業務標準化を進めるために最初にやること

OJT計画をつくりたい

OJTを行う目的やゴール設定を明確にしていただくことが第一のポイントです。受入れ時期や事前の受入れ前の準備、配属者のスキル感や配属ポジションの内容も踏まえて都度カスタマイズの上、計画ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

Issueリスト　意見を収集する

チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 　定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 　後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 　目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 　日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 　そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 　入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 　1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 　入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 　そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 　インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 　例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか？例えば4Mの視点でいうと？ 　と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。

手順書、マニュアルを作成したい

対象業務、ドキュメントを確認する対象者をよくイメージし、第3者でもわかる内容での記載を心掛けてください。各社、各部門ごとに基本の型がある場合がありますので、まずは現環境でのFMTがないか関係者に確認いただくと手戻りがないため、お勧めいたします。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

Issueリスト　収集した意見をアクション化する

Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 　一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 　詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 　Mission：顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc 　Mesurement：目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること 　Method：フローやナレッジなど、共通化できる点、etc 　Member：稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc 　カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか？ということがわかります。 　あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 　そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 　このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 　カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 　何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 　この解決している状態とはどういう状態か。 　例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 　皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 　未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 　改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 　この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。