チーム内の情報共有を円滑にするコツ

  目次 情報の共有方法とタイミング 上位層からの情報共有 チーム内の情報共有 部下からの情報共有 連携した情報の蓄積 関連資料   1. 情報の共有方法とタイミング   チーム内の情報共有を円滑にするコツは、情報の性質にあわせて連携ルールを決めることです。ルールを決める際には、経験豊富なベテランメンバーの意見や、要職につかれている方の意見が強く反映されがちですが、より納得感と実効性を高めるためには、チーム内でフラットに意見交換を行いルールを決めましょう。ここでは、情報の性質にあわせた、共有方法・共有タイミングを検討する際の参考情報をご紹介します。   共有するべき情報の性質 上位層からの情報共有 チーム内の情報共有 部下からの情報共有   それぞれの、共有の仕方や共有タイミングを確認していきます。     上位者からの情報共有 　 情報の性質 会社や組織・方針・決定事項など 今後仕事を進めていく上での判断基準となり、何度も遡って見る機会が多い情報です。 共有の仕方 メールやチャットでの共有だけでは理解しにくいことも多いため、対面やZoomなど口頭説明の機会を設定すると良いです。 共有タイミング 予め、「何の情報がいつ頃までに欲しいか」チームで会話し上位者へお願いしておきましょう。例：「年度計画を立てるために、4月初旬のキックオフで方針の説明をしていただけますか？」   チーム内の情報共有   情報の性質 チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。 特性上、早く円滑に伝えるべきことが多いです。   例：エスカレーション内容 など 共有の仕方 すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。 共有タイミング 朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。     部下からの情報共有   情報の性質 普段メンバー自身が感じているモヤモヤなど。 ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、迷っていることなど、言いにくいことが当たります。   確認の仕方・ 確認タイミング 1on1等で時間を確保し、まずは「何でも言ってよい雰囲気」を作り出し聴く態勢を整えてください。     　　           2. 連携した情報の蓄積   連携した情報を蓄積し組織全体で知識を共有することで、業務の効率化やミス防止に繋がります。 データを少しずつ蓄積・活用し、将来の業務や改善にも役立てていきましょう。   最近では、データを蓄積するためにツールを使うことも多くなっており、 slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。     万が一、職場環境の制限などでツールが使用できない場合は、以下のイメージで管理表を作成し管理します。 ※Excelで作る管理シートのフォーマットは本記事内の「3.関連資料」よりダウンロードができます。     Point 蓄積したデータの見直し   蓄積されたデータは、整理整頓する必要があります。   特に、使われていなかったり利用頻度の低いデータについては、 利用者側から見ると「どこに何が書いてあるのかが分からない」ため、 「すべての情報を一通り確認しないと最新のデータをキャッチアップ出来ない」というような 不要な工数が発生したり、有用な情報を確認する際のノイズとなってしまったりします。   せっかく蓄積したデータをより有益に活用するためにも、期の終わりなど定期的なタイミングできちんと整理を行いましょう。   特に、チャットツールはログが残せるため、ナレッジ管理用のための工数がかからず効率的ですが、 過去からの情報が残り続けていると煩雑化するため意識的に整理を行うようにしましょう。     3. 関連資料     ▶▶【📝資料】情報共有シート.xlsx はこちら   ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら

ファシリテーションを上達させるコツ

  みなさんは、「会議のファシリテーションがなかなかうまくできない」といった経験はありませんか？   元々当社入社前の前職ではたらいていた時、ファシリテーションに強い苦手意識を持っていた　”てぃーさん”　は、当社に入社してから、様々な取り組みを行う中で ファシリテーションの上達へ自信をつけることができました。   このコンテンツでは、そんなてぃーさんに、 「ファシリテーションを上達させる方法」について聞いてみました。     〈目次〉 登場人物紹介 ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 取り組みの概要 振り返りと分析 情報収集と検討 実践 まとめ 関連資料         1. 登場人物紹介   　     　 　話すことと食べることが好きな人。 　MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）   　社会人歴　8年 　経歴　　1社目：個別指導塾の教室運営    　　　　一人で働くことがメインだったので    　　　　ファシリテーション経験ゼロ　　2社目：建築系コンサルティング企業で本社勤務　　 　　　初めてチームで働き、    　    　　ファシリテーションに苦手意識を持つ　　3社目：当社     このコンテンツでは、私がファシリテーション克服のために、どんな取り組みをしたのかご紹介します。       2. ファシリテーションが苦手だった私の意識変化     今までは、ファシリテーションは向いていない・・・と諦めていたけれど、 練習や準備をすれば、上達ができること、 さらに、うまく進行できると、チームとしても仕事が進めやすくなることを実感できるようになりました！           それでは、どんな練習・準備を繰り返してきたのか、お伝えします！         3. 取り組みの概要     ここからは、私が行った取り組みのステップをお伝えします。   「振り返りと分析」　自分がなぜファシリテーションを苦手と感じているのか原因を考えました 「情報収集と検討」　ファシリテーションのコツを収集しました 「実践」　　　　　　学んだコツを、段階的に実践していきました   その結果、苦手意識を克服することができました。                 4. 振り返りと分析   なぜ苦手意識を持ち始めたのか、まずは前職での失敗談から振り返りを行いました。    前職での失敗談  　 　私と同僚は上司からとある指示を受けた際に、上司からの指示内容について、 　同僚とのミーティングを設定し話し合うことになりましたが、 　その時、決めなければいけない事柄について、同僚からの意見がなかなか出ず、 　”私ばかり 意見を出し、自分だけで話しを進めてしまう・・・”　という状態になってしまいました。 　結局ミーティング内で決めるべき内容がしっかり話し合いできないまま終了し、　 　その後ミーティングの中で決まった内容を、上司に提案しましたが、 　上司から「考えが浅い」と指摘を受けてしまい、やり直しになってしまいました・・・。     　     　この時の経験から、   　「なぜ上手くミーティングを回せなかったのか」 　その要因を考えるために、 　マインド・ミーティング前・ミーティング中の三つに分けて振り返ってみました。     振り返ってみると以下のことに気づきました。   　マインド（自身の気持ちの持ち方）は、 　　　　　参加者から発言があるのが当たり前だと思っていた 　 　ミーティング前は、 　　　　　事前準備が足りなかった 　　 　ミーティング中は、 　　　　　進め方のコントロールができていなかったこと   これらのことを克服するための情報収集と、どのようにすれば良いのかを検討しました。       　     　           5. 情報収集と検討   ここからは、どんな情報収集を行い、ファシリテーションの苦手克服のための検討を行ったかをお伝えしていきます。     マインド 編   ファシリテーションが得意な人がどのように実践しているか聞いてみたり、 インターネットでファシリテーションについて調べたりしたところ、   私はファシリテーションの役割について、   サポート役に回ること 意見を述べてくれた方に対して感謝を伝えること   これらが有意義な意見交換のために必須であることを学びました。     　           ミーティング前　編   ミーティング前は、ゴール設定と、事前準備が大切なことを学びました。   ゴール設定ミーティングを何のために開催するのかその日のミーティングで決めなければいけないことはなにかを、明らかにすることが大切です。ここで決めたゴールは、ミーティングの冒頭で必ず確認するようにしました。   事前準備その日のミーティングで決めなければいけないことに対して、どのようなアジェンダが必要かを決めて書き出します。そして各アジェンダに対しての時間を決めます。ここで、無理のない、現実的な時間設定にすることが大切です。       　           ミーティング中　編   ミーティング中は、時間管理と質問の仕方と話の粒度を意識することが大切なことだと学びました。   時間管理を行うミーティング前に決めた時間どおりに進んでいるかを確認します。 質問方法の工夫する参加者からの意見が出ないからと言って、意見がないとは限りません。どの点に対して意見を言えば良いのか困っている可能性もあります。そんなときは参加者に「あなたはどう思いますか？」と聞くのではなく、「この点についてはどう思いますか？」と、聞きたい範囲を限定して質問することで、相手も考えやすくなるため、意見を言いやすくなります。   話の粒度を意識するミーティングで議論が盛り上がった時、気づいたら話が逸れていて、その日決めるべきことよりも、細かい内容ばかりを話してしまう・・・といったことはありませんか？そうならないために、実施前に決めたゴールを達成するために必要な議論となっているか、話の粒度は適切かどうかを考えるようにしましょう。もし話が逸れてしまっていたら、理由を説明した上で、適切な粒度に修正することが大切です。           たくさんの情報を見聞きしましたが、自分の課題に対応する対策を選び、取り組みました。         6. 実践   どれだけ何を対策するか考えていたとしても、一度にすべてを挑戦していくのは簡単ではありませんよね？ そのため、私は実践の場を三段階に分けて設定し、実践していきました。   社内の定例ミーティングで時間管理のみを行う 社内の上司に報告する際などのミーティングでゴール設定・質問の工夫を行う参加者とゴールをすり合わせすることや、 前述の「ミーティング中」で記載したとおり、参加者に対しての質問の仕方を変えること、そして議論の粒度を意識した進行を実践しました。 社外のミーティングで全体的なファシリテーションを行う最後に1,2を踏まえて、社外の方々と緊張する場面であってもファシリテーションが行えるようになりました。   各段階で実践と振り返りを行い、次回に向けて気を付けることを決めることで、 自分の中の目標を明確にし、ステップアップをしていくことができました。     　             7. まとめ   このように振り返りと分析を行い、それに対する対策を知り実践したことで 上手にミーティングを回せるようになり、成長実感を得ることができました。   最後に、このコンテンツで伝えたいことは、   私は今まで、ミーティングの参加者は「自発的に意見を言ってくれる」 「ミーティングのゴールを理解してくれている」と思い込んでいましたが、 ミーティング参加者の意見は、”ファシリテーターである自分が引き出すもの”　だと考えが変わりました。 また、苦手なものをそのままにせずに挑戦してみたことで、成功体験を積むことができました。   この経験が少しでもみなさまの参考になれば嬉しいです。             8. 関連資料     ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】議事録作成のコツ はこちら

