業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？ 仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！ この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！ Q1 はい → Q2へ__ いいえ → Q3へ__ Q2 はい → Aタイプ いいえ → Q4へ__ Q3 はい → Bタイプ いいえ → Cタイプ Q4 はい → Q5へ__ いいえ → Q6へ__ Q5 はい → Dタイプ いいえ → Q6へ__ Q6 はい → Eタイプ いいえ → Q7へ__ Q7 はい → Q8へ__ いいえ → Bタイプ Q8 はい → Cタイプ いいえ → Bタイプ

属人化を防ぐ業務可視化の実践法

生産性を高めたいのに、なかなか改善が進まない…そんな現場に共通するのが「業務の可視化不足」です。 デスクワーク中心の現場では、業務のやり方がブラックボックス化・属人化しがちです。 業務の可視化は、こうした属人化やブラックボックス化を防ぐだけでなく、業務改善や効率化を実現するための第一歩です。 本記事では、「業務の可視化」を通じて属人化を防ぎ、チームの生産性を向上させる具体的な方法を紹介します。 業務一覧やフロー図の作成、手順書やチェックリストの活用、課題管理表の運用など、すぐに実践できる手法を詳しく解説していきます。 チーム全体で業務を共有し、誰もが理解できる状態にすることで、持続的な成長を支える基盤を整えましょう。 目次 属人化のリスクと可視化の効果 可視化→冗長化→標準化の流れ 可視化を助けるドキュメントまとめ関連資料 1. 属人化のリスクと可視化の効果 属人化が進むと、以下のようなリスクが生じます。 新メンバーの習熟に時間がかかる 担当者の不在で業務が止まる 業務改善が進まない 特定の人しかできない仕事が定着し、負担が偏る 可視化によって、これらのリスクを回避し、チーム全体で業務を共有・改善できる環境が整います。 2. 可視化 → 冗長化 → 標準化の流れ 業務の改善は一足飛びにはできません。 まずは現状を把握する「可視化」から始め、属人性をなくす「冗長化」、そして効率性と品質を高める「標準化」へと段階的に進めることが重要です。 可視化：業務内容や進捗・ルールを見える形にし、誰でも状況を把握できる状態にする 冗長化：特定の人に依存せず、担当が抜けても業務が止まらないよう複数人が代替できる体制にする 標準化：誰が担当しても同じ手順・品質で業務を遂行できるように、手順やルールを統一する 3. 可視化を助けるドキュメント 業務の可視化を実現するためには、具体的な情報を整理し、 誰もが理解できる形で共有することが欠かせません。 そのために重要なのが、業務を支えるドキュメント類の整備です。 これらのドキュメントは、業務全体の流れを明確にし、属人化を防ぐとともに、 効率的な業務改善の基盤となります。 代表的なドキュメント例 業務一覧（WBS） 業務の概要、頻度、工数、留意点などを一覧化。 QCDS（Quality, Cost, Delivery, Service）設定と連動し、業務全体像の把握に役立つ。 業務フロー図 業務の流れや順番を図式化。関連部署やシステムとの関係も明示し、理解を深める。 手順書（マニュアル） 作業の具体的な進め方を記載。繰り返し業務や正確性が求められる業務に有効。 チェックリスト 作業ミスや漏れを防止。条件を具体的に記載することで判断ミスを減らす。 タスク管理表 非定常業務のTo-Do管理。業務遂行のための実行項目を整理。 課題管理表 チームの課題を整理・管理。改善のためのアクションを記録・進捗管理する。 Point 課題管理表の運用ポイント 漏れなく登録する 優先順位をつける タスク化する 日々更新する まとめ 業務の可視化は、チームの生産性向上と持続的な成長のための土台です。 業務一覧やフロー図の作成から始め、手順書やチェックリスト、課題管理表などを活用して、属人化を防ぎ、標準化された業務運営を目指しましょう。 その第一歩として、自分たちのチームでどの業務が属人化しているのかを話し合い、「業務一覧」の作成から取り組んでみてください。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】業務一覧WBSのダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（Excel）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（PowerPoint）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】手順書のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】週次タスク管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら 【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

