目標を設定するコツ

  〈目次〉 目標を設定する理由とは？ 目標設定を行うには 目標設定のポイント 目標を達成するためのポイント 関連資料       1. 目標を設定する理由とは？   目標設定とは、目的達成のために必要なプロセスや指針を明確にすることです。 新しい期の始まりに設定する会社が多いですが、苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか？   明確な目標があると、具体的なアクションや優先順位を設定する助けとなり、仕事の効率と効果を高めることができ、 チームの目標があることで全員が同じ方向を向き、進捗を把握しやすくなります。 一方、目標が曖昧だと効率が低下し、達成が難しくなってしまいます。   また、個人で明確な目標を設定することで、達成感や成長の実感を得られ、 次の目標への意欲や自信につながるため、モチベーションの向上も期待できます。   これらのことから、目標設定をするようにしていきましょう。     2. 目標設定を行うには   目標は、論理的に構造化し作成することで設定しやすくなります。 まずは目的を達成させるために、現状と比較するとどんなギャップがあるか洗い出してみましょう。        例 目的  成し遂げようと目指す事柄  サービスサイトの利用満足度を向上させ、  リピート率を高めること 問題  現状と目的のギャップ  現在は利用満足度が35%と低く、  リピート率が10％に留まっている 課題  問題を解決するために必要な事柄  ユーザーからのフィードバックを収集・分析し、  サービスサイトの改善につなげる仕組みを整えること 目標  課題解決し目的が実現された状態を  具体的に表したもの  来期までに利用満足度を70％以上に向上させ、  リピート率を30％以上にする     　         3. 目標設定のポイント   先述した通り、目標は明確にすることが重要です。 ここからは、目標を設定する時のポイントをご紹介します。  Point① 　目標の中間地点も決めておく   目標が決まったら、そこに行くまでの中間地点と必要な要素は何か？ということも洗い出しておくことが重要です。 最終的な目標は立ててあるが、中間目標がないという状態だと、 順調に目標に向かっているかどうか分からず、期間におけるチームの活動が正しいかどうかも分かりません。     ＜例＞ 目標「３年後に自社スマートフォンの利用者数を現状の倍の100 万人にする」 1年後　利用者60万人。注力することは見た目を改修する 2年後は・・・   というように、最終目標からの単純な期間按分だけでなく、その期間の中で中間指標以外に何を達成するのか？ 最終ゴールにたどり着くために必要な要素は何か？ということも洗い出して注力することを決めていきましょう。     　          Point② 　KPIを設定する   KPI（重要業績評価指標）とは、目標達成に向けた進捗状況や成果を測るための具体的な指標のことです。 設定したKPIを定量的に管理することで、目標にどれだけ近づいているかを把握しやすくなり、 今後必要な改善や行動を明確にすることができます。   KPIは顧客から求められる場合もありますが、ここでは求められるKPIが無い場合は、 「行動」と「状態」を可視化することで設定できます。   ＜例＞ ある営業組織で1000万の売上金額、月10件の受注という目標を掲げている場合   １. 状態の可視化 　「1000万円の売上」を「月10件の受注」で達成する 1件あたりの平均販売価格は100万円である必要がある 受注件数が順調でも、販売価格が低ければ目標は達成できない⇒大型案件と小型案件の商談比率を考慮して適切なKPIを設定します。   ２. 行動の可視化 　　営業チームが「月10件の受注」を目指す 受注数が見積もり提出数の1/3と見込まれる場合、見積提出件数は30件必要 見積提出には100件の商談が必要⇒既存顧客のリピート率も考慮すると、さらに具体的な行動計画が立てられます。   このようにKPIを適切に設定することで、具体的な行動計画を立てやすくなり、効果的に目標を達成することが可能となります。     　               4. 目標を達成するためのポイント      Point  　目標設定はチームを巻き込みましょう   目標設定のプロセスにはチームメンバーを巻き込み、全員でアクションプランを検討することが大切です。 これにより、メンバー全体で目標の背景への理解が深まり、より一人ひとりが主体的に取り組めるようになります。   たとえ組織から目標が示されていて、チームで決められない場合でも、 達成方法や計画はチームで話し合い決めていきましょう。 現状の課題を分析し関係者と対話を重ねることで、最適な目標を設定しチーム全体の主体性と理解を高めることができます。   また、目標はチームで話し合い、少しでも達成を楽しみにできるもの・ワクワクできるものを選びましょう。 ワクワク感がある場合、チームのモチベーションとコミットメントを高め、良い活動に繋がります。        Point  　目標の実現性をより高めるために   目標を明確にし、実現可能にしていくために「SMART」というフレームワークを活用し、目標に抜け漏れが無いかチェックしましょう。     意味 内容 　Specific 　具体的である 　誰が読んでも分かるように具体的な表現や言葉で書き表す 　Measurable 　達成できたかを計測できる 　目標の達成度合いが本人も、チームや上司に報告する時も 　分かりやすくなるよう内容を定量化して、進捗管理しやすくする 　Achievable 　十分に達成可能である 　希望や願望だけでなく、現実的に達成できる内容かどうかを確認する 　Relevant 　関連性の高いものである 　設定した目標が組織やチーム全体の目標とも関連しているか確認する 　Time-bound 　期限が定められている 　いつまでに目標達成するのか、その期限が設定されているかを確認する       5. 関連資料     ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法 はこちら   ▶▶【📝記事】ミッションの策定方法 はこちら

