

チャレンジングなアサインをする際に、周囲からのフォローをどうするかですが、以下のことに注意をしてください。 ・依頼したからと言って、丸投げはしてはいけません。 　依頼先の方にとって、新しい領域/未経験のことに対してアサインをする場合は、進め方1つ1つをとっても、仮説の解像度が粗く、軌道修正を繰り返すことが多いです。 　不安は尽きることはありませんので、依頼した方は、丸投げするのではなく、定期的にフォローを出来る仕組みを設けることで、心理的な安全性が高まります。 　例えば、15分/日で相談の時間を設ける、1時間/週など、時間枠を予め設定しておきましょう。 ・細かいチェックはしすぎてはいけません。 　1つ1つの細かい所まで全て確認をしなくても、レポート出来る仕組みがあるとよいです。 　また、細かいチェックばかりになると、自分に任せたのではないか？という気持ちが芽生えてしまうこともあります。 　そのようなことを回避するために、P/L、稼働管理表で数字が分かるようにしておく、やるべきタスクを一覧化しておく、こうすることで、報告/相談する側も受ける側も、双方で状況把握がしやすくなります。 ・相談するための基準を設けておく。 　定期的に相談する機会を設けていたとしても、煮詰まってくるシーンは出てきます。 　定常業務のようにルーチン化出来ている業務であれば、ある事象が発生したら相談するなど、トリガーを定めやすいですが、チャレンジングなアサインの場合、トリガーの設定が出来ません。物凄く悩んでしまい何も進まない、更に相談するかどうかも判断しづらい状況になります。 　そういった際のトリガーしては、考える時間をポイントにしましょう。例えば、15分/30分考えても、糸口が何も見つからない、アイデアが何も出てこない、ならば相談する。 　こういったルールを決めておくことで、お互いにスピード感を持って、前に進めてられるようになります。

チームの稼働を可視化、管理したい

業務の稼働を可視化する際は、最初から一つ一つの細かな作業/手順に対して何時間かかるのか？を算出してはいけません。 まずは、全員の稼働状況を参照して、全体観を掴みましょう。 内訳は、以下を参考にして、割合を算出します。 ・業務に関すること(業務の遂行、オペレーション等) ・業務の改善活動に関すること(提案に関する時間、業務の改善に関する時間等) ・業務を管理すること(チームの状況把握、数値管理、MTG等) 業務の稼働を可視化する目的は様々ですが、この割合をまずは把握することで傾向が見えます。 例えば、チーム立ち上げ当初であれば、業務に全てのリソースを集中させていることが多く、業務に関することに比率が偏ります。 その後は、例えば業務を標準化させていくために可視化する、そのための改善時間を確保していく事が必要になります。 比率の目安は、別のコンテンツ「体制に必要な人数算出方法」にも記載していますが、全体の15%が改善に使えることが理想です。 まず稼働管理の第一歩は、このような大枠で整理をすることから始めてください。

初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。

チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【依頼編】

人の成長に影響を及ぼす要素は、70%は経験、20%は他人からの助言、10%は研修や書籍からの学びと気づきといった調査結果があります。人材育成の観点では、チームが関与する割合は非常に大きく、チーム内でいかにメンバーが成長する経験を積むことが出来るかが、チームの価値発揮に大きな影響を及ぼします。 そのため、ときには、チャレンジングなアサインが重要になってきます。 このアサインをする際には、以下のポイントに注意を払ってください。 ・依頼元が着地イメージを出来ていない 完了している状態が依頼元も分からない場合に、アサインを考えても失敗しやすくなります。 この着地イメージが湧いていないまま依頼することは、無茶振りといいます。 着地イメージが湧いていないと、本当に依頼先の方が適切なのかどうか(本人の志向性が合っているか、ハードルが高すぎ/低すぎないか)、判断が出来ません。 更に、アサイン後にフォローについても、イメージが無いままでは具体的なアドバイスが上手く出来ません。 このようなことの発生するリスクが高いために、依頼元は着地イメージを想定してから、アサインを検討する様にしてください。 ・本人の志向性とのマッチングについて 依頼先の方の志向性やチャンレジしたいことと、こちらからお願いしたいことが100%マッチすれば良いですが、必ずしもそうではないケースもあります。チャレンジすることで得られることは何か？をまとめて、依頼元の方に対して完了したときの成長した自分の姿や、達成した状態など、より具体的なイメージを持ってもらえるようになります。 そうすることで、アサインへの納得感を上げることに繋がります。 ただし、全く志向性と違うケースもあり得ます。その場合は、正直にそうせざるをえない理由を伝えて、双方で納得した上で進められるとよいでしょう。