緊急連絡体制の強化

緊急連絡体制、エスカレーションフローの確立は、障害・インシデント・情報セキュリティ事案・社員保護の観点から重要です。作成時は、実際に機能するか、テストも忘れずに行いましょう。 そのあとは、定期的に以下4点を見直していくことで緊急連絡体制の強化ができます。 　1、報告対象の更新 　2、連絡フローの更新 　3、関係者とすり合わせ 　4、チーム内の展開 トラブルや事故は、頻繁には発生しませんが、いざというときにすぐに動けるようにしておくことが望ましいです。 そのためには、定期的にシミュレーションを行っておくことを推奨します。 トラブルや事故が万が一発生した場合、対象者は動揺してしまい、正常な判断が出来なくなる可能性があります。連絡を受ける上司も、突然の動揺した相手から、何が起きているのかをすぐに把握することは難しいです。 どんな事象が報告する対象であるか、初動のアクションは何をすればよいか、誰にどんなことを連絡をすればよいか、何分以内に行うのか。連絡を受ける側は、相手から何を確認すればよいか、を押さえておきましょう。 シミュレーションを行うことで、手順の確認だけではなく、実際に対処方法で事象が復旧するかどうかも確認することが出来ます。 一つの事例として、ある拠点でNW障害が発生しました。緊急対応フローに沿って、迂回先へ切替を行ったところ、迂回先のNW機器の電源が入っておらず、NWが全断になるというトラブルが発生しました。このようなことも、事前にシミュレーションをしていれば迂回先のNW機器に電源が入っていないことに気づけています。

チームメンバーが発言しやすい環境をつくる

チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは？」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。

関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ

  〈目次〉 関係者の洗い出し 洗い出した情報をまとめる キーパーソンを特定する 関連資料       1. 関係者の洗い出し   円滑にコミュニケーションを取るためには、関係者を明確にすることが大切です。 関係者を把握した後は、理解を深めるために関係者それぞれの特徴を掴んでいきましょう。     　       関係者の洗い出し まずは以下の方たちを、チームに関係する関係者として洗い出ししていきます。   　自チームが何らかの価値を提供している方々 　自チームに対して何らかの価値をもらっている方々 　自チームと協力している方々     　         Point  　関係者の洗い出しは自分以外一人で考えず、周囲の意見も確認する   　関係者を網羅できているかどうか不安な場合は、自チーム内の自分と異なる視点を持っていそうな人や、 　他チームへも聞いてみるなど、広い視野で、可能な限り洗い出すことが大切です。       2. 洗い出した情報をまとめる   関係者の名前や部署、役職だけでなく、権限範囲や判断軸を把握しておくことで 円滑にコミュニケーションを取ることができます。   洗い出した関係者に関する情報は、一覧化や、関係者図などの図式化を行い、自チーム内で共通認識を持てるようにしていきます。   関係者について、把握しておきたい情報の一覧  Check  　　最低限 把握したい情報 　　　　　　会社名、所属組織（部署名）、氏名、役職    Check  　  追加で 把握したい情報 　　 　　　　　　決裁者の場合 　　　　　　　その人が持つ権限（決済可能な金額、即決できる事柄 など） 　　　　　　　判断軸（コスト・品質等・納期など何を重視しているか） 　　　　　　　特性、趣味思考（論理的、人間関係を重んじる、前例の有無や現実性を重視、斬新なアイデアを好む など） 　　　　　　　　　　　 協力者の場合　 　　   　　　　その人の経験 　　　　　　　スキル 　　　　　　　タイプ（趣味、思考、好みや考え方 など）   　※一覧化した後は、自チーム内で共通認識を持てるように、共有を行いましょう。 　※項目は必ずしも固定ではありません。関係する組織・部門の中に所属されている人の中から、　　関係性が高い人の特性、その人の経験やスキル、チームに対する影響度・関心度など、必要に応じて項目を追加していきましょう。       3. キーパーソンを特定する   キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に 大きな影響を持っている重要な人のことを意味します。   一般的には役職が上位の方をキーパーソンと想像しますが、 そうではないケースも少なくありません。 円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。   キーパーソンの特徴の一例
 決裁者が最も信頼している人（実務上の判断を委ねている相手）
　 会議中に決裁者が一番意見を求める人
　 自チームにとって「耳が痛い」と感じるような鋭い質問をしてくる人
　 その場にはいないが名前がよく出てくる人
　 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手     　           4. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】関係者と認識ズレを防ぐ方法 はこちら

ナレッジを整理するには？

  〈目次〉 ナレッジの整理整頓 フォルダ構成の見直しをする ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする 関連資料       1. ナレッジの整理整頓   業務を進めるために参考となる情報をナレッジといいます。   ナレッジ運用でよくある問題は、蓄積されていくナレッジが定期的に整理整頓されないことです。 蓄積されっぱなしでは、新しい情報と古い情報が混在し、利用者にとって使い勝手が悪く、混乱を招く要因になります。 そのため、定期的に整理整頓を行い、使いやすくするようにすることが大切です。   ナレッジを整理する際は、利用頻度が低い情報は削除またはアーカイブし、 逆に利用頻度が高いナレッジに関しては、よく利用するリンク集としてまとめるなどの工夫をして動線を整理しましょう。   ナレッジを使いやすく・検索性を向上させるためのアクション   ①必要性の確認 　既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 　利用頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。   ②内容を精査・整理 　内容を業務ごとに分類し、使い勝手が良いように格納先を整理します。   ③内容の拡充 　利用頻度が高いものは、内容を拡充させます。普段からしているフローや手順書にも反映しましょう。   この一連の流れを定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。     　         2. フォルダ構成の見直しをする   ナレッジの保存環境の見直しも、アクセスの利便性を上げるための重要な見直しの一つです。 どんなに良いナレッジも、必要な時に見つからなければ意味がありません。   以下の例では第1階層(大分類)を案件別として、第2階層(小分類)を工程ごとに区切りっています。 どの案件でも、同様な構成にすることで検索性を高めることができます。             3. ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする   ナレッジは、本来の意味や機能を失い、ただ蓄積しているだけの状態になってしまうことがあります。 こういったナレッジの形骸化については、環境面を定期的に見直すことでも防止できます。 活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても、定期的に見直しを行いましょう。   ナレッジをシェア・活用するには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。   「場」には具体的に以下のような例があります。   ① コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 　業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。   ② フリーアドレススペースの設置 　「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。   ③ 勉強会・事例発表会の実施 　個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。   ④ 社内SNS/グループチャット 　個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。   ⑤ 読書会/輪読会の実施 　課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 　新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。   ⑥ 社内報を活用したナレッジ共有 　最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 　社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 　既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能です。     　           4. 関連資料     ▶▶【🎥動画】学びをシェアする文化をいかにつくるか はこちら