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【お悩相談_004】時間の余裕がない
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「時間の余裕がない」です。 日々の仕事は、業務の遂行、管理、改善の3つにわけることができます。この比率でよくあるお悩みは、業務の遂行/管理に時間を取られてしまい、中々改善に時間を割くことができないことです。 どんな風に改善時間を生み出せばよいか、余裕を生み出す原理原則とは何かを解説していただきます。 プレイング比率が多い方は、ぜひ参考にして下さい。
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会議の生産性を上げるコツ(準備)
会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理し、アジェンダを作り、関係者に対して展開を行う。 更に発表者は伝えたい内容をMTGまでに展開しておく等、事前の準備はあればあるほど、MTGは効率的に進みます。 参考として、議題を持ち込む際は、以下の内容に沿って、考えを整理してみてください。 ※全て整理が出来ているとよいですが、分かるところから整理を進めてみて下さい。 ▼サマリ └議案事項、なぜそうしたいのか ▼そこに至るまでの経緯 └背景 この議題の経緯 └関連するアジェンダ その議題に関連する他議題/テーマ ▼詳細 └目的 何のためにするのか └目標 いつまでに誰が何をどうするか └詳細内容 詳細記載 └スケジュール 開始/終了の期間 └金額 費用もしくは想定必要工数 └結果確認日 最終確認日(中間報告の日も含む) └得られる効果 目的/目標の効果+副次的にえられる効果
業務標準化を進めるために最初にやること
標準化を進めていくために、何から手を付けるべきかですが、いきなりマニュアルを作成し始めてはいけません。一番最初に取り組むべきことは、業務一覧を作ることです。 チームで対応すべき業務を一覧化し、その中で、優先度が高いモノから着手し始めましょう。 業務一覧から取り掛かる理由ですが、3,4名のチームであれば、全員が全体を俯瞰的に見えているため、何が一番優先度が高いのか、共通認識を持てていることが多いです。 例えば6名のチームで2人1組で3つの業務を担当して進めている場合、何から着手すべきかは、全体を俯瞰するために情報整理を行わないと正しい判断が出来ません。そのために、業務一覧をまずは作成する所から始めます。そして業務一覧に沿って、マニュアル、手順書、フロー、FAQなどがあるかどうかをチェックし、何から着手するか優先度を定めていきます。
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会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)
普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 why 会議の目的・ゴール メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 what 会議の目的に沿った資料 現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 who 参加者 その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 how 対面、オンライン、チャット等 where 場所 When 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。
体制図の作成法
業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 ・役割表 チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。 チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、 何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。 そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限2人が知っている状態をつくる、ということです。 このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 ・体制図 体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。 つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。 また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、 「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。
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