一方的に顧客やチームの上位組織から目標が通知される場合にすり合わせるポイント

目標の決定プロセスは様々あります。「チームで話し合って決める」という以外にも、一方的に顧客や上位組織から目標が通知される（降りてくる）ことも多くありますが、ただ目標が通知されるのを待っているのは良くありません。 目標が決定するまでの過程で、自チームから関係者に対して能動的に提案をしていくことが大事です。 これまでの自分たちの活動の振り返りを元に現状を分析し、関係者の今後目指すことに対して、目標案を提示しましょう。 関係者との意向と異なる場合、相違点や相違の背景を対話により明らかにしていけば、折衷案を出すこと等も可能です。 何よりチーム自身で検討することで、顧客や業務への理解が深まり、結果、主体的に業務に関わっていくことができます。 そして、最終的には目標を関係者としっかり合意しましょう。実は、目標をたてることと同じくらい合意することは大切です。期初やチームを始める最初の段階で、ゴールとなる目標を双方で確認、そして合意ができると良いでしょう。 合意した内容は資料や会議議事録などによって書面に残し、できる限り目標は数値化(KPI化)しておくことで、その後の認識齟齬や「言った、言わない」を防ぐことになり、円滑に仕事を進めることができます。

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

  〈目次〉   QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料       １. QCDSとは   QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。       ┃　Q　Quality　品質基準   Qはクオリティー、品質の基準のことです。     　     　品質基準の設定には二つパターンがあります。   　パターン① 　目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。   　例： 　　業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 　　「不備率5%  未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 　　不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。       Point   　質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 　そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから　確認するようにしましょう。   　パターン② 　目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 　特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。       ┃　C　Cost　予算/コスト   　Cはコスト、予算のことです。     　　　       　予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 　チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。     Point   　また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。   　納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 　自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。       ┃　D　Delivery　期日/納期   　Dはデリバリー、期日、納期のことです。   　 　　     　　納期は以下二つのパターンがあります。   　　パターン① 　　サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日   　　パターン② 　　「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り       ┃　S　Scope　業務範囲   　Sはスコープ、業務範囲のことです。     　     　業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 　あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。   　例① 　サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。   　例② 　「PCの交換対応」のような業務の場合は、「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。     Point   　特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 　知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 　その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。   　チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。         2. QCDSの設定   全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。
   「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。
 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。   もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。      実施順  項目  内容 1 Quality  目標を仮決めする 2 Scope  やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery  想定スケジュールに落とし込む 4 Cost  概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality  目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する       3.QCDSの調整   Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる　などです。   全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。   優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。   この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。     トレードオフスライダー   関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう     　         4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら