体制に必要な人数算出方法

業務一覧やWBSを基に必要工数を把握していきます。 基本的な算出方法例は以下となります。 例、定期的に繰り返される業務の人員数の算出 ※累積したデータに基づき繁閑を加味して算出する。 実工数・・400h/月(定常業務：300h/月　+　非定常業務：100/h) →1名あたり労働時間を160h/月とした場合　2.5人月の工数が必要 →必要人員数は3名と算出する また、改善を行っていくためには改善のための時間を予め確保しておく必要があります。 そこで重要となる考え方が稼働率です。 稼働率は、定常業務(サービスの提供のために常に発生する業務)+非定常業務(サービスの提供のために必要だが不定期で発生する業務)を月の総労働時間で割ったものです。 ※1(定常業務+非定常業務)÷月の総労働時間 例えば1人の月の総労働時間(※1)を160時間とし、 その人が行う定常業務が100時間、非定常業務が36時間だった場合は稼働率は85%という風に計算します。 残りの15%、24時間が改善や自己研鑽に使える時間、ということになります。 この稼働率が、改善し続ける組織体制を創るうえで最も重要です。 ではどの程度が理想か？それは、先の例にも挙げた85%です。 まず、稼働率とはチームがどの程度余裕があるのか？ということを図る指標ですから、 当然100に近づいていけばいくほどに余裕がない、忙しい状態となります。 それだと当然チームは疲弊していきます。 これまでチームのコンディションが悪化してきたチームの多くは稼働率が98%を超えていました。 こうなってくるともはや改善をする等という余裕はなくなり、衰退していく一方になります。 常に15％程度の余力を持っておくことが、業務を改善し組織が成長する上で重要です。 では余裕がたくさんあればいいのか？というと決してそんなことはありません。 稼働率が70%を切っているようなチームは「人」が成長しません。 そのチームでは良くても、他に行くと通用しないことが多いのです。 何故か？簡単に言えば稼働率が70%を切るような状態はヒマだと言えます。 そのため、頑張って改善する必要すらないのです。 こうなると組織も人も成長しなくなります。 ですので、15%の余力を持ち改善を進める、改善が進み更に余力が生まれたところで新たなチャレンジをしていく、 このサイクルを常に継続することがサービスの付加価値を上げる上でも、組織と人の成長の上でも重要です。

ニーズを把握し提案するコツ

  〈目次〉 ニーズを把握して深堀する 提案する時のコツ 関連資料       1. ニーズを把握して深堀する   チームの目標を立てるためには、誰のどんな問題を解決するべきなのか、相手のニーズをより深く理解することが大切です。ここでは、ニーズをどのように把握・深堀し、どんな提案をしていくと目標が達成でき、より高い成果につなげられるのかを考えます。     ここからは、ニーズの把握・深堀を３ステップでお伝えします。     Step① 　言葉にしてくれたニーズを拾う   　ニーズには、相手から伝えられた「顕在ニーズ」と   相手も整理できていない「潜在ニーズ」があります。   　まずは相手が、言葉にして伝えてくれた  「顕在ニーズ」を捉えましょう。     Step② 　顧客以外の関係者からもニーズを引き出す   　ニーズは顧客だけでなく、関係者全体から確認しておくと、 　あとで大幅な進め方変更が起こりづらくなります。       Step③    ニーズを確認と深堀 　特に潜在ニーズについては、把握が難しいですが、以下のような方法で洗い出していくことができます。   ニーズ把握のやり方 ねらい   　顧客ニーズをチーム内で仮説を立てて話し合う   　普段の顧客との会話を元に、 　「どんなことを求められているのか」 　「どんな提案できると良いのか」 　ニーズを仮説で考えてみます     　顧客ニーズについて、チームメンバーがお互いどのような　認識を持っているか話し合うことで、新しい発見が生まれたり、 　チーム内で認識をすり合わせる機会になります。   　顧客とのニーズ会話用のミーティングを設定する   　顧客との会議にあえて意見交換の時間を組み込みましょう。   　アジェンダ例： 　(変更前)来期方針について　(変更後)来期方針についてのディスカッション     　今までの会話では話されていなかったことや、 　新しく気づいたことなど 　積極的に意見をいただける可能性が高まります。 　また、課題に目を向け、改善について 　意識を向けることができます。   　複数の階層でニーズの相違点を押さえる   　顧客の担当者・決裁者など、それぞれのニーズに　相違点があるかを考えてみます。   　立場・役割・責任の違いによって視野に差があるため、 　できる限り複数の階層からのニーズを把握することで、 　ニーズをズレて捉えたまま業務を進めてしまうことを防げます。         2. 提案する時のコツ   顧客の要件事項が断片的で全体が分からない時は、仮説を立てて確認する方法も有効です。   最初は精度が低くても、小さいことから仮説を立てて提案し、相手からの反応を見て、少しずつ考え直していくことで、 ニーズの深堀について精度を上げることができます。   情報が断片的なときは仮説で相手に聞く   「これまでのお話から、新商品の開発は ターゲット顧客のニーズをより詳細に把握することが課題であると考えましたが、こちらは正しい理解でしょうか？」   「もし正しいようであれば、私たちがご提案できるのは、市場調査を通じたターゲット顧客の行動分析や、 新商品のフィードバック収集です。この内容は、お求めのサポートに近いでしょうか？」       ニーズの把握・深堀ができたら、次はニーズを叶えるための提案を行います。きれいな提案資料を用意できても、伝わらなければ意味がありません。伝わる提案をするために、大切になるのは「骨子」です。4つのポイントを押さえ、相手にわかりやすく提案できるように以下を活用ください。   4つのポイント 提案する内容 　何を決めたいか 決議事項 なぜそうしたいのか 関連する規定・ルール・条件 　そこにいたるまでの経緯 背景 関連するアジェンダ・できごと 　今回の提案で実現したいこと 目的 目標 　提案詳細 詳細内容 スケジュール 金額 課題・リスク 得られる効果 備考         3. 関連資料 ▶▶【📅資料】提案書.pptx はこちら   ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら  

