業務一覧の作り方を知りたい

1on1の手法について

1on1は以下ポイントを留意の上、会話しましょう。 部下が普段相談したくても相談できなかった事や、個人的に抱えている悩み事を打ち明ける、目指している事を聞いてもらうなど 様々なテーマで話を出来る機会とすると良いでしょう。 ・定期的な時間を確保すること ・継続すること(常にある事が、部下への安心感や信頼感を与える) ・スタンスは部下のため 日々のやりとり以外で時間をとって話すことで、通常業務以外の観点で対話することは非常に重要です。 必要な情報やスタンスを事前に理解しておくことで双方にとって実りある時間とすることが可能です。 次に、1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてを考えます。 　1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を失って、形だけ実施していることが散見されます。 　ここでは、1on1のアンチパターン（好ましくない事例）と対策案を紹介します。 　【パターンその1】会話が少ない1on1 　　何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 　　このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。 　【パターンその2】管理者リサイタルな1on1 　　管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。 　　これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。 　　このように片方の一方的な話に終始しがちになっているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 　　人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 　　1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、 　　相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしなくてもよい姿勢も必要です。 　【パターンその3】愚痴大会 　　ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。 　　たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。 　　このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。 　　一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、 　　新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

相手が知りたいナレッジを考えよう

それぞれのメンバーによって求めている必要な情報は違います。 そのため、事前にメンバーの活用シーンを想像してナレッジを蓄積すると、チーム内でも使われやすくなります。 活用シーンを想像するためには、チームメンバーが知りたいことや頻繁に困ることについて意見交換をすると良いです。 欲しい情報とは習熟度や役割によっても異なります。ベテランにとっては当たり前すぎて見過ごしていたことが、 習熟度が浅い方にとっては有用な情報であることは多くあります。 知りたいナレッジの違いの例は以下のようなことです。 配属されたばかりのメンバー 　まだ基礎知識もなく、様々なことを吸収している最中のため、使用する頻度が高く、易しい基礎的なナレッジから知りたい。 ベテランのメンバー 　ある程度基礎知識は備わってきているため、難易度が高い情報を求めている。 　そのため使用する頻度が低いが、複雑なことを解説するナレッジや、効率的に進めるためのコツなど、応用的なナレッジが知りたい。 チームの管理者 　業務に関することだけでなく、チーム運営に関すること、関係者との関係性を高めていく手法、交渉、データの効果的な表現のコツを知りたい。 　また、改善アイデアや、問題解決のアイデアを知りたい。

チーム内の情報共有を円滑にするコツ

  〈目次〉 情報の共有方法とタイミング上位層からの情報共有チーム内の情報共有部下からの情報共有 連携した情報の蓄積 関連資料       1. 情報の共有方法とタイミング   チーム内の情報共有を円滑にするコツは、情報の性質にあわせて連携ルールを決めることです。ルールを決める際には、経験豊富なベテランメンバーの意見や、要職につかれている方の意見が強く反映されがちですが、 より納得感と実効性を高めるためには、チーム内でフラットに意見交換を行いルールを決めましょう。ここでは、情報の性質にあわせた、共有方法・共有タイミングを検討する際の参考情報をご紹介します。   共有するべき情報の性質   上位層からの情報共有 チーム内の情報共有 部下からの情報共有 それぞれの、共有の仕方や共有タイミングを確認していきます。     上位者からの情報共有 　 　情報の性質   　会社や組織・方針・決定事項など 　今後仕事を進めていく上での判断基準となり、何度も遡って見る機会が多い情報です。   　共有の仕方   　メールやチャットでの共有だけでは理解しにくいことも多いため、 　対面やZoomなど口頭説明の機会を設定すると良いです。   　共有タイミング   　予め、「何の情報がいつ頃までに欲しいか」チームで会話し　上位者へお願いしておきましょう。　例：「年度計画を立てるために、4月初旬のキックオフで方針の説明をしていただけますか？」     チーム内の情報共有   　情報の性質   　チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。 　特性上、早く円滑に伝えるべきことが多いです。   　例：エスカレーション内容 など   　共有の仕方   　すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。   　共有タイミング   　朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。       部下からの情報共有   　情報の性質   　普段メンバー自身が感じているモヤモヤなど。 　ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、 　迷っていることなど、言いにくいことが当たります。   　確認の仕方・ 　確認タイミング   　1on1等で時間を確保し、まずは「何でも言ってよい雰囲気」を作り出し 　聴く態勢を整えてください。     　　           2. 連携した情報の蓄積   連携した情報を蓄積し組織全体で知識を共有することで、業務の効率化やミス防止に繋がります。 データを少しずつ蓄積・活用し、将来の業務や改善にも役立てていきましょう。   最近では、データを蓄積するためにツールを使うことも多くなっており、 slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。     　     万が一、職場環境の制限などでツールが使用できない場合は、以下のイメージで管理表を作成し管理します。 ※Excelで作る管理シートのフォーマットは本記事内の「3.関連資料」よりダウンロードができます。         　Point　　蓄積したデータの見直し   蓄積されたデータは、整理整頓する必要があります。   特に、使われていなかったり利用頻度の低いデータについては、 利用者側から見ると「どこに何が書いてあるのかが分からない」ため、 「すべての情報を一通り確認しないと最新のデータをキャッチアップ出来ない」というような 不要な工数が発生したり、 有用な情報を確認する際のノイズとなってしまったりします。   せっかく蓄積したデータをより有益に活用するためにも、期の終わりなど定期的なタイミングできちんと整理を行いましょう。   特に、チャットツールはログが残せるため、ナレッジ管理用のための工数がかからず効率的ですが、 過去からの情報が残り続けていると煩雑化するため意識的に整理を行うようにしましょう。           3. 関連資料     ▶▶【📝資料】情報共有シート.xlsx はこちら   ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら