業務構築はチームを円滑に立ち上げる為の方策です。 運営メンバーを受け入れ、本格運用を開始するまでのスケジュール、タスクを一元管理する為に業務構築WBSを利用します。 業務構築WBSと課題管理表があれば最低限、チームの立上げを推進することが可能です。 また業務構築時に大切なのは、「顧客や関係者との期待値調整」です。進捗状況や課題の認識合わせを適切に行うためにも、雛形を参考にしてすすめてください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
[参考資料] 業務一覧WBS
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チームの課題を可視化、管理して運営に役立てたい
プロジェクトでは予定外の課題が次々に発生します。これらの課題を漏れなく適切に解決するために実施するツールが課題管理表です。 なお、「課題」と「問題」「タスク」はそれぞれ意味が異なります。 「問題」は顕在化した都合の悪い事象そのもので抽象的ですが、「課題」は問題を解決するためのより具体化されたものです。 さらに、課題を解決するための個別の実施項目を「タスク」といいます。顕在化していない問題は「リスク」として課題管理とは別に管理します。継続して使うためにも以下を意識してください。 1.漏れなく登録する 2.優先順位をつける 3.タスク化する 4.日々更新する ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
納期が遅れてしまう場合のQCDSの調整について
想定通りに物事が進まず、現状から目標が達成できるか予測した際に、QCDSのいずれかが未達成になる可能性が発覚した場合は、達成するため、もしくは未達成の影響を最小限に抑えるための対応策を検討する必要があります。 自チームの都合ではなく、依頼元や業務上連携している別チームからの影響などで納期が予定を超えてしまう場合であっても、納期が絶対であれば、リカバリーのために、納期以外の3要素を変更することで納期を守る方策を検討します。 具体的には、「品質を落とす」「範囲を狭める」「コストを追加する」の3通りとなります。 どれを選択するかは、あらかじめすり合わせている優先順位と比較して決定します。 大前提は可能な限り全てのQCDSの指標を遵守するように努めることですが、どうしても難しい場合は、現状と予測、その影響をきちんと説明し関係者とトレードオフをするためのすり合わせを行いましょう。
Issueリスト 意見を収集する
チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか?例えば4Mの視点でいうと? と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。
QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方
QCDSは、全ての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番で設定します。 1. Quality まずは計画の仮決めから。何をどの程度実現したいかを仮設定します。 2.Scope チームの業務範囲と対象を洗い出します。対象については1で定めた目標の対象が何か?を考えましょう。 3. Delivery 業務の洗い出しとほぼ同時に、その実行スケジュールを決めます。全体でいつまでに業務が完了するかを見積もりましょう。 4.Cost それらの業務を実行するために必要なコスト(例えば備品の購入や交通費など)、そして業務にかかる時間を洗い出します。 特に、時間の精査が大切で、想定されている体制で実現可能かどうかの目途を立てることにも繋がります。 5. Quality 最後に、洗い出して、見積もった工数・スケジュールで、目標や付帯要件を実現可能か検証します。あとは、この繰り返しです。 次に必要なことは、QCDSの優先順位をすり合わせることです。 目標の提案と同様にQCDSも関係者とすり合わせをし、その中で確認していきましょう。 この際、大切なポイントは、優先度が高いもの(譲れないもの)だけでなく、優先度が低い(譲って良いもの)も確認することです。 譲れないものは明確にできないが、譲って良いものは分かっている、などという場合も多くあります。 関係者の中で優先順位が明確になっていない場合は、 この場合はどうか?こうなった場合は?と仮説のシナリオを提示しながら確認することで、優先順位が明らかになることもあります。 それでも明らかにならない場合は、実行中の定期的な進捗と予測のレポートを通じて、認識を合わせていくようにします。
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