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【第1回】沢渡あまねの仕事のお悩み相談室
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。 1回目のテーマは、「モチベーションが上がらない」。 ・モチベーションは高ければ高いほどよい。 ・一定のモチベーションを保つやり方はあるのか? そういった考えが浮かんでいましたが、最初に沢渡さんからは、 「モチベーションは、高くないといけないのか?」 という投げからから話は思わぬ展開へ・・・
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計画修正時の調整方法
業務一覧(WBS)を作成し、想定していなかった作業が必要である事や、想定している予算感やスケジュール感では対応できない事などを気づける状態を保つことが良いでしょう。その中から許容範囲と許容できないレベルの確認を随時行ってください。 具体的に認識を合わせること ・Q:想定品質と測定方法 ・C:予算と想定費用 ・D:期限やスケジュールの想定 ・S:想定作業量 なお、期待値の調整は重要ですが、ついついリスクの説明ばかりをしがちです。 そうなった場合、意図せず顧客や関係者の信頼を損ねることがあります。そらないように以下の点に注意すると良いでしょう。 ・全力で元の計画通りゴールや成果に近づけたいということを伝えながらもリスクを伝え、相手もリスクを認識してからトレードオフ案を出す。 ・いきなり100%のトレードオフ案ではなく、10%、20%、30%と小刻みにしたものを伝え、まずは最小対応として10%から承認を取る。※1 また、期待値の調整(特にトレードオフ案の提示)の場合、相手が関心あるのは圧倒的に「これからどうなるか?」という未来の話です。 なのに多くの人が「なぜ計画が乖離したか?」「現状がどうなっているか?」を説明することに必死になりがちです。 たしかに正しく現状と発生している問題を認識することは的確な修正計画を策定する上で重要ですが、 顧客や関係者にとって重要なのはその修正計画とそれによる影響です。 期待値調整に失敗する人のほとんどは、この勘違いをしているパターンが多いです。 特に自身で判断をする決裁者でそのレベルが上がれば上がるほどにより未来の話への関心が高まります。 相手の立場、役職に応じて経緯、原因、修正計画、影響のどこに比重を置いて会話するかを見極め、使い分けましょう。※2 ※1:人はいきなり大きな影響やリスクのあることを決断できません。 ただ、一度決断するとその後、そのレベルが上がっても同様の決断をしやすくなります。 考えたトレードオフ案のリスクや影響があまりに大きい場合は、全体を見せた上でより小さな範囲から承認をもらうように交渉すると スムーズに進む場合があります。 また、自分たちが考えたトレードオフ案も実際は正しいかどうか、どれほど効果があるか分からない、 という場合も小さな範囲で進めることでその後の更なる計画修正も容易になります。 ※2:決裁者のレベルが上がるにつれて経緯>原因>修正計画>影響と関心が移っていきます。
テレワーク下でのコミュニケーション強化
テレワーク下では、リアルでのコミュニケーションと比較すると、頻度は下がります。 チーム内での周囲とのメンバーとの関係性がある場合は、業務上での相談がまだ出来ますが、そういった関係性が出来ていないと、相談がしにくくなります。 関係性を築いていくには、雑談は重要ですが、テレワーク下では、雑談は意図的にすることが大切です。 いくつか事例を紹介しますので、自分のチームに合うものを取り入れ、チーム内の関係性を高めていきましょう。 日中の業務時間帯に突然雑談をし始めても、相手側は仕事に集中していて邪魔されることを嫌がる場合があります。 更にテレワークでは相手が何をしているのか、状況も見えづらいです。 気軽に雑談が出来るようには、定期的な時間枠を設けて自然とそういった会話を行えるようにしておくことが大切です。 集まりやすい時間帯は、業務スタート時、ランチ時、夕方など、業務が始まる前や後などが候補となります。 特に、業務スタート前は、相手のコンディションなどを察知出来る機会にもなり、業務調整等を行う1つの判断材料にもなりますので、お勧めです。 枠を設けられない場合は、例えばチームMTGの冒頭5分は、必ず雑談するルールを決めて運用するのもよいです。 他のやり方としては、チームで意見交換をした上で仕組み化すべきですが、気軽にすぐにコミュニケーションを取れるように、zoomやteamsなど、オンライン通話を常時接続にするというやり方もあります。 常時接続は、雑談だけでなく、業務中のコミュニケーションを円滑にします。すぐに声を掛けられる環境があると、相談する側のハードルが下がり、問題解決もスムーズに進みます。 最後に、オンライン上での仕組み以外でのやり方ですが、リアルタイムで定期的にコミュニケーションが取れる機会を設けることも検討してみ下さい。 実際に顔を見ながらコミュニケーションを取る場合は、情報量が全く違うことに改めて気づかされます。テレワークが中心になっている場合は、週や月に1度など、状況に合わせて検討してみてください。
業務プロセス改善の考え方
業務プロセスの改善は、主に3つのポイントがあります。 1.「ENCRS(エンクルス)」という考え方 ENCRS(エンクルス)とは一般にいわれているECRS手法とその全行程に並列で改善効果を最大化させるために必要となるN(Negotiation:交渉)を加えたCOROPS独自の改善の考え方です。 ENCRSはEliminate(排除)、Negotiation(交渉)、Combine(結合と分離)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の頭文字を取ったもので、業務改善のポイントを整理したものです。それぞれの説明は以下の通りです。 Eliminate(エリミネート) 【排除/無くせないか?】 業務の目的をもう一度見直し、その業務は無くせないかを考える。 Negotiation(ネゴシエィション) 【交渉/調整できないか?】 交渉・提案を通じて、業務制約そのものを変える。組織のルールや戦略まで踏み込んであるべき姿を追求する。 Combine(コンバイン) 【結合と分離/一緒にできないか?】 業務をまとめて一緒に処理することで、または分離して処理することで、かかる時間を短くできないかを考える。 Rearrange(リアレンジ) 【交換/順序の変更はできないか?】 仕事や作業の順序を入れ替えることで、効率的にならないかを考える。 Simplify(シンプリファイ) 【簡素化/単純化できないか?】 もっと省略したやり方で、同じ結果を生み出せないかを考える。 2. デジタルツールの活用 デジタルツールは、業務の生産性や品質を向上させるために有用なことが多いため、業務プロセスを設計・改善する際には、一度はデジタルツールを活用することを考えると良いでしょう。 特に手作業の代替、スピードの向上という意味では、ENCRSのSimplify(簡素化)での解決策として積極的な活用を検討すると効果的です。 また、既存の業務プロセスをEliminate(排除)やCombine(結合と分離)やRearrange(交換)することで、 デジタルツールが活用できないか?という視点で考えやすくなります。 デジタルツールの活用は単純に作業効率を上げるだけでなく、業務で扱う情報がデータ化して蓄積され、効果的な分析がしやすくなること、作業が自動化されることによるミスの低減といった効率化以外の効果も期待できます。 3. 関係者を巻き込むための提案 自チームだけでは解決が難しい課題などは、自チーム以外の力、要素も組み合わせて解決に動きます。 関係者の協力を得て、進める必要がる場合は、積極的に提案することが大切です。 次期での実現に向けて動きましょう。
メンバーのコンディション把握やキャリア形成に向けて面談スキルを強化したい
組織生産性の最大化、メンバーのキャリア実現支援のためにメンバーコミュニケーションは非常に重要です。面談を効果的に行うためには、面談する側のスタンスや印象も重要です。面談の主役はあくまで相手側であり、面談は相手役のための時間です。研修資料を参考としていただき、聞く姿勢・スタンスの重要性の理解と相手を尊重した姿勢で取り組みください。
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