新しいメンバーを受け入れるチーム必見 ～チェックしておきたいコンテンツ6選～

新しいメンバーを受け入れるチームはこんな不安や悩みがあるのではないでしょうか？ ✔ 「どんな準備をしておけばいい？」 ✔ 「どうすれば早く馴染んでもらえる？」 ✔ 「どうすれば相談しやすい雰囲気を作れる？」 そんなお悩みの解決に役立つ実践的なコンテンツを6つご紹介！ 〈目次〉 OJT計画フォーマット プロフィールシート 体制図フォーマット 相談しやすいチームの雰囲気の作り方 1on1のコツ 上手い距離の縮め方 関連記事 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント OJTの進め方に迷わない！ 育成計画の見える化でスムーズな指導を 新メンバーが業務をスムーズに習得できるよう、 OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の流れを整理できるフォーマットです。 💡Point ✔ 1ヶ月後・3ヶ月後のゴールを明確に！ どの業務をどのタイミングで任せるかを計画できます。 ✔ 指導担当者が変わっても安心！ 進捗状況を可視化できるので、誰でもフォローしやすくなります。 ✔ 新メンバーの理解状況を見ながらスケジュールを調整できる！ 「理解が早い」「もう少し習得には時間がかかりそう」などメンバーの状態に合わせて計画を調整しやすくなります。 お互いのことを知り、チームに馴染みやすくする 新メンバーと既存メンバーの間に、会話のきっかけを生む自己紹介シートです。 💡Point ✔ 経験・得意なことを共有！ どんなスキルを持っているかが分かり、適切な業務を任せやすくなります。✔ 趣味やMBTIも共有すると意外な共通点が見つかるかも？ 「実は○○が好きなんです！」「MBTIは〇〇です！」などの情報が、雑談のきっかけになります。✔ 一方通行ではなく、双方向の紹介に！ 新メンバーだけでなく、既存メンバーも自己紹介を共有することで、より自然な関係構築が可能に。 ※MBTI（Myers Briggs Type Indicator）＝個人の性格を16タイプに分類する診断テスト 誰に何を聞けばいい？が一目で分かる！ 「この業務は誰が担当？」「困ったとき、誰に相談すればいい？」 そんな疑問をなくすためのフォーマットです。 💡Point ✔ 業務ごとの担当者を明確化！ 相談のハードルを下げ、仕事のスムーズな進行をサポートします。✔ チームの関係性が分かる！ 上司・先輩・同期のつながりが視覚的に整理され、新メンバーがチームの動きを把握しやすくなります。✔ 11種類のフォーマットで組織単位別に作成が可能！ チーム単体・部全体・顧客との関係性など、組織ごとに作成ができる為、組織の全体像も把握しやすいです。 新メンバーが安心して質問できるチームを作るには？ 新しい環境では、ちょっとしたことを聞くのも緊張するもの。 メンバーが気軽に相談できるチームの雰囲気を作るコツを紹介します。 💡Point ✔ 「相談ができない…」と感じている人の気持ちがわかる！ 実際に新しい環境に異動した人のリアルな悩みがわかるのでどんな対策を立てればいいかイメージしやすいです。✔ 相談のハードルを下げる魔法のフレーズ！ 相談しやすいようにチーム内で定着させるといいワードをご紹介！ 異動したばかりで感じる「不安」や「焦り」を解消！ 新しい環境に馴染むには時間がかかるもの。1on1を活用して、新メンバーが安心して話せる場を作りましょう！ 💡Point ✔ 「不安はないです」状態から悩みを引き出す不安が多すぎる・漠然としている・思い浮かばない状態から上手く悩みを引き出すコツをご紹介！ ✔ 1on1をする側が普段から意識しておくこと1on1のときに話題に困るという方は必見。 普段からあることを意識しておくことで解決できます。 近すぎず、遠すぎず、適切な距離感を保つには？ 新メンバーとどのように関わればいいか、悩む人も多いはず。 特に新メンバーは気を遣ってしまい、なかなか距離が縮まらないことありますよね。 💡Point ✔ 実践的なテクニックと普段から意識することをご紹介！ 初対面の人とのコミュニケーションが苦手でも すぐに実践できるテクニックや、普段から意識することで相手からの印象を変えることができるテクニックをご紹介。 関連資料 ３月特集記事 ▶▶【📝特集記事】新任チームリーダーまずやるべきこと はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。 目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。 1.資料を作る目的 皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？ 例えば… 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ 2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。 ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。 例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？ ■1つ目の資料 ■2つ目の資料 多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。 3.まとめ 相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

