チーム内のコミュニケーション設計

相互理解を向上させるには？

   〈目次〉 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料     1. 相互理解の必要性   一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。   自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。   さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。   特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。   プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有   この後の項目で1つずつ解説していきます。         2. プロフィールシートの作成   お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。   　Point　 　プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった 　情報を整理し相手に伝えるだけでなく、   　少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、　 　コミュニケーションを円滑になりやすいです。     　Point　 　プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、 　定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 　見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合は 　チームメンバーに共有しましょう。       　Point　 　もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 　伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 　例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。     ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例   　　　 　           3. キックオフミーティング・役割期待の共有   キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。   キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等）     人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。     　     　Point　 　チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、 　上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、 　「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という 　相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。   　その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、 　今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、 　つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか　を 　共有しましょう。 　 　そうすることでメンバーのモチベーションを高め、 　さらなる成果に繋がりやすくなります。     また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。   例　佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 　　鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 　　伝え合っておくのも良いでしょう。     　       　Tips　　　期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去）今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在）この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」             4. 関連資料     ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら    

キーパーソンの特定

・キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に大きな影響を持っている重要な人のことです。 　一般的には役職が上位の方がキーパーソンと想像しますが、そうじゃないケースも少なくありません。 　円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。 ・キーパーソンの特徴として良くある例 　・ キーパーソンは決裁者とは別の場合もある。 　・ キーパーソンは決裁者が最も信頼している人が多い(実務上の判断を委ねている相手)。 　・ 会議中に決裁者が一番意見を求める相手がキーパーソンであることが多い。 　・ 自チームにとって「痛い」ような鋭い質問をしてくる人。 　・ その場にはいないが名前がよく出てくる人。 　・ 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手。 ・キーパーソンを見つけるポイント 　ますは発言内容や周囲の反応などから、影響力のある人物を徐々に特定していきます。 　最初は誰がキーパーソンか分からないことは多いので、 　接点を重ねる中で、発言内容や周囲の反応などから、影響力のある人物を徐々に特定していくことが現実的です。 　また、決裁者に「誰と相談すればいいですか？ 事前に意見をもらっておいたほうが良い人はいますか？」と率直に聞くことも手です。

日々の振り返りのコツ

振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。 例えば料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか？と考えるシーンはよくあります。 何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。 ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。 このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。 つまり、より高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。 効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。 ここでは、YWTを紹介します。YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。 Y：今日やったことは何か。実績。 W：わかったことは何か。気づき。 T：次にやることは何か。改善点。 しかし、いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。 ▼Y(やったこと) 上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。 例えば、今日は提案資料の作成を行ったとします。これを書き起こすと、 △　提案資料の作成　できた/できていない。順調/遅延。など 〇　提案資料の作成　50％/順調 　　└ストーリーを作る　完了 　　└目次を作る　完了 　　└目次ごとのキーメッセージを作る　未着手 　　└必要なデータを収集する　未着手 粒度が荒いままだと、何ができたのか？できていないのかが？わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。 具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。 ▼W(わかったこと) Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。 そうではなく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。 △　ストーリー作りは順調に進んでいる。しかし目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 〇　目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。 　　1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。 うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。 もう1段振り返るときのポイントは、why(どうして？)よりも、what(要因)は何だろう？と考えてみて、 「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。 次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。 ▼T(次にやること) W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。 △　作業工程を見直す 〇　30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。 このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。 次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。 このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。

ニーズの深堀り方法

チームが高い成果を出すには、正しく関係者のニーズを理解する必要があります。 まずは相手が言葉にしているニーズを確認してから、相手から言われたこと以外のことをこちらから聞き出して深掘りすることが大切です。 ここでは、ニーズを深堀するポイントを紹介します。 ニーズ深堀のポイント： ・相手から聞き出した情報が断片的な場合は、「こういうことで困っているのではないか」ということを仮説で相手に聞いてみます。 　最初は精度が低くても相手からの反応を見て少しずつ考え直していくことでニーズ深堀の精度があがります。 ・ニーズの聞き出しは、ある階層だけからではなく、できる限り複数の階層のニーズを確認し、相違点を押さえることが大切です。 　理由は、立場と役割責任の違いから、上位層はより長期的な視点・広い視野でものごとを見ていることが多く、 　下位層ほど短期的、限定的な視点で見ているため、できる限り複数の階層からニーズを確認することで、認識相違を減らすことができます。 ・ニーズは顧客が優先ですが、顧客以外の関係者へも可能な範囲でニーズ把握を行います。