資産棚卸し方法

  資産の種類は、大きく2種類に分かれます。ドキュメント関連(マニュアル、ツール)と、ファシリティ関連(IDカード、什器類、アプリやシステムの権限等)です。 ドキュメント関連の棚卸を行うには、まず業務一覧をベースとし、既存のマニュアル類の棚卸しを行います。このタイミングで、整備すべきマニュアル類を精査し、最新化されていないマニュアル類が無いかを、各担当単位で確認し、存在する場合は更新対象とします。次に、着手する優先度を決め各マニュアルの整備を行います。優先度が緊急でない場合は、次期の整備計画を作り段階的に整備していきます。   優先度を検討する際は、今起きている問題、来期の計画を判断材料として考えるようにしてください。 ドキュメントが不揃いで、最新情報へ更新がされていない場合は、チーム内で共通認識を持てておらず、業務上で問題が起きている可能性があります。 その場合は、優先度を上げて対応を行ってください。   ファシリティ関連の棚卸を行うには、一例を以下に記載します。 　PC、PC付属品、セキュリティカード、ロッカー、アプリケーション(個人、チーム)、システムアカウント等   棚卸の頻度の失敗事例としては、仕様が特別なシステムアカウントがないかどうか、注意するとよいです。 実際の失敗事例としては、あるシステムが3か月間アクセスしていないと、権限が切れてしまうという仕様であるにも関わらず、チームでは3か月に1回の頻度でしか棚卸を行っていませんでした。 そのため、半分以上の方がそのシステムの権限失効してしまい、再発行に不要な工数をかけてしまった、という事例があります。 棚卸を行う頻度は、そのようなシステムの仕様も考慮に入れて設定してください。   またよく無くしがちなのは、ロッカーのスペアキーや、PCのアダプターなどの付属品です。 これら利用頻度が低いものは、紛失しないように、保管場所を予め定めておくなど、工夫をしてください。    

目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

  目次 QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料     １. QCDSとは   QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。     Q：Quality（品質基準）   Qはクオリティー、品質の基準のことです。     　品質基準の設定には二つパターンがあります。   　パターン① 　目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。 例 業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 「不備率5%  未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。   Point 質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから　確認するようにしましょう。   　パターン② 　目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 　特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。       C：Cost（予算/コスト）   　Cはコスト、予算のことです。       　予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 　チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。   Point また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。 納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。     D：Delivery（期日/納期）   Dはデリバリー、期日、納期のことです。     　　納期は以下二つのパターンがあります。   　　パターン① 　　サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日   　　パターン② 　　「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り     S：Scope（業務範囲）   Sはスコープ、業務範囲のことです。     　業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 　あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。   　例① 　サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。   　例② 　「PCの交換対応」のような業務の場合は、　「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。   Point 特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。   チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。     2. QCDSの設定   全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。   「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。   もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。      実施順  項目  内容 1 Quality 目標を仮決めする 2 Scope やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery 想定スケジュールに落とし込む 4 Cost 概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality 目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する     3.QCDSの調整   Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる　などです。   全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。   優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。   この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。   トレードオフスライダー   関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう       4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら

