業務構築を行いたい

業務習熟度を可視化したい

業務習熟度を可視化する場合は、まずは業務一覧をベースにして作成を行います。 ※管理者としてのスキルマップの場合は、業務だけに特化させず、ビジネススキルに特化させた一覧を作ります。 更に、業務一覧の1つ1つの業務/タスクに対して、出来る/出来ないだけで判断基準を作るのではなく、段階的に基準を設けましょう。 段階的な務習熟度基準の一例 　1　対応の際、都度エスカレーションが必要 　2　自分自身で対応できる 　3　基準1,2について、周囲へ対応方法を教えることができる 更に、その業務/タスクを実行するための必要なスキル/知識を洗い出して一覧化することで、何が足りないから次の基準へステップアップできないかを把握することが出来ます。

ナレッジの蓄積方法

ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 １．日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 ２．振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 ３．チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 ４．関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。

初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。

業務工数を算出したい

業務工数を算出する目的は、様々あります。 業務を定量化することで、増員に必要な適正な人数を算出したり、予測と実態のGAPを把握をする。 人別で算出し、処理量の差分から、パフォーマンス改善の打ち手に繋げることが出来ます。 目的に沿って計測すべきポイントは変わってきますので、まずは目的をハッキリさせましょう。 計測の手法ですが、1時間単位であれば、outlookのスケジュールに実績を入力したり、Excelで管理でも、実態を把握することは出来ます。 一方、分単位で細かく算出する場合は、Excel管理だと難しいです。 オペレーターの後ろでタイマーを持ち、実際の作業時間を計測、もしくは何か計測ツールを導入する必要があります。 計測する際の注意点としては、どの単位で計測しているのか？ということを理解していく事が大切です。 ある業務の単位で測定するのか、特定の作業単位/手順単位で測定するのかを最初に考えてください。 目的もハッキリしていて、ある特定の作業/手順を計測するのであれば、問題ないですが、最初から細かい単位で計測を行うと、かなりの工数がかかってしまいます。 まず、大きな単位から測定を始める様にしてください。そうすることで、最初に全体観を掴めることが出来ます。 その上で、特に細かく見たい部分はどこか？を検討した上で、細かい計測に移るようにしてください。