魅せて 伝える 資料作成講座　～第3回 魅せるコツ～

資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。今回の講座では、これらの「魅せる」ためのコツについて詳しく解説していきます。 目次 テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する ・図解の型を活用する ・適切なアイコン・イラストを用いる テキストに強弱をつける ・文字に色を付ける ・文字のサイズを変える ・図形を使う まとめ 1.テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する 自分の考えや相手に伝えたいことは言葉だけでなく「情報を視覚化」することで情報の構造や関係性が明確になり、相手に伝わりやすくなります。 ①図解の型を活用する 複雑なテキスト情報は図解で簡略化することで、情報を理解しやすく記憶にも残りやすいという効果があります。以下のように「こういう表現したいときはこの図で表す」などの型を覚えておくと図の作成に取り掛かりやすくなります。 ▼複数要素の関係性を表現したいとき 因果関係・変化：原因と結果、変化の過程を示す相互関係・やりとり：互いに影響を与える関係を示す対立関係・相反：対比や競合する要素を示す ▼物事の流れを表現したいとき サイクル：繰り返される要素を示すプロセス：時系列の要素を示す ▼複数要素の重なりや共通点を表現したいとき ベン図：共通点や重なる要素を示すオイラー図：要素間の関係を示す ▼複数の要素を比較・簡潔にまとめたいとき 表：情報を整理・比較する ▼数字の推移や割合を表現したいとき 折れ線グラフ：時間経過による数値の変化を示す 棒グラフ：異なるカテゴリの数値を比較する円グラフ：全体に占める割合を占める ②適切なアイコン・イラストを用いる アイコンやイラストはテキスト情報を補助する役割があります。また、文字だけの資料よりもアイコンやイラストの素材を加えたほうがより理解されやすく、記憶にも残りやすいという効果があります。資料に適切なアイコン・イラストを用いるには、以下のようなポイントを押さえましょう。 関連性をもたせる スライドの内容とビジュアルは関連のあるものを選びましょう。 Point 適切なアイコン・イラストを選定するためには、連想ゲームをしてみよう キーワードを分解して、適切なアイコンを探す手法があります。 2.テキストに強弱をつける 重要な要素はパッと見てわかるように強調することが効果的です。しかし、あれもこれもと目立たせてしまうとどこに注目すればよいのかわからなくなり逆効果になります。大切なのは「どこに注目させたいのか」を考えて強弱をつけることです。 ①文字に色を付ける スライドのメインカラーまたはアクセントカラーで「重要なキーワード」に色を付けます。 ②文字のサイズを変える 「重要なキーワード」は思い切って大きくし、色文字や太文字と併用するとさらに効果的です。 Point 数字を強調させる場合は数字は大きく、単位は小さくすると◎ ③図形を使う スライドのメインカラーまたはアクセントカラーを使った図形の上に文字を置くとさらに強調度がアップします。 3.まとめ 3回にわたる「魅せて 伝える 資料作成講座」をお読みいただきありがとうございました。この講座で紹介した資料作成の前にやるべきことと魅せるコツを活用してぜひ実際のビジネスシーンで「魅せて伝える資料」を作成してみてください。 魅せて 伝える 資料作成講座のまとめ ①資料を作る前に資料を使うシーンを想像する ・資料を見る相手は誰？ ・相手にどんな行動を起こしてほしい？ ・資料はどんな状況・環境で使用する？ ②文章を構造化して端的に伝える ③図解・アイコンを使用する、テキストに強弱をつけて視覚的に伝える ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 関連資料

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

目次 マニュアル作成時の課題 準備と実行のポイント 関連資料 1. マニュアル作成時の課題 業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 以下のポイントを押さえてみましょう。 2. 準備と実行のポイント 準備のポイント 利用者のリテラシーを考える作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 FMTを統一しておくオリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 Point 優先順位 1 オペレーション 多 × エスカレーション 多 2 オペレーション 多 × エスカレーション 少 3 オペレーション 少 × エスカレーション 多 4 オペレーション 少 × エスカレーション 少 オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。優先順位に従って、着手していきましょう。 実行のポイント 利用者にもレビューをお願いするレビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 Point 目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

業務改善の手法「ENCRS」とは？

目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料 さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。 1. ENCRSの概要 ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。 2. ENCRSの効果・活用事例 ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。 3. デジタルツールでの改善 業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。 ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。 特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。 デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減 ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。 なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？ ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。 VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる” ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。 4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 Point 身近なところから改善点を見つける 日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。 どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています Point 改善のスケジュールを習慣化する チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう ※「関連資料」に添付しています 自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。 関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。 5. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pdf はこちら

