目標振り返り

ニーズの変化を確認するコツ

    〈目次〉 ニーズの変化を確認する方法 期の変わり目にやるべきこと 関連資料     1. ニーズの変化を確認する方法　   関係者のニーズをしっかり把握したつもりでいても、変化したことに気づかないまま仕事を進めていると 関係者間で認識ズレが起き、せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、時間を浪費する可能性があります。 そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知することが大切です。 以下の３点を意識しておきましょう。   ニーズの変化をキャッチアップするために意識すること 常に相手の発言や依頼に対して、背景や真意を問うように癖づける
 　報告や依頼内容に変化があった際は、なぜ変更になったのか？変化の目的は何か？　を確認するようにしましょう。
 日々の行動の変化に注意を払う　顧客の定例会への参加率が低下している、定例会での発言量が減少しているなど　   日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。   顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査の結果を確認する　定期的に意見を確認しておくことで、ニーズの変化にも気づきやすくなります。     これらは特に個人の感度に左右されるため、個人で気づいた変化や、違和感を 日報やチームミーティングなどでチームへ共有できるようにしておくと良いでしょう。         2. 期の変わり目にやるべきこと   ビジネスシーンおける期の変わり目は、変化が起こりやすい時期です。 変化を見逃さないように情報を収集をし、来期注力するべきことを検討していきましょう。   ニーズ変化確認のための情報収集と情報整理■情報収集する   　関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、　直接の会話の機会を設定しにくい場合は、アンケート調査を行いましょう。　 　顧客組織の異動や組織変化に関する情報は、普段から関係性を構築している場合、期の節目に情報を取得しやすくなります。   ■収集したニーズをもとに来期に向けて注力すべきことを整理する
　 　期の変わり目には顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、 　まずは期が始まるタイミングまでに収集できた情報をもとに、注力ポイントを整理し仮の目標を立てておきます。 　そこから必要に応じて目標を修正するという心持ちで、情報整理や準備を進めましょう。 　情報整理した内容は、チームで話し合い共有し、認識を合わせておきましょう。     　 　       また、会社の方針や世の中のトレンドにより、関係者のニーズも変わことがあるため 外部環境に変化がないかも、定期的に確認しましょう。   以下は、外部環境の変化によって顧客ニーズが変化する一例です。   （参考情報）外部環境変化の一例   　           3. 関連資料   【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ　はこちら  

魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。     〈目次〉 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう     資料を使うシーンを想像する   資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。   〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉   資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。   〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉   このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。     伝えたい内容を構造化する   伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。     元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。     STEP1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった     STEP2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化     Point  　体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」     Point  　「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎     STEP3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】　----------------------------------------------------------------------　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ----------------------------------------------------------------------　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上     Point  　構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】　← 一番言いたい　　----------------------------------------------------------------------　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ----------------------------------------------------------------------　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 　　← 一番言いたい　     Point  　ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎　資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます     STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする   Point  　1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 　　　　　 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、このスライドでの内容がスッと入ってきます。　　　　　 また、後の説明も理解しやすくなります。   Point  　長くて2行までにする   Point  　メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！）     準備ができたら魅せて伝えよう   以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！     ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

  みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？   言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？     この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。   言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。     〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料       1. 登場人物紹介     ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）         2. 言語化能力とは？   マッキーさん 　私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて　「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。　特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！     てぃーさん 　ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。　家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？     マッキーさん 　私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが…   理路整然と説明ができる人
 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人     てぃーさん 　なるほど！そういう人いますよね。　相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。　まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力　が大切だと考えています。   　     マッキーさん 　へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。           3. 言語化能力の要素     てぃーさん 　はい！　まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 　反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 　そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。   　2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。　ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。   　3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。   　最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。　相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。     マッキーさん 　確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。　こんなことありますよね。   ■ よくある事例   思考力、要約力の不足 　　　順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。   観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。     てぃーさん 　そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。　今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 　時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、　その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。     マッキーさん 　なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？     てぃーさん 　そうですね…。　観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。　あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。　次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。　納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。　自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。　次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。　今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 　自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので　ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。　最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 　相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。     マッキーさん 　めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！     てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑     マッキーさん ありがとうございます…！         4. 言語化能力の高め方     マッキーさん 　では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！     てぃーさん 　自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 　それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。      　　　　  　　　　           マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。     てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。     マッキーさん ありがとうございました！           5. 関連資料     魅せて 伝える 資料作成講座   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。  

業務工数を算出したい

業務工数を算出する目的は、様々あります。 業務を定量化することで、増員に必要な適正な人数を算出したり、予測と実態のGAPを把握をする。 人別で算出し、処理量の差分から、パフォーマンス改善の打ち手に繋げることが出来ます。 目的に沿って計測すべきポイントは変わってきますので、まずは目的をハッキリさせましょう。 計測の手法ですが、1時間単位であれば、outlookのスケジュールに実績を入力したり、Excelで管理でも、実態を把握することは出来ます。 一方、分単位で細かく算出する場合は、Excel管理だと難しいです。 オペレーターの後ろでタイマーを持ち、実際の作業時間を計測、もしくは何か計測ツールを導入する必要があります。 計測する際の注意点としては、どの単位で計測しているのか？ということを理解していく事が大切です。 ある業務の単位で測定するのか、特定の作業単位/手順単位で測定するのかを最初に考えてください。 目的もハッキリしていて、ある特定の作業/手順を計測するのであれば、問題ないですが、最初から細かい単位で計測を行うと、かなりの工数がかかってしまいます。 まず、大きな単位から測定を始める様にしてください。そうすることで、最初に全体観を掴めることが出来ます。 その上で、特に細かく見たい部分はどこか？を検討した上で、細かい計測に移るようにしてください。