業務構築を行いたい

初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。

目標設定方法

目標設定は、関係者のニーズを満たすように設定しましょう。そのためにはニーズそのものだけではなく、その背景も理解することが必要です。関係者の置かれている状況を“自分ごと化”して捉えることが大切です。 次に具体的な数値を用いた目標地点と計画を定めましょう。これが定められていないと、実行時の進捗確認や要因分析を行う事が出来なくなるためです。 「SMART」というフレームワークがあります。これを活用すると目標設定内容を明確にすることができますので、ぜひ活用ください。 　1：Specific（具体的に） 誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表す 　2：Measurable（測定可能な） 目標の達成度合いが本人にも上司にも判断できるよう、その内容を定量化して表す 　3：Achievable（達成可能な） 希望や願望ではなく、その目標が達成可能な現実的内容かどうかを確認する 　4：Related（経営目標に関連した） 設定した目標が職務記述書に基づくものであるかどうか。 　　　と同時に自分が属する部署の目標、さらには会社の目標に関連する内容になっているかどうかを確認する 　5：Time-bound（時間制約がある） いつまでに目標を達成するか、その期限を設定する

業務一覧の作り方を知りたい

業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。

体制図の作成法

業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 ・役割表 　チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。 　チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、 　何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。 　そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 　また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 　具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限２人が知っている状態をつくる、ということです。 　このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 　役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 ・体制図 　体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。 　つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。 　また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、 　「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。