魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。 目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう 1.資料を使うシーンを想像する 資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。 〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉 資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。 〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉 このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。 2.伝えたい内容を構造化する 伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。 元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。 Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化 Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」 Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎ Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ← 一番言いたい ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 ← 一番言いたい Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎ 資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。 Point 長くて2行までにする Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！） 3.準備ができたら魅せて伝えよう 以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！ ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

業務プロセスを可視化する

目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料 1. プロセスとは プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。 デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。 プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。 これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。 2. 可視化を助けるドキュメント プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。 チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。 以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする 作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する 3. ドキュメントのアップデート ドキュメントアップデートにおける二つのポイント Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。 関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。 Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う 業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。 業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。 情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。 アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。 期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら

新任リーダー必見！管理者が使えるフォーマット特集！

「計画を出してって言われたけど、何からどうまとめればいいの？」「チームの状況をうまく説明できない…」「誰に何を任せればいいか、いつも迷ってしまう…」 リーダーは、忙しい日々の中で上司・メンバー・顧客に向けて、 さまざまなドキュメントを作成し、説明する場面が多くあります。 「1から資料を作る時間がない…！」という方リーダーの皆さん向けに 目的別にダウンロードしてすぐに使える厳選フォーマット6選をご紹介！ 〈目次〉 チームの計画を立てる チームの体制を整理 顧客、メンバーとのコミュニケーション チームの課題管理 メンバー育成 フォーマット一覧 ✨記事の最後に、COROPS WEB上にあるすべてのフォーマットが確認できるリンクもご用意しています。「このシーンに使える資料ないかな？」というときに、ぜひご活用ください！ チームの計画を立てる コンテンツ 概要・ポイント ▶解説動画 ▶フォーマット 「計画を整理したい」 ▶計画フォーマット 年間・月間・週次など、複数パターンの計画表が揃ったフォーマット集。 “目的・ゴール”が整理されたあとに使うことで、進め方や役割を具体化しやすくなります。 ▶活用シーン キックオフ、企画/提案時の全体像説明、週次定例会議 etc.. チームの体制を整理 コンテンツ 概要・ポイント ▶解説動画 ▶フォーマット 「各担当業務や体制を整理したい」 ▶体制図フォーマット ピラミッド形式、表形式、内部・外部の構成など、複数パターンの体制図が揃ったフォーマット集。 上司への説明やプロジェクトのキックオフなどの急に必要になったタイミングでもすぐに体制を見える化できます。 ▶活用シーン キックオフ、企画/提案時の全体像説明、体制変更の説明 etc.. 顧客・メンバーとのコミュニケーション コンテンツ 概要・ポイント ▶解説動画 ▶フォーマット 「顧客との接点を定期的に確保したい」 ▶コミュニケーションプランフォーマット 誰と・いつ・何を話すかを整理できる、 会議・ミーティング設計用のフォーマット集。会議体を一覧化しておくことで、関係者との定期的な接点を確保しやすくなり、体制変更時のコミュニケーションプランの見直しにも役立ちます。 ▶活用シーン 複数関係者が関わるプロジェクト etc.. ▶フォーマット 「チームメンバーと関係性を深めたい」 ▶プロフィールシート メンバー同士の自己紹介に使えるプロフィールシート。 メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。 ▶活用シーン 新規メンバー参画時、チーム内のアイスブレイク etc.. チームの課題管理 コンテンツ 概要・ポイント ▶フォーマット 「課題を管理し、改善・再発を防ぎたい」 ▶課題管理表 プロジェクトで発生するさまざまな課題を一覧で整理できるフォーマット。課題は都度記録する場を設けないと、管理が難しく、改善が後回しになりがちです。“見える化”することで、課題の棚卸し・担当者の明確化・対応状況の把握がしやすくなります。 ▶活用シーン 課題発生時／定例会議での課題整理 etc.. メンバー育成 コンテンツ 概要・ポイント ▶解説動画 ▶フォーマット 「メンバーのスキル習熟度を把握したい」 ▶習熟度マップ メンバー1人ひとりのスキルや経験を見える化し、育成や業務アサインに役立てられるフォーマット。感覚や印象に頼るのではなく、客観的な情報をもとに戦略的な育成・配置判断ができるようになります。 ▶活用シーン 来期戦略検討時／配置見直し時／新メンバー参画時（OJT担当決め）etc.. 今回ご紹介したもの以外にも、COROPS WEBにはチーム運営に役立つフォーマットがたくさん揃っています！ 「こんな時に使える資料が欲しかった…！」がきっと見つかるはず。ぜひ、他のフォーマットもチェックしてみてください！ ▶▶業務で使えるフォーマット一覧📚 参考資料 ▶▶新任リーダー向けおすすめコンテンツ特集🔰

