体制に必要な人数算出方法

業務習熟度を可視化したい

業務習熟度を可視化する場合は、まずは業務一覧をベースにして作成を行います。 ※管理者としてのスキルマップの場合は、業務だけに特化させず、ビジネススキルに特化させた一覧を作ります。 更に、業務一覧の1つ1つの業務/タスクに対して、出来る/出来ないだけで判断基準を作るのではなく、段階的に基準を設けましょう。 段階的な務習熟度基準の一例 　1　対応の際、都度エスカレーションが必要 　2　自分自身で対応できる 　3　基準1,2について、周囲へ対応方法を教えることができる 更に、その業務/タスクを実行するための必要なスキル/知識を洗い出して一覧化することで、何が足りないから次の基準へステップアップできないかを把握することが出来ます。

体制図の作成法

業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 ・役割表 　チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。 　チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、 　何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。 　そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 　また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 　具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限２人が知っている状態をつくる、ということです。 　このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 　役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 ・体制図 　体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。 　つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。 　また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、 　「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。

初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。

体制の見直し方法について

体制の見直しは、現状起こっている問題や懸念するリスクに対応する為に実施する場合が多いですが、個人のキャリア志向性に合わせた体制変更を行う事が望ましいでしょう。特にチームのパフォーマンスを高めるには、スキル・経験をマッチングさせる事だけなく、「志向性」をマッチングさせる事が重要になります。また体制の見直しは人員育成により実現できるのか、人員交代を行うべきなのかなど、あらゆる手段を有効に活用し最大限の価値が提供できる体制を模索していきましょう。