ナレッジを整理するには？

  目次 ナレッジの整理整頓 フォルダ構成の見直しをする ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする 関連資料   1. ナレッジの整理整頓   業務を進めるために参考となる情報をナレッジといいます。   ナレッジ運用でよくある問題は、蓄積されていくナレッジが定期的に整理整頓されないことです。 蓄積されっぱなしでは、新しい情報と古い情報が混在し、利用者にとって使い勝手が悪く、混乱を招く要因になります。 そのため、定期的に整理整頓を行い、使いやすくするようにすることが大切です。   ナレッジを整理する際は、利用頻度が低い情報は削除またはアーカイブし、 逆に利用頻度が高いナレッジに関しては、よく利用するリンク集としてまとめるなどの工夫をして動線を整理しましょう。   ナレッジを使いやすく・検索性を向上させるためのアクション   ①必要性の確認 　既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 　利用頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。   ②内容を精査・整理 　内容を業務ごとに分類し、使い勝手が良いように格納先を整理します。   ③内容の拡充 　利用頻度が高いものは、内容を拡充させます。普段からしているフローや手順書にも反映しましょう。   この一連の流れを定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。       2. フォルダ構成の見直しをする   ナレッジの保存環境の見直しも、アクセスの利便性を上げるための重要な見直しの一つです。 どんなに良いナレッジも、必要な時に見つからなければ意味がありません。   以下の例では第1階層(大分類)を案件別として、第2階層(小分類)を工程ごとに区切りっています。 どの案件でも、同様な構成にすることで検索性を高めることができます。       3. ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする   ナレッジは、本来の意味や機能を失い、ただ蓄積しているだけの状態になってしまうことがあります。 こういったナレッジの形骸化については、環境面を定期的に見直すことでも防止できます。 活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても、定期的に見直しを行いましょう。   ナレッジをシェア・活用するには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。   「場」には具体的に以下のような例があります   ① コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 　業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。   ② フリーアドレススペースの設置 　「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。   ③ 勉強会・事例発表会の実施 　個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。   ④ 社内SNS/グループチャット 　個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。   ⑤ 読書会/輪読会の実施 　課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 　新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。   ⑥ 社内報を活用したナレッジ共有 　最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 　社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 　既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能です。       4. 関連資料     ▶▶【🎥動画】学びをシェアする文化をいかにつくるか はこちら

業務改善の手法「ENCRS」とは？

  目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料   さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。   1. ENCRSの概要   ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。       2. ENCRSの効果・活用事例   ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。       3. デジタルツールでの改善   業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。   ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。   特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。   デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減   ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。   なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？   ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。   VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる”　ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。     4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方   Point 身近なところから改善点を見つける   日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。   どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています       Point 改善のスケジュールを習慣化する   チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう　※「関連資料」に添付しています     自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。   関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。     5. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら   ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら

体制に必要な人数算出方法

  業務一覧やWBSを基に必要工数を把握していきます。 基本的な算出方法例は以下となります。   例、定期的に繰り返される業務の人員数の算出 ※累積したデータに基づき繁閑を加味して算出する。 実工数・・400h/月(定常業務：300h/月　+　非定常業務：100/h) →1名あたり労働時間を160h/月とした場合　2.5人月の工数が必要 →必要人員数は3名と算出する   また、改善を行っていくためには改善のための時間を予め確保しておく必要があります。 そこで重要となる考え方が稼働率です。 稼働率は、定常業務(サービスの提供のために常に発生する業務)+非定常業務(サービスの提供のために必要だが不定期で発生する業務)を月の総労働時間で割ったものです。 ※1(定常業務+非定常業務)÷月の総労働時間   例えば1人の月の総労働時間(※1)を160時間とし、 その人が行う定常業務が100時間、非定常業務が36時間だった場合は稼働率は85%という風に計算します。 残りの15%、24時間が改善や自己研鑽に使える時間、ということになります。   この稼働率が、改善し続ける組織体制を創るうえで最も重要です。 ではどの程度が理想か？それは、先の例にも挙げた85%です。   まず、稼働率とはチームがどの程度余裕があるのか？ということを図る指標ですから、 当然100に近づいていけばいくほどに余裕がない、忙しい状態となります。 それだと当然チームは疲弊していきます。   これまでチームのコンディションが悪化してきたチームの多くは稼働率が98%を超えていました。 こうなってくるともはや改善をする等という余裕はなくなり、衰退していく一方になります。 常に15％程度の余力を持っておくことが、業務を改善し組織が成長する上で重要です。   では余裕がたくさんあればいいのか？というと決してそんなことはありません。 稼働率が70%を切っているようなチームは「人」が成長しません。 そのチームでは良くても、他に行くと通用しないことが多いのです。   何故か？簡単に言えば稼働率が70%を切るような状態はヒマだと言えます。 そのため、頑張って改善する必要すらないのです。 こうなると組織も人も成長しなくなります。   ですので、15%の余力を持ち改善を進める、 改善が進み更に余力が生まれたところで新たなチャレンジをしていく、 このサイクルを常に継続することがサービスの付加価値を上げる上でも、組織と人の成長の上でも重要です。

業務プロセスを可視化する

  目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料   1. プロセスとは   プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。   デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。   プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 　　　特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。   これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。       2. 可視化を助けるドキュメント   プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。     チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。   以下進め方を参照ください。   業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする  作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する  　例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する         3. ドキュメントのアップデート   ドキュメントアップデートにおける二つのポイント   Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする   チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。   関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。   やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。   Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う   業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。   業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。   定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。   情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。   アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。   期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。         4. 関連資料   ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら  

