業務標準化を進めるために最初にやること

チームの稼働を可視化、管理したい

業務の稼働を可視化する際は、最初から一つ一つの細かな作業/手順に対して何時間かかるのか？を算出してはいけません。 まずは、全員の稼働状況を参照して、全体観を掴みましょう。 内訳は、以下を参考にして、割合を算出します。 ・業務に関すること(業務の遂行、オペレーション等) ・業務の改善活動に関すること(提案に関する時間、業務の改善に関する時間等) ・業務を管理すること(チームの状況把握、数値管理、MTG等) 業務の稼働を可視化する目的は様々ですが、この割合をまずは把握することで傾向が見えます。 例えば、チーム立ち上げ当初であれば、業務に全てのリソースを集中させていることが多く、業務に関することに比率が偏ります。 その後は、例えば業務を標準化させていくために可視化する、そのための改善時間を確保していく事が必要になります。 比率の目安は、別のコンテンツ「体制に必要な人数算出方法」にも記載していますが、全体の15%が改善に使えることが理想です。 まず稼働管理の第一歩は、このような大枠で整理をすることから始めてください。

目標を作るSTEP

目標は、ニーズや目的を達成した状態を論理的に構造化されたものです。 目的＝ニーズは抽象的、概念的なことがほとんどですので、何も考えずにアクションをしていると、 目的達成に近づいているかどうかを判断することは非常に難しいです。 そのため現状から問題と課題を明確にし、その課題を解決すれば目的が達成されるとした方が、目的を達成できたときのイメージがしやすくなります。 この課題を解決した状態、というのが具体的な目標になります。 まとめ 目的：成し遂げようと目指す事柄 問題：現状と目的のギャップ 課題：問題を解決するために必要な事柄 目標：課題解決した状態を具体的に表したもの

Issueリスト　意見を収集する

チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 　定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 　後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 　目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 　日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 　そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 　入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 　1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 　入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 　そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 　インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 　例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか？例えば4Mの視点でいうと？ 　と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。

今後取り組む想定業務の可視化

WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 　・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する 　・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。