日々の振り返りのコツ

振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。 例えば料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか？と考えるシーンはよくあります。 何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。 ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。 このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。 つまり、より高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。 効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。 ここでは、YWTを紹介します。YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。 Y：今日やったことは何か。実績。 W：わかったことは何か。気づき。 T：次にやることは何か。改善点。 しかし、いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。 ▼Y(やったこと) 上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。 例えば、今日は提案資料の作成を行ったとします。これを書き起こすと、 △　提案資料の作成　できた/できていない。順調/遅延。など 〇　提案資料の作成　50％/順調 　　└ストーリーを作る　完了 　　└目次を作る　完了 　　└目次ごとのキーメッセージを作る　未着手 　　└必要なデータを収集する　未着手 粒度が荒いままだと、何ができたのか？できていないのかが？わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。 具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。 ▼W(わかったこと) Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。 そうではなく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。 △　ストーリー作りは順調に進んでいる。しかし目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 〇　目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。 　　1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。 うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。 もう1段振り返るときのポイントは、why(どうして？)よりも、what(要因)は何だろう？と考えてみて、 「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。 次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。 ▼T(次にやること) W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。 △　作業工程を見直す 〇　30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。 このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。 次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。 このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。

業務標準化を進めるために最初にやること

標準化を進めていくために、何から手を付けるべきかですが、いきなりマニュアルを作成し始めてはいけません。一番最初に取り組むべきことは、業務一覧を作ることです。 チームで対応すべき業務を一覧化し、その中で、優先度が高いモノから着手し始めましょう。 業務一覧から取り掛かる理由ですが、3，4名のチームであれば、全員が全体を俯瞰的に見えているため、何が一番優先度が高いのか、共通認識を持てていることが多いです。 例えば6名のチームで2人1組で3つの業務を担当して進めている場合、何から着手すべきかは、全体を俯瞰するために情報整理を行わないと正しい判断が出来ません。そのために、業務一覧をまずは作成する所から始めます。そして業務一覧に沿って、マニュアル、手順書、フロー、FAQなどがあるかどうかをチェックし、何から着手するか優先度を定めていきます。

ナレッジの検索性向上方法

ナレッジ活用での最も大きな間違いは「ナレッジがたくさんある」ということです。 チームのためにナレッジは多くあるほど良い、たくさんあるナレッジの検索性を高めたい、と思うこと自体が間違いないのです。ナレッジは使われて初めて意味を持ちますので、ほとんど使われないナレッジを残しておく必要はありません。 こういった勘違いによるナレッジの膨張が検索性を下げ、結果ナレッジマネジメントが出来なくなるのです。 検索性を高めるための第一歩は「ナレッジを捨てる」ことです。 ▼検索性を向上させるためのアクション ①既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 ②内容を精査します。 　　頻度が高いものは、拡充させます。 　　頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 この①と②を、定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 ▼注意事項 誤って最新情報をアーカイブしてしまうことがあります。 最新情報が何なのかを知っているのは利用者です。そのため整理整頓する際は、担当を決めて進めるよりも利用者を中心に取り組む方が効率的に整理整頓を進めることが出来ます。 また、全ての情報を一覧化するには時間を要し、展開するまでに時間が掛かることがあります。 その場合は、利用頻度が特に高いナレッジから始めて、出来たものから展開するようにして下さい。

Issueリスト　収集した意見をアクション化する

Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 　一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 　詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 　Mission：顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc 　Mesurement：目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること 　Method：フローやナレッジなど、共通化できる点、etc 　Member：稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc 　カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか？ということがわかります。 　あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 　そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 　このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 　カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 　何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 　この解決している状態とはどういう状態か。 　例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 　皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 　未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 　改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 　この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。