【特集記事】育成初心者日記「業務を教える」「人を育てる」の違いって何？

私は今まで業務を教えることはありましたが、今年度初めて「育成する」ことを体験しました。その立場になってみて、改めて気づいたことがあります。 それは、「業務を教えること」と「人を育てること」は、似ているようで別物であるということです。 今の育成の仕方を、ほんの少し視点を変えたり、要素を足したりするだけで、 育成はより楽しく、成果が出やすいものになると思います。 目次 1.OJTと育成の違い 2.期待していることを伝え、モチベーションを保てるように意識する 3.まとめ 4.関連資料 1.OJTと育成の違い OJTは、業務を進めるために必要な“やり方”や“手順”を伝えるものです。 一方で育成は、相手が今後、自分の力で考え行動し、仕事を進められる状態をつくることだと感じました。 OJTのように、目の前の業務を滞りなく回すことを優先すると、 つい「次はこうしてください」「この通りに進めてください」と、方法だけを伝えがちになります。 しかしそれだけでは、本人が自ら考える余白がなくなり、成長する機会を奪ってしまうこともあります。 そこで私が「育成」という視点で意識しているのは、 他の仕事にも応用できるよう、全体の流れや“進め方の考え方”をセットで伝えること フィードバックでは、「こうしてほしい。なぜなら〜」と必ず理由を添えること この2点です。 こうした伝え方を意識することで、 同じ目的の仕事が来たときに、指示を待つのではなく 自分で考えて進められる状態 に近づくと感じています。 以前は、必要な情報を先回りして、タスクレベルで伝えることが相手のためだと思っていました。 しかし育成の視点に立つと、 “次は自分で考えて進められるようになること”が、必要な支援 なのだと気づきました。 2.期待していることを伝え、 モチベーションを保てるように意識する 私が育成を進めるうえで、一番大切だと考えているのは、お互いに信頼できる関係性であること です。 「上司は自分に期待していないのでは？」 「担当者だから仕方なく、表面上だけの育成をしているのでは？」 そんな不信感がある状態では、仕事に前向きに向き合うことは難しいと思います。 そこで、私は次の2つを特に意識しています。 ① 期待を言葉にして伝える なぜ、その仕事をあなたに任せるのか その仕事を通して、あなたにどのように成長してほしいのか これらを曖昧にせず、できる限り具体的に伝えるようにしています。 期待を明確に伝えることで、 「自分は信頼されている」「任されている理由がある」 という安心感につながると考えています。 ② モチベーションを保ちやすいように心がける 単に「何をしてほしいか」という指示だけでなく、本人の興味やキャリアの方向性と結びつけながら、 この業務にはどんな意味があるのか どんな力が身につくのか 将来どんな場面で役立つのか といった 価値や意義 をできるだけ丁寧に説明するようにしています。 そうすることで、 「この仕事には、自分にとっての意味がある」 という 納得感 が生まれ、モチベーションも保ちやすくなると感じています。 私自身も、自分は期待されていないと感じた時は、モチベーションが全く上がらなかったですし、 逆に明確に「期待しているよ」と伝えてもらえた瞬間が、一番モチベーションも上がったし、成長できた気がします。 結局のところ、育成に必要な指針を考えるときは、「自分ならどう育成されたいか」を起点にするのが、もっとも分かりやすいかもしれません。 3.まとめ 私は、「育成」についてまだ初心者のため、 今回の記事は「これからも大切にしたい育成のあり方」を整理したものです。 同じように育成で悩んでいたり、誰かの成長を支えたいと考えている方へ、 一緒に一歩踏み出せるものになれれば幸いです！ 4.関連資料 ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