【9月特集】見せ方で変わる！「成果が伝わる報告術」

  管理職のみなさん、 「成果は出しているのに、報告の仕方が悪く評価につながらなかった…」「チームの頑張りをうまく伝えられず、結果的にあまり成果が出せていないと受け取られてしまった…」 そんな苦い経験はありませんか？   今回の特集では、“伝わる成果報告”の基本構成を徹底解説。すぐに使える便利なフォーマットもご紹介します。 報告スキルを磨き、チームの成果を正しく伝え、評価につなげていきましょう！   〈目次〉   　①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ 　②どうしたら成果を上手く伝えられるのか？ 　③成果を伝えるための具体的なステップとは 　まとめ 　成果報告書フォーマットダウンロード 　特集記事バックナンバー       ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？   成果が伝わりにくい理由 成果の「背景」が抜けている　→ どんな課題に対して取り組んだのかがないと、成果の価値が伝わらない。 数字や事実が不足している　→ 「頑張りました」「改善しました」だけでは具体性に欠ける。 ストーリーがバラバラ　→ 報告をただ羅列すると、聞き手にポイントが伝わらない。 相手視点になっていない　→ 上司や関係者が知りたいこととズレたまま報告してしまう     失敗例 「〇〇を頑張りました」「□□を改善しました」と活動内容だけを強調してしまう。 グラフや表がなく、成果が感覚的な表現だけになっている。 成果報告が長くなりすぎて、結論が見えにくい。 「チームでやったこと」が見えず、個人の主張に聞こえてしまう。     ②どうしたら成果を上手く伝えることができるのか？   ポイント 資料をシンプルで見やすくする　→ 情報を詰め込みすぎず、「背景→施策→成果」の流れを守る。 定量的・定性的の両面で伝える　→ 数字で「成果の大きさ」、エピソードで「成果の意味」を補完する。 比較を入れる　→ 「目標と実績」で成果の位置づけを明確化。 相手視点で強調点を変える　→ 上層部には「売上・利益・リスク低減」、現場には「効率化・やりやすさ改善」など。     報告例 「特に□□の施策について、△△部との連携が寄与し、売上は昨年比120％を達成しました。」 「目標には届かなかったものの、新しい仕組み導入によって作業時間を30％削減できました。次期はさらに定着化を進めます」     ③具体的な作成ステップ ※フォーマットは本記事の下部よりダウンロードしてご活用いただけます。   STEP① 振り返り：課題・背景・注力施策・成果     まずは、「どのような課題背景から、取り組みを行ったのか」課題と施策の振り返りを行いましょう。     そして、施策に対して「どのような成果が出たのか」を分かりやすく整理しましょう。     成果は、売上・利益・受注件数などを目標と実績を並べて示すことで、達成度が明確になります。 目標に届かなかった場合は、その理由や学びを含めることで、次の改善提案につながります。       STEP② 目標：方針・施策・定性/定量目標     振り返りをもとに、次の半期に向けた目標・施策を設定しましょう。 ポイントは、「ニーズに応えている」「実現可能である」ことです。     前期実績と次期目標を並べることで、チーム全員が目標を共有しやすくなり、達成に向けた意識も高まります。     さらにマイルストーンで施策ごとの進め方を整理することで、計画性や方針が伝わりやすくなります。             まとめ：成果をより分かりやすく伝えてさらなる価値を発揮しよう！     「背景・施策・成果」「目標・方針」を整理して伝えることで、チームの成果を最大限にアピールでき、 次のステップへ自信を持って進むための準備を整えることができます。   また、成果はチームや関係者の協力によって生まれます。 報告時に感謝や協力への呼びかけを含めることも心がけると信頼とモチベーションが高めることができます。   例：「〇〇様からのアドバイスが突破口になりました」「△△部との連携が成果につながりました」 「次期も引き続きご協力をお願いします」「この目標達成には皆さんの力が必要です」等     ▶▶【📅ファイル】成果報告書ダウンロードはこちら         ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

  顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。   割振りは工数の平等性より、適性を重視するチームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。   必要工数を捻出する割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。   WBSを、100％じゃなくてよいから作るわかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。   進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定するWBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。　

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

  12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？   今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！     目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料     1. なぜこの時期に業務整理をするのか？   皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」     今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。   それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。     2. 整理するべき３つのこと   年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。     ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。     計画   チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。   概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら   おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。   そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。   　 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら           プロセス   年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。   概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら   おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。   　 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。         ナレッジ   日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。   概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら   おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。   　 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら         最後に   12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。   COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS  WEBをご紹介ください。   それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！       3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら     ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

属人化を防ぐ業務可視化の実践法

  生産性を高めたいのに、なかなか改善が進まない…そんな現場に共通するのが「業務の可視化不足」です。 デスクワーク中心の現場では、業務のやり方がブラックボックス化・属人化しがちです。 業務の可視化は、こうした属人化やブラックボックス化を防ぐだけでなく、業務改善や効率化を実現するための第一歩です。   本記事では、「業務の可視化」を通じて属人化を防ぎ、チームの生産性を向上させる具体的な方法を紹介します。
業務一覧やフロー図の作成、手順書やチェックリストの活用、課題管理表の運用など、すぐに実践できる手法を詳しく解説していきます。 チーム全体で業務を共有し、誰もが理解できる状態にすることで、持続的な成長を支える基盤を整えましょう。   目次 属人化のリスクと可視化の効果 可視化→冗長化→標準化の流れ 可視化を助けるドキュメントまとめ関連資料       1. 属人化のリスクと可視化の効果   属人化が進むと、以下のようなリスクが生じます。   新メンバーの習熟に時間がかかる 担当者の不在で業務が止まる 業務改善が進まない 特定の人しかできない仕事が定着し、負担が偏る   可視化によって、これらのリスクを回避し、チーム全体で業務を共有・改善できる環境が整います。       2. 可視化 → 冗長化 → 標準化の流れ   業務の改善は一足飛びにはできません。 まずは現状を把握する「可視化」から始め、属人性をなくす「冗長化」、そして効率性と品質を高める「標準化」へと段階的に進めることが重要です。   可視化：業務内容や進捗・ルールを見える形にし、誰でも状況を把握できる状態にする 冗長化：特定の人に依存せず、担当が抜けても業務が止まらないよう複数人が代替できる体制にする 標準化：誰が担当しても同じ手順・品質で業務を遂行できるように、手順やルールを統一する     3. 可視化を助けるドキュメント   業務の可視化を実現するためには、具体的な情報を整理し、 誰もが理解できる形で共有することが欠かせません。 そのために重要なのが、業務を支えるドキュメント類の整備です。 これらのドキュメントは、業務全体の流れを明確にし、属人化を防ぐとともに、 効率的な業務改善の基盤となります。     代表的なドキュメント例 　       業務一覧（WBS） 業務の概要、頻度、工数、留意点などを一覧化。 QCDS（Quality, Cost, Delivery, Service）設定と連動し、業務全体像の把握に役立つ。   業務フロー図 業務の流れや順番を図式化。関連部署やシステムとの関係も明示し、理解を深める。   手順書（マニュアル） 作業の具体的な進め方を記載。繰り返し業務や正確性が求められる業務に有効。   チェックリスト 作業ミスや漏れを防止。条件を具体的に記載することで判断ミスを減らす。   タスク管理表 非定常業務のTo-Do管理。業務遂行のための実行項目を整理。   課題管理表 チームの課題を整理・管理。改善のためのアクションを記録・進捗管理する。   Point   課題管理表の運用ポイント 漏れなく登録する 優先順位をつける タスク化する 日々更新する       まとめ   業務の可視化は、チームの生産性向上と持続的な成長のための土台です。 業務一覧やフロー図の作成から始め、手順書やチェックリスト、課題管理表などを活用して、属人化を防ぎ、標準化された業務運営を目指しましょう。 その第一歩として、自分たちのチームでどの業務が属人化しているのかを話し合い、「業務一覧」の作成から取り組んでみてください。     関連資料   ▶▶【📅ファイル】業務一覧WBSのダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】業務フロー（Excel）のダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】業務フロー（PowerPoint）のダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】手順書のダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】週次タスク管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら   【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら