魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。   目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。       1.資料を作る目的   皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？   例えば…   資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？       2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう   ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。   ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。   例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？   ■1つ目の資料           ■2つ目の資料           多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。       3.まとめ   相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！     ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

チーム運営を強化する稼働管理の基本

  チームの生産性を高め、適切なリソース配分や改善活動につなげるためには、 まず「稼働状況の把握」が欠かせません。
しかし、いきなり細かな作業単位で工数を洗い出すのは非効率です。 そこでまずは全体の稼働バランスを捉え、目的に応じた粒度で工数を測定し、実績との差分を定期的に確認していきましょう。
   この記事では、稼働管理の基本から、工数の算出方法、実績の確認ポイントまで、 業務を「見える化し管理する」ためのステップをわかりやすく解説します。   目次 稼働管理：まずは全体観を掴む 業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 　まとめ 　関連資料     1.稼働管理：まずは全体観を掴む   業務の稼働状況を把握する際、最初から一人一人が細かい作業単位で時間を算出するのは避けましょう。 まずは以下のような粒度で、チーム全体の稼働割合を把握することから始めます。   稼働内訳の例 ①業務遂行（オペレーション） ②業務管理（ミーティング、数値管理など） ③業務改善活動（提案・標準化など）   一般的に、③の改善活動に15%のリソースを確保できる状態が理想とされています。 チームの成熟度（※）に応じて比率を調整していくことが重要です。 ※タックマンモデル：形成期、混乱期、統一期、機能期、散会期を参考に、改善に割く時間を調整しましょう。         2.業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測   チーム稼働の全体像を把握した上で、業務に必要な人や時間を計算していきます。 これを行うことで、増員判断やパフォーマンス改善に役立てることができます。 目的に応じて、どの単位で計測するかを明確にしましょう。 まずは大きな単位で測定を始め、必要に応じて細かい作業単位へと移行するのが効率的です。   計測方法の例   時間単位管理（例：1時間ごと） 目的：業務の大まかな配分を把握する 活用例：チーム全体の稼働割合の確認、業務カテゴリ別の傾向分析 ツール例：Outlook、Excelで実績入力   分単位管理（例：5分〜15分単位）※必要に応じて管理 目的：業務の細部を分析し、改善や効率化に活かす 活用例：ボトルネックの特定、原価管理、請求精度向上、ツール導入効果の検証 ツール例：タイマー、専用工数管理ツール     3. 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認   稼働状況の正確な把握には、当初の計画（予定工数）と実際の稼働（実績）との比較が不可欠です。   Point   チェックポイント 工数の入力：勤怠システムや工数管理表を活用 実績の確認：計画との乖離や残業状況を把握 残業理由の確認：困っていることを具体的にヒアリング 業務の再配分：周囲との連携で負荷を調整   心理的に悪い状況を積極的に共有するのは気が引けるものです。 そのため、たとえ上司や先輩に、”大丈夫か？”問われたとしても、「まだ大丈夫です」と答えてしまう人が多いです。 状況は主観的な報告に頼らず、客観的なデータを把握することが必要不可欠です。 可能であれば毎日、少なくとも数日に一度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を確認を基本としましょう。     まとめ   チーム運営において稼働・工数の「可視化と管理」は生産性向上の鍵です。 チーム全体のパフォーマンスを継続的に底上げすることができます。     関連資料   ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら   ▶▶【📅ファイル】工数推移（月・年単位）管理表のダウンロード はこちら   【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

    あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？   仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！   この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！       Q1   はい　 → Q2へ__   いいえ → Q3へ__     Q2   はい　 → Aタイプ   いいえ → Q4へ__     Q3   はい　 → Bタイプ   いいえ → Cタイプ     Q4   はい　 → Q5へ__   いいえ → Q6へ__     Q5   はい　 → Dタイプ   いいえ → Q6へ__     Q6   はい　 → Eタイプ   いいえ → Q7へ__     Q7   はい　 → Q8へ__   いいえ → Bタイプ     Q8   はい　 → Cタイプ   いいえ → Bタイプ  

