会議の生産性を上げるコツ(議事録)
議事録作成時の注意点は以下です。 内容の要約 結論が分かるように、要約すること 誰が、誰に、いつまでに、何を、どうするのかを記載する 決議事項、宿題 議論内容 主語述語(誰が、何をするか)を明確に書くこと 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、●●システムなど、固有名詞を使うこと 口語体(●●を検討しましょう。)は、文語体(●●がいついつまでに●●の検討を実施)に修正をすること 略語(MGRやLDRなど)は、正式名称(マネージャー、リーダー)へ修正すること 議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。 MTG参加者内に展開するなら、備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 展開先が参加者以外にも、多くの関係者に対して展開する場合は、要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。 例えば、管理者 MTGの内容を、チーム全体へ展開する際は、結論だけでなく、議論の経緯も重要になります。 大切なことは、まずは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。 議事録の上手なメモの取り方は、 MTG前にアジェンダ/事前配布資料に目を通し、MTGでの決議したいことを予め把握しておくと準備できます。 MTGの内容をある程度想定しておくことで、議事録も取りやすくなります。
[参考資料] 議事録
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