会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)
普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 why 会議の目的・ゴール メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 what 会議の目的に沿った資料 現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 who 参加者 その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 how 対面、オンライン、チャット等 where 場所 When 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。
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生産性向上に紐づく問題解決とは
問題の種類は2種類あります。 ・設定型の問題 目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える ・発生型の問題 目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。
ナレッジの背景や意味の共有について
チームで得たナレッジを関連ドキュメントに反映することで、チームメンバー全員がナレッジを反映し、たより良い仕事の進め方を実行することができるようになります。 一方ドキュメントに反映された時点では「なぜそうなったのか」「なぜそのやり方なのか」という理由までは反映されないことも多くあります。 純粋に決められた通りに間違いなく作業をすることを目的にするなら大きな問題はありませんが、そうではない場合には以下のような問題も生じます。 1つ目の問題は、状況が異なるケースに遭遇した際に行動ができなくなることです。 例えば他部門からの問い合わせ対応など、業務によっては、必ずしも毎回同じ作業を繰り返すというわけではないことも多くあります。 その場合、具体的な作業を細かく指定するのではなく、「考え方」や「ケース」をガイドする必要があるでしょう。 例えば、「手段Aと手段Bであれば、基本的に手段Aを優先するが、対応時間が大きく増える場合は、B案を優先する」などの考え方です。 2つ目の問題は、ドキュメントに記載されている以外のやり方の方が、自分にとって都合が良いと判断した場合に、別のやり方を選択してしまう可能性があるという問題です。 これは、そのやり方に至った背景、それ以外のやり方のデメリットを理解していないことから発生します。 チームとして大きな失敗をした直後、痛みを共有できているうちは問題ありませんが、時間が経ちその痛みを知らない人員に交代していくとこの問題の発生確率は上がります。 大きな事故を防ぐためなど、内容によっては、やり方そのものと併せて、「なぜそのやり方なのか」という背景を理解することも同じくらい大切になります。必ずドキュメントに反映しましょう。 これらの問題の防止策は、コミュニケーションによる共有が有効です。 このような意味、背景が重要なものは、それも併せてドキュメントに反映することが大事ですが、性質上どうしてもドキュメントへの反映ができない、ないしはそれだけでは足りない場合があります。 そういった場合は、口頭でも構いませんのでナレッジを伝える際に併せて伝えることや、時にそれらを目的とした共有会を開催する等も有効です。特に判断のための考え方等、ニュアンスの難しいものは逆にドキュメントには頼らず、コミュニケーションによる共有を徹底しても良いです。
チーム内のコミュニケーション設計
チームメンバー同士がコミュニケーションを取る機会は、必ず設定しましょう。 大きく分けて2つのミーティングを設定しておくと良いです。 ①1on1 メンバーの状況の把握、相談事や悩みを聞く場、互いの理解のために、 管理者と1対1で会話する機会です。 特徴的な点は、通常のミーティングや会議とは異なり、1on1は相手となる部下1人のためだけに確保された時間であるという点です。 多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1実施時のポイント 実施時のポイントは3つあります。 1 定期的な時間を確保すること 2 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) 3 スタンスは部下のため ②チームミーティング チーム内における情報共有、目標管理、課題(問題)の検討などを行う機会です。 開催頻度は業務の変動性によって日々共有を行うべきもの、 月1回など頻度を調整します。 当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有がしやすいです。
会議の生産性を上げるコツ(準備)
会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理し、アジェンダを作り、関係者に対して展開を行う。 更に発表者は伝えたい内容をMTGまでに展開しておく等、事前の準備はあればあるほど、MTGは効率的に進みます。 参考として、議題を持ち込む際は、以下の内容に沿って、考えを整理してみてください。 ※全て整理が出来ているとよいですが、分かるところから整理を進めてみて下さい。 ▼サマリ └議案事項、なぜそうしたいのか ▼そこに至るまでの経緯 └背景 この議題の経緯 └関連するアジェンダ その議題に関連する他議題/テーマ ▼詳細 └目的 何のためにするのか └目標 いつまでに誰が何をどうするか └詳細内容 詳細記載 └スケジュール 開始/終了の期間 └金額 費用もしくは想定必要工数 └結果確認日 最終確認日(中間報告の日も含む) └得られる効果 目的/目標の効果+副次的にえられる効果
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