業務の流れを整理して効率化！業務フロー図作成のステップと注意点

  業務フロー図（ワークフロー図）は、業務の流れや手順を視覚的に整理することで、 チーム内外の理解を深め、属人化を防ぎ、業務の標準化・改善・継承を支える重要なツールです。   この記事では、業務フロー図の目的、作成手順、運用の注意点について解説します。   目次 業務フロー図の目的 業務フロー図の作成手順 作業時のポイント よくある失敗とその対策 　まとめ 　関連資料     1. 業務フロー図の目的   業務フロー図は、単なる手順の図解ではなく、以下のような目的を持って作成されます。   業務の視覚化・標準化：誰が見ても理解できる業務の共通認識をつくる 業務の問題発見：流れの中でのボトルネックや非効率を見つけやすくする 担当者と関係者の相互理解：業務の前後関係や連携ポイントを明確にする 保守性・拡張性の向上：業務変更時の影響範囲を把握しやすくする     2. 業務フロー図の作成手順   業務フロー図は、以下の流れで整理・作成すると効果的です。   ①業務の全体像と部門間のつながりを把握 自チームの業務の前後に関わるステークホルダーを洗い出す 関連するシステム（入出力が発生するもの）も併せて整理する   ②自チーム内の担当者を整理 担当が分かれている場合は、業務フロー図上で明確に区分する   ③業務タスクを洗い出す 業務一覧をベースに、実際のアクションをすべて書き出す 他部署の業務は概要レベルで十分。自チームとの接点を明示する   ④業務タスクを時系列に並べる ステークホルダーごとに、業務の流れを時系列順に整理する   ⑤業務タスクをつなげる 業務間のつながりを矢印などで示し、流れを明確にする     3. 業務フローの作成ルール   フロー図で表す場合は、一つ一つの作業を図形で示して順番を矢印で結び、業務の流れを表現します。 記号は予め作り方のルールを決めておいた方が、統一された分かりやすいフロー図が作成できます。   以下に基本的なフローチャート記号と作成イメージを示します。     Point フローの流れは上から下へ、もしくは左から右へ進むようにする 一つ一つの記号の幅や大きさをできるだけ等しくする 完了が複数ある場合は、横に並べて表示する   一つ一つのタスクに対して手順書を紐づけるとより作成漏れが減り効果的に管理できます。     4. よくある失敗とその対策   フローの更新が滞る 時間経過とともに条件や判断基準が増え、更新が面倒になり放置されがち 「エスカレーション先が多すぎる」など、仮対応が定着してしまうケースもある   フローが形骸化する 利用者が現状を理解しているため、更新の必要性を感じず優先度が下がる 人員交代により、口頭伝達が主となり、フローが活用されなくなる   対策 定期的な棚卸と更新 フロー図は「作って終わり」ではなく、「使いながら育てる」もの 定期的に見直し、現状に即した内容へアップデートすることが重要     まとめ   業務フロー図は、業務の見える化と標準化を支える強力なツールです。 属人化を防ぎ、チームの理解と連携を促進するためにも、作成だけでなく、運用・更新までを含めた仕組みとして活用しましょう。     関連資料   ▶▶【📅資料】業務フロー.xlsx はこちら   ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら     ▶▶【🎥解説動画】ワークフロー解説＆フォーマット はこちら  

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

  12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？   今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！     目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料     1. なぜこの時期に業務整理をするのか？   皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」     今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。   それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。     2. 整理するべき３つのこと   年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。     ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。     計画   チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。   概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら   おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。   そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。   　 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら           プロセス   年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。   概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら   おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。   　 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。         ナレッジ   日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。   概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら   おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。   　 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら         最後に   12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。   COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS  WEBをご紹介ください。   それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！       3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら     ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

    目次 マニュアル作成時の課題 準備と実行のポイント 関連資料     1. マニュアル作成時の課題   業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 以下のポイントを押さえてみましょう。       2. 準備と実行のポイント   準備のポイント   利用者のリテラシーを考える作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。   FMTを統一しておくオリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。また、作り手も、0から作るよりも効率的です。   オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 Point  優先順位 　1　オペレーション 多　×　エスカレーション 多 　2　オペレーション 多　×　エスカレーション 少 　3　オペレーション 少　×　エスカレーション 多 　4　オペレーション 少　×　エスカレーション 少   オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。優先順位に従って、着手していきましょう。     実行のポイント   利用者にもレビューをお願いするレビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 Point 目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。   3. 関連資料   ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

  みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？   言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？     この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。   言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。     〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料       1. 登場人物紹介     ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）         2. 言語化能力とは？   マッキーさん 　私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて　「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。　特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！     てぃーさん 　ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。　家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？     マッキーさん 　私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが…   理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人     てぃーさん 　なるほど！そういう人いますよね。　相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。　まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力　が大切だと考えています。   　     マッキーさん 　へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。           3. 言語化能力の要素     てぃーさん 　はい！　まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 　反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 　そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。   　2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。　ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。   　3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。   　最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。　相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。     マッキーさん 　確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。　こんなことありますよね。   ■ よくある事例   思考力、要約力の不足 　　　順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。   観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。     てぃーさん 　そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。　今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 　時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、　その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。     マッキーさん 　なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？     てぃーさん 　そうですね…。　観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。　あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。　次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。　納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。　自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。　次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。　今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 　自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので　ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。　最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 　相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。     マッキーさん 　めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！     てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑     マッキーさん ありがとうございます…！         4. 言語化能力の高め方     マッキーさん 　では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！     てぃーさん 　自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 　それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。      　　　　  　　　　           マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。     てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。     マッキーさん ありがとうございました！           5. 関連資料     魅せて 伝える 資料作成講座   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。  

魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。   目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう       1.資料を使うシーンを想像する   資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。   〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉   資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。   〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉   このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。       2.伝えたい内容を構造化する   伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。     元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。     Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった     Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化   Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます   STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」   Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎     Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 　---------------------------------------------------------------------- 　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　 　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- 　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上   Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう   【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】　← 一番言いたい　 　---------------------------------------------------------------------- 　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　 　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- 　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 　　← 一番言いたい　   Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎　資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます     STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする   Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。     Point 長くて2行までにする   Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！）   　　　     3.準備ができたら魅せて伝えよう   以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！     ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

業務改善の手法「ENCRS」とは？

  目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料   さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。   1. ENCRSの概要   ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。       2. ENCRSの効果・活用事例   ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。       3. デジタルツールでの改善   業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。   ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。   特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。   デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減   ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。   なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？   ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。   VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる”　ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。     4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方   Point 身近なところから改善点を見つける   日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。   どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています       Point 改善のスケジュールを習慣化する   チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう　※「関連資料」に添付しています     自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。   関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。     5. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら   ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pdf はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第3回 魅せるコツ～

資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。今回の講座では、これらの「魅せる」ためのコツについて詳しく解説していきます。     目次 テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する ・図解の型を活用する ・適切なアイコン・イラストを用いる テキストに強弱をつける ・文字に色を付ける ・文字のサイズを変える ・図形を使う まとめ       1.テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する   自分の考えや相手に伝えたいことは言葉だけでなく「情報を視覚化」することで情報の構造や関係性が明確になり、相手に伝わりやすくなります。   ①図解の型を活用する 複雑なテキスト情報は図解で簡略化することで、情報を理解しやすく記憶にも残りやすいという効果があります。以下のように「こういう表現したいときはこの図で表す」などの型を覚えておくと図の作成に取り掛かりやすくなります。   ▼複数要素の関係性を表現したいとき   因果関係・変化：原因と結果、変化の過程を示す相互関係・やりとり：互いに影響を与える関係を示す対立関係・相反：対比や競合する要素を示す     ▼物事の流れを表現したいとき   サイクル：繰り返される要素を示すプロセス：時系列の要素を示す     ▼複数要素の重なりや共通点を表現したいとき   ベン図：共通点や重なる要素を示すオイラー図：要素間の関係を示す     ▼複数の要素を比較・簡潔にまとめたいとき   表：情報を整理・比較する     ▼数字の推移や割合を表現したいとき   折れ線グラフ：時間経過による数値の変化を示す 棒グラフ：異なるカテゴリの数値を比較する円グラフ：全体に占める割合を占める     ②適切なアイコン・イラストを用いる   アイコンやイラストはテキスト情報を補助する役割があります。また、文字だけの資料よりもアイコンやイラストの素材を加えたほうがより理解されやすく、記憶にも残りやすいという効果があります。資料に適切なアイコン・イラストを用いるには、以下のようなポイントを押さえましょう。   関連性をもたせる スライドの内容とビジュアルは関連のあるものを選びましょう。   Point 適切なアイコン・イラストを選定するためには、連想ゲームをしてみよう キーワードを分解して、適切なアイコンを探す手法があります。         2.テキストに強弱をつける   重要な要素はパッと見てわかるように強調することが効果的です。しかし、あれもこれもと目立たせてしまうとどこに注目すればよいのかわからなくなり逆効果になります。大切なのは「どこに注目させたいのか」を考えて強弱をつけることです。     ①文字に色を付ける スライドのメインカラーまたはアクセントカラーで「重要なキーワード」に色を付けます。     ②文字のサイズを変える 「重要なキーワード」は思い切って大きくし、色文字や太文字と併用するとさらに効果的です。   Point 数字を強調させる場合は数字は大きく、単位は小さくすると◎     ③図形を使う スライドのメインカラーまたはアクセントカラーを使った図形の上に文字を置くとさらに強調度がアップします。       3.まとめ   3回にわたる「魅せて 伝える 資料作成講座」をお読みいただきありがとうございました。この講座で紹介した資料作成の前にやるべきことと魅せるコツを活用してぜひ実際のビジネスシーンで「魅せて伝える資料」を作成してみてください。   魅せて 伝える 資料作成講座のまとめ ①資料を作る前に資料を使うシーンを想像する 　・資料を見る相手は誰？ 　・相手にどんな行動を起こしてほしい？ 　・資料はどんな状況・環境で使用する？   ②文章を構造化して端的に伝える   ③図解・アイコンを使用する、テキストに強弱をつけて視覚的に伝える     ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。     関連資料