業務構築を行いたい

プロジェクトチームの実態を把握したい

課題管理表を策定する前工程では、実際の現場で様々なデータからの分析や、階層ごとのヒアリングが正確な状況把握のためには必要です。Issuelistは課題管理表を作る前に、事象のカテゴライズ、抽象化をする際に洗い出し用として有効です。環境によってはGoogleフォームやその他部門内で活用可能なアンケートツールを利用してもOKです。ヒアリングする際は、きちんと目的と収集したデータがどのように活用されるのか、説明を行ってください。

業務一覧の作り方を知りたい

業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。

リスク管理について

リスク管理を行う上で重要な事は、リスクに対する評価を行えるかではなく、まずリスクを洗い出せるかどうかです。 しかし、「リスクを洗い出そう」といっても、どのように考えればよいか分かりづらいです。 その主原因は、どのような視点で考えるとよいのかが分かりづらいということです。 その視点を補完するために、例えばデロイトトーマツ社が毎年公開している、 「企業のリスクマネジメントおよびクライシスマネジメント実態調査」といったレポートを参考にすると良いです。 その中では、以下の11の視点でリスクを検討しています。 ・政治/地政学関連 ・環境/自然災害関連 ・経済環境関連 ・社会課題関連 ・技術動向関連 ・法律/規制関連 ・ガバナンス関連 ・不正関連 ・製品/サービス及びオペレーション関連 ・システム関連 ・人材/労務関連 多くのチームでは製品/サービス及びオペレーション、システム、人材/労務など、直接関わりあることに意識が向きがちですが、 視野を少し広げ、チームが継続的なサービス提供を行うために、普段は意識していない視点を補完する参考情報としてください。 次にリスクの洗い出し方のナレッジを紹介します。 例えば、数時間集中して考えることは大切な事ですが、それだけでは洗い出しは出来ません。 注意することは思考する回数です。何回か回数を重ねることで、新たな視点から気づきが増えてきます。 例えば、イメージするペルソナを変えてみましょう。 今日は管理者目線から、明日はエンドユーザー目線から、明後日は顧客の目線から考えることで、洗い出しが進みます。 更に日数を少し開けて(1週間や数日など)見直すことで、個人の考えもupdateされているため、新しいリスクに気づくことがあります。 そして最後ですが、このような「リスク」は、1人で考えずに複数人で行うことで、多くのリスクを洗い出すことが出来ます。

初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。