会議の生産性を高めるには

  目次 有意義な会議を行うために 会議前に確認するべき点 会議アジェンダの例 関連資料   1. 有意義な会議を行うために   会議は、コミュニケーションの仕組み化・情報共有・意思決定・課題解決・チームの連携強化のために実施しましょう。 全員の意見を集め、目標に向けた具体的な行動を決める場として活用します。   決めるべきことを決定し、無駄のない会議にするためには、内容に合わせて適切な頻度を検討することが必要です。 変動性が高い業務内容であれば、頻度を高くして認識を合わせる必要があります。   一般的な会議の例、頻度については以下を参考にしてください。   会議名 内容 キックオフ 特定のテーマに対して参集された関係者が初回の認識合わせを行う会 日次定例会 前日、当日、翌日の業務状況/予定および課題共有の実施のため、チーム全体や、一部のメンバー間にて少なくとも日に1回は開催する会議。実施形態としては、朝会、夕会などが多く見られる 週次定例会 関係者、チームから代表が参加し、週次の業務状況報告、および課題の共有などについて目線合わせ、意見交換を行う 月次定例会 関係者、チームから代表が参加し、月次の業務状況報告、および課題の共有と次月の方針/目標/活動内容などについて目線合わせ、意見交換を行う 四半期 半期の定例会 四半期もしくは半期に1度、チームの目標、アクションプランの進捗状況や実績、および課題/施策などの報告、関係者との意見のすり合わせ、今後のニーズすり合わせなどを行う     2. 会議前に確認するべき点   会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理しアジェンダを関係者に展開しておくとミーティングは効率的に進みます。 また、以下表の確認点を見直すことで、生産性を高めることもできます。   確認点 確認内容・理由 出席メンバー間で 会議の目的とゴールを共有できているか 会議の目的やゴールのイメージが参加者内でズレてしまっていると、会議がうまく進まなくなることが多いです。 できる限り、会議の目的やゴールは事前に認識をすり合わせるようにしましょう。 アジェンダは提出済みか アジェンダは会議前に提出しましょう。 アジェンダの時間設定は、普段から相手の反応や言動を観察し、 どのアジェンダで意見交換の時間を多めに取るかなど、 時間配分を考慮できているとより良いです。 全員出席が必要か 全員で意見交換する場は必要ですが、 すべての会議で全メンバーを出席することにした場合、その分工数確保が必要になります。 会議の出席者は、関係者図を参考にして、目的と内容に合わせて決定するようにしましょう。   また、大きな意思決定を行う会議の場合は、決裁者や自チームの管理者も出席できるように調整します。 メールや電話、チャットでは代替えできない内容か 情報共有のみが目的の会議であれば、あえて参加者の時間を取らず チャットやメールで共有で終わる可能性もあります。 適宜、会議を行う必要があるかどうかも検討しましょう。   3. 会議のアジェンダ例   会議の生産性を高めるために、当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有ができ、次回会議の進め方に活かすことができます。   アジェンダの例は以下の表を参考にしてください。   No アジェンダ 概要 時間 発表者 備考 1 目標進捗 KPI達成状況と今後のアクション確認 10分 リーダー   2 課題確認 課題管理表に記載の課題とアクションの確認 20分 全員   3 共有、相談事項 気になっていること、困っていることの共有と相談 10分 全員   4 ナレッジ・スキルシェア 今週の気づき、有効な対応の共有 10分 Aさん 毎週持ち回り 5 周知・共有事項 顧客とのミーティング、上位組織の会議体からの フィードバック事項 10分 リーダー   合計時間 60分           4. 関連資料 ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら   ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら  