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？ 今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！ 目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料 1. なぜこの時期に業務整理をするのか？ 皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」 今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。 それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。 2. 整理するべき３つのこと 年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。 ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。 計画 チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。 概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。 そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら プロセス 年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。 概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。 ナレッジ 日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。 概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら 最後に 12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。 COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS WEBをご紹介ください。 それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！ 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？ 仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！ この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！ Q1 はい → Q2へ__ いいえ → Q3へ__ Q2 はい → Aタイプ いいえ → Q4へ__ Q3 はい → Bタイプ いいえ → Cタイプ Q4 はい → Q5へ__ いいえ → Q6へ__ Q5 はい → Dタイプ いいえ → Q6へ__ Q6 はい → Eタイプ いいえ → Q7へ__ Q7 はい → Q8へ__ いいえ → Bタイプ Q8 はい → Cタイプ いいえ → Bタイプ

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

目次 マニュアル作成時の課題 準備と実行のポイント 関連資料 1. マニュアル作成時の課題 業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 以下のポイントを押さえてみましょう。 2. 準備と実行のポイント 準備のポイント 利用者のリテラシーを考える作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 FMTを統一しておくオリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 Point 優先順位 1 オペレーション 多 × エスカレーション 多 2 オペレーション 多 × エスカレーション 少 3 オペレーション 少 × エスカレーション 多 4 オペレーション 少 × エスカレーション 少 オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。優先順位に従って、着手していきましょう。 実行のポイント 利用者にもレビューをお願いするレビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 Point 目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

新しいメンバーを受け入れるチーム必見 ～チェックしておきたいコンテンツ6選～

新しいメンバーを受け入れるチームはこんな不安や悩みがあるのではないでしょうか？ ✔ 「どんな準備をしておけばいい？」 ✔ 「どうすれば早く馴染んでもらえる？」 ✔ 「どうすれば相談しやすい雰囲気を作れる？」 そんなお悩みの解決に役立つ実践的なコンテンツを6つご紹介！ 〈目次〉 OJT計画フォーマット プロフィールシート 体制図フォーマット 相談しやすいチームの雰囲気の作り方 1on1のコツ 上手い距離の縮め方 関連記事 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント OJTの進め方に迷わない！ 育成計画の見える化でスムーズな指導を 新メンバーが業務をスムーズに習得できるよう、 OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の流れを整理できるフォーマットです。 💡Point ✔ 1ヶ月後・3ヶ月後のゴールを明確に！ どの業務をどのタイミングで任せるかを計画できます。 ✔ 指導担当者が変わっても安心！ 進捗状況を可視化できるので、誰でもフォローしやすくなります。 ✔ 新メンバーの理解状況を見ながらスケジュールを調整できる！ 「理解が早い」「もう少し習得には時間がかかりそう」などメンバーの状態に合わせて計画を調整しやすくなります。 お互いのことを知り、チームに馴染みやすくする 新メンバーと既存メンバーの間に、会話のきっかけを生む自己紹介シートです。 💡Point ✔ 経験・得意なことを共有！ どんなスキルを持っているかが分かり、適切な業務を任せやすくなります。✔ 趣味やMBTIも共有すると意外な共通点が見つかるかも？ 「実は○○が好きなんです！」「MBTIは〇〇です！」などの情報が、雑談のきっかけになります。✔ 一方通行ではなく、双方向の紹介に！ 新メンバーだけでなく、既存メンバーも自己紹介を共有することで、より自然な関係構築が可能に。 ※MBTI（Myers Briggs Type Indicator）＝個人の性格を16タイプに分類する診断テスト 誰に何を聞けばいい？が一目で分かる！ 「この業務は誰が担当？」「困ったとき、誰に相談すればいい？」 そんな疑問をなくすためのフォーマットです。 💡Point ✔ 業務ごとの担当者を明確化！ 相談のハードルを下げ、仕事のスムーズな進行をサポートします。✔ チームの関係性が分かる！ 上司・先輩・同期のつながりが視覚的に整理され、新メンバーがチームの動きを把握しやすくなります。✔ 11種類のフォーマットで組織単位別に作成が可能！ チーム単体・部全体・顧客との関係性など、組織ごとに作成ができる為、組織の全体像も把握しやすいです。 新メンバーが安心して質問できるチームを作るには？ 新しい環境では、ちょっとしたことを聞くのも緊張するもの。 メンバーが気軽に相談できるチームの雰囲気を作るコツを紹介します。 💡Point ✔ 「相談ができない…」と感じている人の気持ちがわかる！ 実際に新しい環境に異動した人のリアルな悩みがわかるのでどんな対策を立てればいいかイメージしやすいです。✔ 相談のハードルを下げる魔法のフレーズ！ 相談しやすいようにチーム内で定着させるといいワードをご紹介！ 異動したばかりで感じる「不安」や「焦り」を解消！ 新しい環境に馴染むには時間がかかるもの。1on1を活用して、新メンバーが安心して話せる場を作りましょう！ 💡Point ✔ 「不安はないです」状態から悩みを引き出す不安が多すぎる・漠然としている・思い浮かばない状態から上手く悩みを引き出すコツをご紹介！ ✔ 1on1をする側が普段から意識しておくこと1on1のときに話題に困るという方は必見。 普段からあることを意識しておくことで解決できます。 近すぎず、遠すぎず、適切な距離感を保つには？ 新メンバーとどのように関わればいいか、悩む人も多いはず。 特に新メンバーは気を遣ってしまい、なかなか距離が縮まらないことありますよね。 💡Point ✔ 実践的なテクニックと普段から意識することをご紹介！ 初対面の人とのコミュニケーションが苦手でも すぐに実践できるテクニックや、普段から意識することで相手からの印象を変えることができるテクニックをご紹介。 関連資料 ３月特集記事 ▶▶【📝特集記事】新任チームリーダーまずやるべきこと はこちら