稼働不足を解消して改善を進める方法

業務改善に向けた課題が整理され、打ち手も明確になっているにも関わらず、 「実行に移す稼働がない」という壁に直面するケースは少なくありません。 これは多くの現場で頻発する課題であり、放置すれば改善の機会を逃すだけでなく、 チームの成長も停滞しかねません。 この“稼働問題”に対する解決策は、実はシンプルです。大きく分けて、以下の2つのアプローチが有効です。 目次 スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 関連資料 １．スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 日々の業務が忙しく、まとまった時間を確保するのが難しい場合は、 15分・30分といった短時間で作業を進める工夫が必要です。 改善活動を「細切れ」にすることで、日常業務の合間にも着手できるようになります。 この方法を成功させる鍵は、作業の洗い出しです。 どの作業をどの単位で進めるかを明確にすることで、短時間でも着実に前進できます。 未来のために1%の時間を使うだけでも、1年後には37倍の成果につながる ──これは複利的な成長の考え方です。 ２．一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 改善活動は、そもそも時間的余裕がないからこそ必要とされるものです。 そのため、「空いた時間でやる」ではなく、「時間を作る」ことが求められます。 この場合、管理者がチーム全体の労務状況を見ながら、期間を定めて残業時間や業務調整を行い、改善活動に充てる時間を確保する必要があります。 Point チーム内での“コミットメント” 何時間を確保するのか どの期間で進めるのか どの打ち手を優先するのか これらを明示し、メンバーに説明した上で進めることで、 改善活動が「やれること」から「やること」へと変わります。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。意図的に作り出すことが、改善の第一歩です。 改善は“稼働の確保”から始まります。 改善の打ち手が見えていても、実行に移す稼働がなければ成果は生まれません。 スキマ時間の活用と稼働調整という2つのアプローチを組み合わせることで、初期稼働を創出し、改善活動を持続可能なものにすることができます。 関連資料 ▶▶【📝記事】業務改善の手法「ENCRS」とは？ はこちら ▶▶【🎥解説動画】時間の余裕がない はこちら