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

  みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？   言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？     この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。   言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。     〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料       1. 登場人物紹介     ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）         2. 言語化能力とは？   マッキーさん 　私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて　「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。　特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！     てぃーさん 　ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。　家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？     マッキーさん 　私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが…   理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人     てぃーさん 　なるほど！そういう人いますよね。　相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。　まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力　が大切だと考えています。   　     マッキーさん 　へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。           3. 言語化能力の要素     てぃーさん 　はい！　まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 　反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 　そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。   　2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。　ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。   　3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。   　最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。　相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。     マッキーさん 　確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。　こんなことありますよね。   ■ よくある事例   思考力、要約力の不足 　　　順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。   観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。     てぃーさん 　そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。　今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 　時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、　その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。     マッキーさん 　なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？     てぃーさん 　そうですね…。　観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。　あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。　次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。　納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。　自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。　次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。　今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 　自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので　ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。　最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 　相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。     マッキーさん 　めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！     てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑     マッキーさん ありがとうございます…！         4. 言語化能力の高め方     マッキーさん 　では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！     てぃーさん 　自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 　それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。      　　　　  　　　　           マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。     てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。     マッキーさん ありがとうございました！           5. 関連資料     魅せて 伝える 資料作成講座   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。  

チーム運営を強化する稼働管理の基本

  チームの生産性を高め、適切なリソース配分や改善活動につなげるためには、 まず「稼働状況の把握」が欠かせません。
しかし、いきなり細かな作業単位で工数を洗い出すのは非効率です。 そこでまずは全体の稼働バランスを捉え、目的に応じた粒度で工数を測定し、実績との差分を定期的に確認していきましょう。
   この記事では、稼働管理の基本から、工数の算出方法、実績の確認ポイントまで、 業務を「見える化し管理する」ためのステップをわかりやすく解説します。   目次 稼働管理：まずは全体観を掴む 業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 　まとめ 　関連資料     1.稼働管理：まずは全体観を掴む   業務の稼働状況を把握する際、最初から一人一人が細かい作業単位で時間を算出するのは避けましょう。 まずは以下のような粒度で、チーム全体の稼働割合を把握することから始めます。   稼働内訳の例 ①業務遂行（オペレーション） ②業務管理（ミーティング、数値管理など） ③業務改善活動（提案・標準化など）   一般的に、③の改善活動に15%のリソースを確保できる状態が理想とされています。 チームの成熟度（※）に応じて比率を調整していくことが重要です。 ※タックマンモデル：形成期、混乱期、統一期、機能期、散会期を参考に、改善に割く時間を調整しましょう。         2.業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測   チーム稼働の全体像を把握した上で、業務に必要な人や時間を計算していきます。 これを行うことで、増員判断やパフォーマンス改善に役立てることができます。 目的に応じて、どの単位で計測するかを明確にしましょう。 まずは大きな単位で測定を始め、必要に応じて細かい作業単位へと移行するのが効率的です。   計測方法の例   時間単位管理（例：1時間ごと） 目的：業務の大まかな配分を把握する 活用例：チーム全体の稼働割合の確認、業務カテゴリ別の傾向分析 ツール例：Outlook、Excelで実績入力   分単位管理（例：5分〜15分単位）※必要に応じて管理 目的：業務の細部を分析し、改善や効率化に活かす 活用例：ボトルネックの特定、原価管理、請求精度向上、ツール導入効果の検証 ツール例：タイマー、専用工数管理ツール     3. 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認   稼働状況の正確な把握には、当初の計画（予定工数）と実際の稼働（実績）との比較が不可欠です。   Point   チェックポイント 工数の入力：勤怠システムや工数管理表を活用 実績の確認：計画との乖離や残業状況を把握 残業理由の確認：困っていることを具体的にヒアリング 業務の再配分：周囲との連携で負荷を調整   心理的に悪い状況を積極的に共有するのは気が引けるものです。 そのため、たとえ上司や先輩に、”大丈夫か？”問われたとしても、「まだ大丈夫です」と答えてしまう人が多いです。 状況は主観的な報告に頼らず、客観的なデータを把握することが必要不可欠です。 可能であれば毎日、少なくとも数日に一度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を確認を基本としましょう。     まとめ   チーム運営において稼働・工数の「可視化と管理」は生産性向上の鍵です。 チーム全体のパフォーマンスを継続的に底上げすることができます。     関連資料   ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら   ▶▶【📅ファイル】工数推移（月・年単位）管理表のダウンロード はこちら   【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

ナレッジを整理するには？

  目次 ナレッジの整理整頓 フォルダ構成の見直しをする ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする 関連資料   1. ナレッジの整理整頓   業務を進めるために参考となる情報をナレッジといいます。   ナレッジ運用でよくある問題は、蓄積されていくナレッジが定期的に整理整頓されないことです。 蓄積されっぱなしでは、新しい情報と古い情報が混在し、利用者にとって使い勝手が悪く、混乱を招く要因になります。 そのため、定期的に整理整頓を行い、使いやすくするようにすることが大切です。   ナレッジを整理する際は、利用頻度が低い情報は削除またはアーカイブし、 逆に利用頻度が高いナレッジに関しては、よく利用するリンク集としてまとめるなどの工夫をして動線を整理しましょう。   ナレッジを使いやすく・検索性を向上させるためのアクション   ①必要性の確認 　既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 　利用頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。   ②内容を精査・整理 　内容を業務ごとに分類し、使い勝手が良いように格納先を整理します。   ③内容の拡充 　利用頻度が高いものは、内容を拡充させます。普段からしているフローや手順書にも反映しましょう。   この一連の流れを定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。       2. フォルダ構成の見直しをする   ナレッジの保存環境の見直しも、アクセスの利便性を上げるための重要な見直しの一つです。 どんなに良いナレッジも、必要な時に見つからなければ意味がありません。   以下の例では第1階層(大分類)を案件別として、第2階層(小分類)を工程ごとに区切りっています。 どの案件でも、同様な構成にすることで検索性を高めることができます。       3. ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする   ナレッジは、本来の意味や機能を失い、ただ蓄積しているだけの状態になってしまうことがあります。 こういったナレッジの形骸化については、環境面を定期的に見直すことでも防止できます。 活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても、定期的に見直しを行いましょう。   ナレッジをシェア・活用するには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。   「場」には具体的に以下のような例があります   ① コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 　業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。   ② フリーアドレススペースの設置 　「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。   ③ 勉強会・事例発表会の実施 　個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。   ④ 社内SNS/グループチャット 　個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。   ⑤ 読書会/輪読会の実施 　課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 　新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。   ⑥ 社内報を活用したナレッジ共有 　最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 　社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 　既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能です。       4. 関連資料     ▶▶【🎥動画】学びをシェアする文化をいかにつくるか はこちら

業務プロセスを可視化する

  目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料   1. プロセスとは   プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。   デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。   プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 　　　特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。   これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。       2. 可視化を助けるドキュメント   プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。     チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。   以下進め方を参照ください。   業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする  作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する  　例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する         3. ドキュメントのアップデート   ドキュメントアップデートにおける二つのポイント   Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする   チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。   関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。   やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。   Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う   業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。   業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。   定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。   情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。   アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。   期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。         4. 関連資料   ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら  

稼働不足を解消して改善を進める方法

  業務改善に向けた課題が整理され、打ち手も明確になっているにも関わらず、 「実行に移す稼働がない」という壁に直面するケースは少なくありません。   これは多くの現場で頻発する課題であり、放置すれば改善の機会を逃すだけでなく、 チームの成長も停滞しかねません。 この“稼働問題”に対する解決策は、実はシンプルです。大きく分けて、以下の2つのアプローチが有効です。   目次 スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 　関連資料     １．スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 日々の業務が忙しく、まとまった時間を確保するのが難しい場合は、 15分・30分といった短時間で作業を進める工夫が必要です。 改善活動を「細切れ」にすることで、日常業務の合間にも着手できるようになります。   この方法を成功させる鍵は、作業の洗い出しです。 どの作業をどの単位で進めるかを明確にすることで、短時間でも着実に前進できます。 未来のために1%の時間を使うだけでも、1年後には37倍の成果につながる ──これは複利的な成長の考え方です。     ２．一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 改善活動は、そもそも時間的余裕がないからこそ必要とされるものです。 そのため、「空いた時間でやる」ではなく、「時間を作る」ことが求められます。   この場合、管理者がチーム全体の労務状況を見ながら、期間を定めて残業時間や業務調整を行い、改善活動に充てる時間を確保する必要があります。   Point   チーム内での“コミットメント” 何時間を確保するのか どの期間で進めるのか どの打ち手を優先するのか   これらを明示し、メンバーに説明した上で進めることで、 改善活動が「やれること」から「やること」へと変わります。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。意図的に作り出すことが、改善の第一歩です。   改善は“稼働の確保”から始まります。 改善の打ち手が見えていても、実行に移す稼働がなければ成果は生まれません。 スキマ時間の活用と稼働調整という2つのアプローチを組み合わせることで、初期稼働を創出し、改善活動を持続可能なものにすることができます。     関連資料   ▶▶【📝記事】業務改善の手法「ENCRS」とは？ はこちら     ▶▶【🎥解説動画】時間の余裕がない はこちら

計画修正時の調整方法

  業務一覧(WBS)を作成し、想定していなかった作業が必要である事や、想定している予算感やスケジュール感では対応できない事などを気づける状態を保つことが良いでしょう。 その中から許容範囲と許容できないレベルの確認を随時行ってください。   具体的に認識を合わせること 　・Q：想定品質と測定方法 　・C：予算と想定費用 　・D：期限やスケジュールの想定 　・S：想定作業量   なお、期待値の調整は重要ですが、ついついリスクの説明ばかりをしがちです。 そうなった場合、意図せず顧客や関係者の信頼を損ねることがあります。そらないように以下の点に注意すると良いでしょう。   全力で元の計画通りゴールや成果に近づけたいということを伝えながらもリスクを伝え、相手もリスクを認識してからトレードオフ案を出す。 いきなり100％のトレードオフ案ではなく、10％、20％、30％と小刻みにしたものを伝え、まずは最小対応として10％から承認を取る。※1   また、期待値の調整(特にトレードオフ案の提示)の場合、相手が関心あるのは圧倒的に「これからどうなるか？」という未来の話です。 なのに多くの人が「なぜ計画が乖離したか？」「現状がどうなっているか？」を説明することに必死になりがちです。 たしかに正しく現状と発生している問題を認識することは的確な修正計画を策定する上で重要ですが、 顧客や関係者にとって重要なのはその修正計画とそれによる影響です。 期待値調整に失敗する人のほとんどは、この勘違いをしているパターンが多いです。 特に自身で判断をする決裁者でそのレベルが上がれば上がるほどにより未来の話への関心が高まります。 相手の立場、役職に応じて経緯、原因、修正計画、影響のどこに比重を置いて会話するかを見極め、使い分けましょう。※2   ※1：人はいきなり大きな影響やリスクのあることを決断できません。 ただ、一度決断するとその後、そのレベルが上がっても同様の決断をしやすくなります。 考えたトレードオフ案のリスクや影響があまりに大きい場合は、全体を見せた上でより小さな範囲から承認をもらうように交渉するとスムーズに進む場合があります。 また、自分たちが考えたトレードオフ案も実際は正しいかどうか、どれほど効果があるか分からない、 という場合も小さな範囲で進めることでその後の更なる計画修正も容易になります。   ※2：決裁者のレベルが上がるにつれて経緯＞原因＞修正計画＞影響と関心が移っていきます。

魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。   目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう       1.資料を使うシーンを想像する   資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。   〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉   資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。   〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉   このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。       2.伝えたい内容を構造化する   伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。     元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。     Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった     Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化   Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます   STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」   Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎     Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 　---------------------------------------------------------------------- 　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　 　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- 　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上   Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう   【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】　← 一番言いたい　 　---------------------------------------------------------------------- 　取り組み①：リモートワーク導入 　結果　　　 ：ワークライフバランスが充実 　 　取り組み②：従業員支援プログラム拡充 　結果　　　 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- 　↓ 　全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 　　← 一番言いたい　   Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎　資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます     STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする   Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。     Point 長くて2行までにする   Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！）   　　　     3.準備ができたら魅せて伝えよう   以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！     ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。