目標振り返り

Issueリスト　収集した意見をアクション化する

Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 　一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 　詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 　Mission：顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc 　Mesurement：目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること 　Method：フローやナレッジなど、共通化できる点、etc 　Member：稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc 　カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか？ということがわかります。 　あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 　そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 　このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 　カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 　何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 　この解決している状態とはどういう状態か。 　例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 　皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 　未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 　改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 　この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。

コミュニケーションプランの策定

関係者の洗い出しができたら、次はコミュニケーションプランを作り、関係者とのコミュニケーションを仕組み化していきましょう。この仕組みは、チームの発足時に最初に作ってしまうことが望ましいです。 具体的には、以下の3つに注意をします。 ・顧客の担当者とは週に一度定例会を設ける ・決裁者レベルの人とは、3ヵ月に一度進捗報告をする機会を作る ・関係部署とは月に一度共有会を設ける 会議体を設計する際は、会議の目的・頻度・手法を以下の3つの方法で設計し、関係者を合意形成を取り、進めましょう。 ・目的：意見交換/相談/連絡/報告/承認 ・頻度：定期、不定期・手法：メール・対面・オンラインツール 出席者の調整は、目的と会議の内容によって行ってください。例えば大きな意思決定を行う必要がある場合は、担当者だけではなく決裁者などへも調整を行い、自チームの管理職の方へも調整を行いましょう。 会議が設定できたら、実際に会議を行う際に効率的に対話できるように、何について議論したいのかを事前に連絡しておくことで、より会議の質も高まります。 会議は出席者と意見交換を行い、指針・方針・結論を出すことが主目的になりますので、情報を共有するだけの会議になりそうな場合は、時には会議の実施をやめ、別の方法（チャットやメール等）で共有することも検討して下さい。最後に、会議実施前の最終チェックとしては以下4つの項目をポイントとすると良いでしょう。 ・必要な出席者メンバーとなっているか ・アジェンダは提出できているか ・メールや電話では代替できない内容であるか ・会議の目的とゴールをスタート前に参加メンバーと共有できているか よくある失敗事例は、時間配分に併せて伝える内容を調整していないケースです。例えば10分枠なのに5分以上報告で使うとなると、その後に議論する時間が残っていません。このような場合は、必要な情報は何かを再整理をして時間を調整するなどの工夫が必要です。

提案のコツを知りたい

提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。

提案するタイミング

提案は、相手が振り返りを行うタイミングに間に合う様に行いましょう。 振り返りの時期は、関係者、チームを取り巻く組織では予算編成、組織変更、担当者変更など様々な変化が発生します。 このため、これまで予算の都合で承認されなかったことや、時期的に実行するのが難しかったことも、このタイミングであれば前に進められる可能性があります。 未来のことを予測することは難しいですが、顧客からの依頼や指示を待つだけでなく、先に提案するといった行動をとることが、能動的なサイクルを生み出すことにつながります。