チーム内のコミュニケーション設計

チームメンバーが発言しやすい環境をつくる

チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは？」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。

メンバーの変化を察知する方法

メンバーコンディションというのはデータには表れにくく、数字の変化だけをトラックしても、察知することはできません。 そのために有効な手法は、定期的にコミュニケーションを取り、本音ではどんなことを考えているのか、理解を深めていくことが重要です。 また相手を理解するためには、こちらから話しかけるのではなく、傾聴を中心にコミュニケーションを取るようにします。 注意すべきことは、まずは相互の信頼関係がないと、会話はスムーズに進みません。あまり知らない方に対しては自分の弱音、失敗したことなど、話しにくいことも多いです。そういった場合は、まずは相手にしてほしいことを、自分からやるように心がけてください。例えば、自分の失敗事例を伝えることで、この人も自分と同じなんだなと感じてもらえ、会話がスムーズに進むことがあります。また、仕事から離れて、相手が興味がある話へ切替えをすることで、相手も話がしやすく、相手を知る第一歩となります。 何度もコミュニケーションを重ねることで、普段の相手の体調、心理コンディションが、いつもと違うことに気づけるようになります。 そのようなケースでは、「大丈夫ですか？」という問いはしないようにしてください。 人は「大丈夫ですか？」と聞かれると、自然と「大丈夫です」と答えてしまい、本当に困っていることをなかなか言い出せなくなります。 その場合は、「どうかしましたか？何か手伝えることはありますか？何かしてほしいことはありますか？」と伺うようにしてください。

関係者の人事や組織に関する情報収集

期の変わり目は、人事異動や組織改編が起きる可能性が高い時期ですので、 関係者の異動・組織変更情報を収集し、次期計画に役立てましょう。 情報収集するために効果的なこと： ・期の変わり目の定例会に参加する ・顧客のWebページで、顧客の決算/財務情報、基本戦略/方針を確認する ※非公式な人事情報を入手した場合は、取り扱いには十分に注意してください。 異動者がいる際は以下の対応をします： ・後任者を紹介してもらう ・自チームの人員交代が発生する場合も後任者を紹介する └相手を不安にさせないため、異動の趣旨、時期、異動後の体制、引継ぎ計画、稼働シミュレーション、後任者の紹介などに注意して伝える ・関係者図を更新する

会議の生産性を上げるコツ(準備)

会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理し、アジェンダを作り、関係者に対して展開を行う。 更に発表者は伝えたい内容をMTGまでに展開しておく等、事前の準備はあればあるほど、MTGは効率的に進みます。 参考として、議題を持ち込む際は、以下の内容に沿って、考えを整理してみてください。 ※全て整理が出来ているとよいですが、分かるところから整理を進めてみて下さい。 ▼サマリ └議案事項、なぜそうしたいのか ▼そこに至るまでの経緯 └背景　　　　　　　　　この議題の経緯 └関連するアジェンダ　その議題に関連する他議題/テーマ ▼詳細 └目的　　　　　　　　　何のためにするのか └目標　　　　　　　　　いつまでに誰が何をどうするか └詳細内容　　　　　 詳細記載 └スケジュール　　　　 開始/終了の期間 └金額　　　　　　　　 費用もしくは想定必要工数 └結果確認日　　　　最終確認日(中間報告の日も含む) └得られる効果　　　 目的/目標の効果＋副次的にえられる効果