チーム運営を強化する稼働管理の基本

チームの生産性を高め、適切なリソース配分や改善活動につなげるためには、 まず「稼働状況の把握」が欠かせません。 しかし、いきなり細かな作業単位で工数を洗い出すのは非効率です。 そこでまずは全体の稼働バランスを捉え、目的に応じた粒度で工数を測定し、実績との差分を定期的に確認していきましょう。 この記事では、稼働管理の基本から、工数の算出方法、実績の確認ポイントまで、 業務を「見える化し管理する」ためのステップをわかりやすく解説します。 目次 稼働管理：まずは全体観を掴む 業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 まとめ 関連資料 1.稼働管理：まずは全体観を掴む 業務の稼働状況を把握する際、最初から一人一人が細かい作業単位で時間を算出するのは避けましょう。 まずは以下のような粒度で、チーム全体の稼働割合を把握することから始めます。 稼働内訳の例 ①業務遂行（オペレーション） ②業務管理（ミーティング、数値管理など） ③業務改善活動（提案・標準化など） 一般的に、③の改善活動に15%のリソースを確保できる状態が理想とされています。 チームの成熟度（※）に応じて比率を調整していくことが重要です。 ※タックマンモデル：形成期、混乱期、統一期、機能期、散会期を参考に、改善に割く時間を調整しましょう。 2.業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 チーム稼働の全体像を把握した上で、業務に必要な人や時間を計算していきます。 これを行うことで、増員判断やパフォーマンス改善に役立てることができます。 目的に応じて、どの単位で計測するかを明確にしましょう。 まずは大きな単位で測定を始め、必要に応じて細かい作業単位へと移行するのが効率的です。 計測方法の例 時間単位管理（例：1時間ごと） 目的：業務の大まかな配分を把握する 活用例：チーム全体の稼働割合の確認、業務カテゴリ別の傾向分析 ツール例：Outlook、Excelで実績入力 分単位管理（例：5分〜15分単位）※必要に応じて管理 目的：業務の細部を分析し、改善や効率化に活かす 活用例：ボトルネックの特定、原価管理、請求精度向上、ツール導入効果の検証 ツール例：タイマー、専用工数管理ツール 3. 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 稼働状況の正確な把握には、当初の計画（予定工数）と実際の稼働（実績）との比較が不可欠です。 Point チェックポイント 工数の入力：勤怠システムや工数管理表を活用 実績の確認：計画との乖離や残業状況を把握 残業理由の確認：困っていることを具体的にヒアリング 業務の再配分：周囲との連携で負荷を調整 心理的に悪い状況を積極的に共有するのは気が引けるものです。 そのため、たとえ上司や先輩に、”大丈夫か？”問われたとしても、「まだ大丈夫です」と答えてしまう人が多いです。 状況は主観的な報告に頼らず、客観的なデータを把握することが必要不可欠です。 可能であれば毎日、少なくとも数日に一度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を確認を基本としましょう。 まとめ チーム運営において稼働・工数の「可視化と管理」は生産性向上の鍵です。 チーム全体のパフォーマンスを継続的に底上げすることができます。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】工数推移（月・年単位）管理表のダウンロード はこちら 【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。 目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。 1.資料を作る目的 皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？ 例えば… 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ 2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。 ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。 例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？ ■1つ目の資料 ■2つ目の資料 多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。 3.まとめ 相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

