チーム内のコミュニケーション設計

関係者の人事や組織に関する情報収集

期の変わり目は、人事異動や組織改編が起きる可能性が高い時期ですので、 関係者の異動・組織変更情報を収集し、次期計画に役立てましょう。 情報収集するために効果的なこと： ・期の変わり目の定例会に参加する ・顧客のWebページで、顧客の決算/財務情報、基本戦略/方針を確認する ※非公式な人事情報を入手した場合は、取り扱いには十分に注意してください。 異動者がいる際は以下の対応をします： ・後任者を紹介してもらう ・自チームの人員交代が発生する場合も後任者を紹介する └相手を不安にさせないため、異動の趣旨、時期、異動後の体制、引継ぎ計画、稼働シミュレーション、後任者の紹介などに注意して伝える ・関係者図を更新する

チームメンバーが発言しやすい環境をつくる

チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは？」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。

メンバーのコンディション把握やキャリア形成に向けて面談スキルを強化したい

組織生産性の最大化、メンバーのキャリア実現支援のためにメンバーコミュニケーションは非常に重要です。面談を効果的に行うためには、面談する側のスタンスや印象も重要です。面談の主役はあくまで相手側であり、面談は相手役のための時間です。研修資料を参考としていただき、聞く姿勢・スタンスの重要性の理解と相手を尊重した姿勢で取り組みください。

コミュニケーションプランの策定

関係者の洗い出しができたら、次はコミュニケーションプランを作り、関係者とのコミュニケーションを仕組み化していきましょう。この仕組みは、チームの発足時に最初に作ってしまうことが望ましいです。 具体的には、以下の3つに注意をします。 ・顧客の担当者とは週に一度定例会を設ける ・決裁者レベルの人とは、3ヵ月に一度進捗報告をする機会を作る ・関係部署とは月に一度共有会を設ける 会議体を設計する際は、会議の目的・頻度・手法を以下の3つの方法で設計し、関係者を合意形成を取り、進めましょう。 ・目的：意見交換/相談/連絡/報告/承認 ・頻度：定期、不定期・手法：メール・対面・オンラインツール 出席者の調整は、目的と会議の内容によって行ってください。例えば大きな意思決定を行う必要がある場合は、担当者だけではなく決裁者などへも調整を行い、自チームの管理職の方へも調整を行いましょう。 会議が設定できたら、実際に会議を行う際に効率的に対話できるように、何について議論したいのかを事前に連絡しておくことで、より会議の質も高まります。 会議は出席者と意見交換を行い、指針・方針・結論を出すことが主目的になりますので、情報を共有するだけの会議になりそうな場合は、時には会議の実施をやめ、別の方法（チャットやメール等）で共有することも検討して下さい。最後に、会議実施前の最終チェックとしては以下4つの項目をポイントとすると良いでしょう。 ・必要な出席者メンバーとなっているか ・アジェンダは提出できているか ・メールや電話では代替できない内容であるか ・会議の目的とゴールをスタート前に参加メンバーと共有できているか よくある失敗事例は、時間配分に併せて伝える内容を調整していないケースです。例えば10分枠なのに5分以上報告で使うとなると、その後に議論する時間が残っていません。このような場合は、必要な情報は何かを再整理をして時間を調整するなどの工夫が必要です。