関係性を構築すべき相手が特定されたら、日々のコミュニケーションを大切にし、多く接点を持つことで関係者との距離を縮めていきます。 コミュニケーションのポイント ・より正確な情報を持つために、多くの関係者と接点を持つ。 ・挨拶などの単純な日々の接点を繰り返す。 対話の機会を得たら、積極的な自己開示と他者への共感を示すことで、 関係性が深まり本音の会話ができる関係性が構築できます。 ・本音で会話するためには、会議の場だけでなくインフォーマルコミュニケーション (休憩時の雑談・懇親会など業務外のコミュニケーション)も心がけましょう。 また、関係性の深め方を考える上では、ザイアンスの法則を参考にすると良いです。 ザイアンスの法則では、「人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく、実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい」という法則です。 会う回数とは、相手の視界に入るだけでも回数に含まれます。 つまり話し下手の方であっても、まずは誰にでも出来る簡単なアクションで関係性を深めていくことが出来ます。
[参考資料] COROPS P.34
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会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)
普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 why 会議の目的・ゴール メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 what 会議の目的に沿った資料 現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 who 参加者 その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 how 対面、オンライン、チャット等 where 場所 When 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。
テレワーク下でのコミュニケーション強化
テレワーク下では、リアルでのコミュニケーションと比較すると、頻度は下がります。 チーム内での周囲とのメンバーとの関係性がある場合は、業務上での相談がまだ出来ますが、そういった関係性が出来ていないと、相談がしにくくなります。 関係性を築いていくには、雑談は重要ですが、テレワーク下では、雑談は意図的にすることが大切です。 いくつか事例を紹介しますので、自分のチームに合うものを取り入れ、チーム内の関係性を高めていきましょう。 日中の業務時間帯に突然雑談をし始めても、相手側は仕事に集中していて邪魔されることを嫌がる場合があります。 更にテレワークでは相手が何をしているのか、状況も見えづらいです。 気軽に雑談が出来るようには、定期的な時間枠を設けて自然とそういった会話を行えるようにしておくことが大切です。 集まりやすい時間帯は、業務スタート時、ランチ時、夕方など、業務が始まる前や後などが候補となります。 特に、業務スタート前は、相手のコンディションなどを察知出来る機会にもなり、業務調整等を行う1つの判断材料にもなりますので、お勧めです。 枠を設けられない場合は、例えばチームMTGの冒頭5分は、必ず雑談するルールを決めて運用するのもよいです。 他のやり方としては、チームで意見交換をした上で仕組み化すべきですが、気軽にすぐにコミュニケーションを取れるように、zoomやteamsなど、オンライン通話を常時接続にするというやり方もあります。 常時接続は、雑談だけでなく、業務中のコミュニケーションを円滑にします。すぐに声を掛けられる環境があると、相談する側のハードルが下がり、問題解決もスムーズに進みます。 最後に、オンライン上での仕組み以外でのやり方ですが、リアルタイムで定期的にコミュニケーションが取れる機会を設けることも検討してみ下さい。 実際に顔を見ながらコミュニケーションを取る場合は、情報量が全く違うことに改めて気づかされます。テレワークが中心になっている場合は、週や月に1度など、状況に合わせて検討してみてください。
稼働状況の把握の仕方
稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。 当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、 どれくらい計画から乖離しているか? 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか? それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。 一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に1度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を把握することが基本です。 以下ポイントを4つお伝えします。 ・工数の入力 工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。 ・稼働実績の確認 実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。 ・残業が増加している理由を確認 具体的に困っていることを確認する。 ・周囲との連携を検討する 困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する
会議の生産性を上げるコツ(準備)
会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理し、アジェンダを作り、関係者に対して展開を行う。 更に発表者は伝えたい内容をMTGまでに展開しておく等、事前の準備はあればあるほど、MTGは効率的に進みます。 参考として、議題を持ち込む際は、以下の内容に沿って、考えを整理してみてください。 ※全て整理が出来ているとよいですが、分かるところから整理を進めてみて下さい。 ▼サマリ └議案事項、なぜそうしたいのか ▼そこに至るまでの経緯 └背景 この議題の経緯 └関連するアジェンダ その議題に関連する他議題/テーマ ▼詳細 └目的 何のためにするのか └目標 いつまでに誰が何をどうするか └詳細内容 詳細記載 └スケジュール 開始/終了の期間 └金額 費用もしくは想定必要工数 └結果確認日 最終確認日(中間報告の日も含む) └得られる効果 目的/目標の効果+副次的にえられる効果
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