魅せて 伝える 資料作成講座　～第3回 魅せるコツ～

資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。今回の講座では、これらの「魅せる」ためのコツについて詳しく解説していきます。 目次 テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する ・図解の型を活用する ・適切なアイコン・イラストを用いる テキストに強弱をつける ・文字に色を付ける ・文字のサイズを変える ・図形を使う まとめ 1.テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する 自分の考えや相手に伝えたいことは言葉だけでなく「情報を視覚化」することで情報の構造や関係性が明確になり、相手に伝わりやすくなります。 ①図解の型を活用する 複雑なテキスト情報は図解で簡略化することで、情報を理解しやすく記憶にも残りやすいという効果があります。以下のように「こういう表現したいときはこの図で表す」などの型を覚えておくと図の作成に取り掛かりやすくなります。 ▼複数要素の関係性を表現したいとき 因果関係・変化：原因と結果、変化の過程を示す相互関係・やりとり：互いに影響を与える関係を示す対立関係・相反：対比や競合する要素を示す ▼物事の流れを表現したいとき サイクル：繰り返される要素を示すプロセス：時系列の要素を示す ▼複数要素の重なりや共通点を表現したいとき ベン図：共通点や重なる要素を示すオイラー図：要素間の関係を示す ▼複数の要素を比較・簡潔にまとめたいとき 表：情報を整理・比較する ▼数字の推移や割合を表現したいとき 折れ線グラフ：時間経過による数値の変化を示す 棒グラフ：異なるカテゴリの数値を比較する円グラフ：全体に占める割合を占める ②適切なアイコン・イラストを用いる アイコンやイラストはテキスト情報を補助する役割があります。また、文字だけの資料よりもアイコンやイラストの素材を加えたほうがより理解されやすく、記憶にも残りやすいという効果があります。資料に適切なアイコン・イラストを用いるには、以下のようなポイントを押さえましょう。 関連性をもたせる スライドの内容とビジュアルは関連のあるものを選びましょう。 Point 適切なアイコン・イラストを選定するためには、連想ゲームをしてみよう キーワードを分解して、適切なアイコンを探す手法があります。 2.テキストに強弱をつける 重要な要素はパッと見てわかるように強調することが効果的です。しかし、あれもこれもと目立たせてしまうとどこに注目すればよいのかわからなくなり逆効果になります。大切なのは「どこに注目させたいのか」を考えて強弱をつけることです。 ①文字に色を付ける スライドのメインカラーまたはアクセントカラーで「重要なキーワード」に色を付けます。 ②文字のサイズを変える 「重要なキーワード」は思い切って大きくし、色文字や太文字と併用するとさらに効果的です。 Point 数字を強調させる場合は数字は大きく、単位は小さくすると◎ ③図形を使う スライドのメインカラーまたはアクセントカラーを使った図形の上に文字を置くとさらに強調度がアップします。 3.まとめ 3回にわたる「魅せて 伝える 資料作成講座」をお読みいただきありがとうございました。この講座で紹介した資料作成の前にやるべきことと魅せるコツを活用してぜひ実際のビジネスシーンで「魅せて伝える資料」を作成してみてください。 魅せて 伝える 資料作成講座のまとめ ①資料を作る前に資料を使うシーンを想像する ・資料を見る相手は誰？ ・相手にどんな行動を起こしてほしい？ ・資料はどんな状況・環境で使用する？ ②文章を構造化して端的に伝える ③図解・アイコンを使用する、テキストに強弱をつけて視覚的に伝える ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 関連資料