ミッションの策定方法

    〈目次〉   ミッションを策定する理由 ミッションを策定する時に考えること 関連資料       1. ミッションを策定する理由   ミッションとは、自チームの存在する理由のことです。 把握したニーズをその背景まで深堀し、チームで「やるべきこと」として落とし込んで、チームの「ミッション」を作成します。   ミッションというと、会社や事業部などの大きな組織単位のものという印象があるかもしれませんが、チーム単位であってもミッションを明確にすることで、チームの意識が統一されゴール達成に近づきます。   　     ミッションを策定することの効果 ミッションを明確に言語化しておくことで、初心に立ち戻るための仕組みを作ることができます。   対面で人と接する仕事の場合は、相手の反応が分かりやすく目標達成の実感を得やすいため ミッションの解像度を高く保ちやすい傾向があります。 一方、多くの人が関わる複雑な工程の中で、直接的な接点が少ない役割を担う場合は、相手の解像度が不鮮明になりがちです。 その結果、目の前の作業に意識がとらわれ、徐々に本来の仕事の目的意識が薄れてしまうことがあります。   このような状況に陥った時のためにも、初心に立ち戻る仕組みとしてミッションを策定しておくことは有効です。 ミッションが明確に定められていれば、目的意識を持続しやすくなり、結果として仕事の質が向上します。      Tips   ミッションは迷ったときの道標となる北極星のようなもの北極星はほとんどその位置を変えない星のため、大昔には旅人を助ける夜空の目印とされていたそうです。ミッションにも、この北極星と同じような役割があります。具体的な目標の背景にある「何のためにやるのか」「何のためにチームが存在するのか」を ミッションで明文化することで、何か迷ったときに立ち返る拠り所になり、チームの結束を強めることができます。         2. ミッションを策定する時に考えること   大きな組織だけでなくチーム単位でもミッションを明確にすることで、結束が強まり効率的な目標達成が可能になります。 チームのミッションを作る際には、以下を考えましょう。   全員の納得と共感が得られるかチームメンバー全員が納得・共感できるミッションを見つけることが重要です。これには、関係者のニーズと総合的に紐づいている必要があります。関係者のニーズの例：顧客や組織の大方針、メンバー一人ひとりのキャリア志向やコンディション、チームの1年後のありたい姿 仕事の目的を明確にする問いに答えられるものであるか 　「我々の仕事は誰のどのような問題を解決することなのか？」 　「問題を解決をするために、我々は何をするべきなのか？」 上記のような「すべきこと」を明確にする問いに答えているミッションであると良いです。   シンプルで共感を得やすいかミッションは関係者のニーズに基づいて、チームの使命や判断の軸となるものですので、背景にある目的を明文化し、できるだけシンプルにまとめることでメンバーから共感を得やすくなります。 言語化の重要性 ミッションを言葉にすることは手間がかかりますが、チームが結束するための第一歩として非常に重要です。丁寧に言語化することで、チーム全体が同じ目標を共有し、一体感を持って行動することができるようになります。 このプロセスを丁寧に行うことで、チームのミッションが明確になり、 全員が同じ方向を向いて効率的に仕事を進めることができるようになります。     ＜ミッションの例＞  　 　     策定したミッションは、チームに共有することで組織の一体感が生まれます。必ず共有するようにしましょう。     3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら     ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。