QCDSとは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 「品質(Quality)、予算(Cost)、納期(Delivery)、範囲(Scope)」 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえて、高い解像度の目標地点を定めて、具体的な計画を作成していきましょう。 全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。 例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明、といった一部条件は決まっていますが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちから、その条件下で実現可能なプランを検討し提案をしていきましょう。 具体的なQCDSの指標は以下の通りです。
[参考資料] COROPS P.98
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ニーズが変化した内容をすり合わせる際のポイント
ニーズの変化を察知した際に、どこが変化したのかを正しく理解していなかったり、 チーム内ですり合わせをせずそのままにしていると認識ズレにつながります。 すり合わせのポイント ・ズレの要因が全く分からない時などは、どのように変化したのか? どこが変化したのか? をきちんと整理し、 相手をすり合わせることで認識がズレることがなくなります。 以下のマップを参考にどこがどのように変化したのかをすり合わせてください。
計画修正時の調整方法
業務一覧(WBS)を作成し、想定していなかった作業が必要である事や、想定している予算感やスケジュール感では対応できない事などを気づける状態を保つことが良いでしょう。その中から許容範囲と許容できないレベルの確認を随時行ってください。 具体的に認識を合わせること ・Q:想定品質と測定方法 ・C:予算と想定費用 ・D:期限やスケジュールの想定 ・S:想定作業量 なお、期待値の調整は重要ですが、ついついリスクの説明ばかりをしがちです。 そうなった場合、意図せず顧客や関係者の信頼を損ねることがあります。そらないように以下の点に注意すると良いでしょう。 ・全力で元の計画通りゴールや成果に近づけたいということを伝えながらもリスクを伝え、相手もリスクを認識してからトレードオフ案を出す。 ・いきなり100%のトレードオフ案ではなく、10%、20%、30%と小刻みにしたものを伝え、まずは最小対応として10%から承認を取る。※1 また、期待値の調整(特にトレードオフ案の提示)の場合、相手が関心あるのは圧倒的に「これからどうなるか?」という未来の話です。 なのに多くの人が「なぜ計画が乖離したか?」「現状がどうなっているか?」を説明することに必死になりがちです。 たしかに正しく現状と発生している問題を認識することは的確な修正計画を策定する上で重要ですが、 顧客や関係者にとって重要なのはその修正計画とそれによる影響です。 期待値調整に失敗する人のほとんどは、この勘違いをしているパターンが多いです。 特に自身で判断をする決裁者でそのレベルが上がれば上がるほどにより未来の話への関心が高まります。 相手の立場、役職に応じて経緯、原因、修正計画、影響のどこに比重を置いて会話するかを見極め、使い分けましょう。※2 ※1:人はいきなり大きな影響やリスクのあることを決断できません。 ただ、一度決断するとその後、そのレベルが上がっても同様の決断をしやすくなります。 考えたトレードオフ案のリスクや影響があまりに大きい場合は、全体を見せた上でより小さな範囲から承認をもらうように交渉すると スムーズに進む場合があります。 また、自分たちが考えたトレードオフ案も実際は正しいかどうか、どれほど効果があるか分からない、 という場合も小さな範囲で進めることでその後の更なる計画修正も容易になります。 ※2:決裁者のレベルが上がるにつれて経緯>原因>修正計画>影響と関心が移っていきます。
目標設定方法
目標設定は、関係者のニーズを満たすように設定しましょう。そのためにはニーズそのものだけではなく、その背景も理解することが必要です。関係者の置かれている状況を“自分ごと化”して捉えることが大切です。 次に具体的な数値を用いた目標地点と計画を定めましょう。これが定められていないと、実行時の進捗確認や要因分析を行う事が出来なくなるためです。 「SMART」というフレームワークがあります。これを活用すると目標設定内容を明確にすることができますので、ぜひ活用ください。 1:Specific(具体的に) 誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表す 2:Measurable(測定可能な) 目標の達成度合いが本人にも上司にも判断できるよう、その内容を定量化して表す 3:Achievable(達成可能な) 希望や願望ではなく、その目標が達成可能な現実的内容かどうかを確認する 4:Related(経営目標に関連した) 設定した目標が職務記述書に基づくものであるかどうか。 と同時に自分が属する部署の目標、さらには会社の目標に関連する内容になっているかどうかを確認する 5:Time-bound(時間制約がある) いつまでに目標を達成するか、その期限を設定する

魅せて 伝える 資料作成講座 ~第1回 きれいな資料を作るべき理由~
資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。 〈目次〉 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう・ドキュメンテーションスキルとは?・ドキュメンテーションがあるとどういいの? まとめ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。 資料を作る目的 皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか?」と悩むことはありませんか? 例えば… 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか? 伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ドキュメンテーションスキルとは? ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。 ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの? ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる:相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。説得力が向上する:情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。効率的なコミュニケーションがとれる:伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。 例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか? ■1つ目の資料 ■2つ目の資料 多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。 まとめ 相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか? 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ~第2回 資料を作る前にやるべきこと~ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに! ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。