【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～

4月は異動などで新メンバーの加入が多くなる時期ですね。 新メンバーがスムーズにチームに馴染み、なるべく早く活躍できる環境を整えておきたいですが、 具体的に何をやっておけば良いか迷ってしまうことはありませんか・・・？ 今回は、「新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～」をご紹介します！ 目次 受け入れ側が準備するべきこと ① 自己紹介、1on1 ② 情報整理 受け入れが得意な社員に聞いてみた ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる ② 受け入れる側から相談する ③ 気がかりなミーティングには自分も参加する 関連資料 1. 受け入れる側が準備するべきこと 新しいメンバーが直面しがちな”困ることあるある”の対策を予めとっておけると安心です。 ここでは、よくある困りごとを見ていきましょう。 よくある困りごと ①人と馴染めない、誰に聞けば良いか分からない ②どこに何があるか分からず、業務の進め方が分からない それでは、ここからは①②について、どのような準備をすれば良いかご紹介します。 ①「自己紹介」「1on1」でチームに馴染みやすい環境を整える 新しいメンバーが最初に感じる不安の一つは「チームの人達と馴染めるだろうか？」ということ。 このため自己紹介の場を関係性構築の第一歩として、新メンバーが「話してもいいんだ」と感じられる雰囲気を意識しましょう。 また、定期的に対話をする場を設けておくことは非常に大切です。 コンテンツ紹介 リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 自己紹介 プロフィールシート このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意しています。 💡Point メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。 1on1 このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすれば メンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。 💡Point 1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう。 1onの時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。 ②「チャットやフォルダの整理」で情報の探しやすさを整える 情報の整理は、新メンバーがすぐに業務に取り組めるかどうかに大きく関わります。 情報が整理されていることで「どこに何があるのか」を直感的に理解でき、作業がスムーズになります。 ここではチャットルームと、フォルダ整理の方法をご紹介します。 チャット ルーム ルールの例 ルーム分けイメージ ✓ 業務内容に応じて部屋を予め分けておくと 後から探しやすく、使いやすいチャットになります。 📝 一般（下記に当てはまらないもの） 📋 レビュー依頼（対応依頼やレビューなど見落とさずに対応したいもの） 💬 雑談ルーム（気軽なコミュニケーション用） 💡 アイデア（企画や改善案の共有、発散の場） 🛠️ 緊急対応（システム障害など緊急連絡用） 🗂️ ナレッジ共有（テンプレートやナレッジや学びを共有） フォルダ整理 ルールの例 ルールのイメージ ①フォルダルールを統一 ✓ 「関係者」 「目的（案件名・業務種別など）」 「利用期間」など、 階層ごとに統一したルールを決めて整理 📂_チーム ┣ 📂_案件管理 ┃ ┣ 📂_提案資料 ┃ ┣ 📂_見積書 ┃ ┗ 📂_契約書 ┣ 📂_運用管理 ┃ ┣ 📂_資産管理 ┃ ┗ 📂_勤怠管理 ┃ ┗ 📂_データ分析 ┃ ┣ 📂_2024年度 ┃ ┗ 📂_2025年度 ┗ 📂_ナレッジ共有 📂_個人 ┣ 📂_ToDoリスト ┣ 📂_作業用フォルダ ┗ 📂_学習メモ ②ファイル名を統一 ✓「用途」「対象者」「期間」「バージョン」など、 一目で分かりやすい情報を決めて明記 ③不要なファイルの整理 ✓「1年以上使っていないファイル」 は 「アーカイブ」フォルダへ移行 ✓「アーカイブ」フォルダには「削除予定日」を 明記し、その日付が来たらすぐに 削除できるようにしておく 2. 受け入れが得意な社員に聞いてみた！～新メンバーをスムーズに受け入れる工夫とは？～ 新しいメンバーを迎えたとき、すぐに馴染んでもらえるようにするにはどうしたらいいのでしょうか？今回は新メンバーの受け入れ上手な吉田さんに、普段どんな工夫をしているのか聞いてみました！ ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる 「まずは発言しやすい場づくりが大事！」 新メンバーには、まず「意見を自由に言っていい場なんだ」と感じてもらうことを大切にしています。 具体的には、会議の際に「〇〇さんはどう思いましたか？」と必ずチームメンバー全員に話を振るようにしています。既存のメンバーが当たり前に発言している様子を見てもらうことも、 「何でも言って良いんだな」と感じてもらいやすくする効果があります。 さらに意識していることは、どんな意見でも「話してくれてありがとう！」と感謝を伝えることがポイントにしています。誰もが発言しやすい雰囲気をつくることで、新メンバーを含めたチーム全体のコミュニケーションがスムーズになります！ ② 受け入れる側から相談する 「相談しやすい雰囲気を意図的に作る！」 「困ったことがあったら聞いてね」と言われても、新メンバーは何をどう相談したらいいか分からず躊躇してしまう事もあります。 だからこそ、私は受け入れる側の自分からこまめに相談するようにしています。 たとえば、 「前職のご経験から、どっちが良いと思いますか？」 「こんなこと前のプロジェクトでもありましたか？その時どうしていましたか？」など、 この様に、具体的で答えやすい質問を積み重ねていくと、やりとりの回数が自然と増えますし 会話のやり取りが増えるにつれて、新メンバーも相談しやすくなります。 また、受け入れる側の私たちが新メンバーの意見を聞く回数が増えることで、 新メンバーの得意なことや、人となりの理解に繋がり、その後の業務の割り振りがスムーズになる効果も得られます。 ③ 気がかりなミーティングには自分も参加 「”仲良くなるまで”をフォローするのも大事！」 新メンバーが一番悩みやすいのが「人間関係」だと感じています。例えば、少し癖が強い他部署の方や、口調が強めなお客様とのやりとりは、苦労する場面も多いのではないでしょうか。 私の過去の経験では、「あのお客様は、話してみると良い人だから、頑張って早く仲良くなってきてね！」なんて言われて そのまま送り出されてしまい困った事が多かったので、 この様なシーンではできる限り、関係性が築けるまで一緒にフォローしてあげると良いと思っています。 たとえば、新メンバーが少し気を付けた方が良い相手とミーティングをするときは、極力自分も同席します。 やりとりをサポートしてあげることで、新メンバーも安心してステークホルダーとの関係を築けるようになります。 小さな配慮が、新メンバーの安心感につながる！ 今回ご紹介したことは、どれも実践しやすいものばかりです。 少し配慮を加えるだけで、新メンバーの馴染むスピードはぐんと上がります。 また、新メンバーが「このチームなら大丈夫！」と感じることができれば、 早く戦力化し、チーム全体の生産性も向上します。 ぜひ、できることから試してみてください！ ３. 関連資料 このコンテンツでは、「推進力」が優れた社員へインタビューを行い、 日々実践している具体的な取り組みを詳しく紹介しています。 チームの関係性構築についての実践的なアドバイスもたくさん書かれていますので、ぜひお読みください。 ▶▶【📝記事】推進力が高い社員に聞く！実践のコツ はこちら バックナンバー 掲載月 タイトル リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 2024年12月 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 2025年1月 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～ 2025年2月 【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック