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【お悩相談_005】皆が納得する決着を導き出そう
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「納得する決着を導き出す」です。 同じテーマで意見交換をしていても、一人一人のバックグラウンドは違うので、出てくる意見も様々です。そんなときに、皆が納得する様に、決着をさせるにはどうすればよいか。ファシリテーターとして意見を集約、着地させる方はもちろんのこと、、発言される方も、相手との違いを理解できるコンテンツになっています。
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提案するタイミング
提案は、相手が振り返りを行うタイミングに間に合う様に行いましょう。 振り返りの時期は、関係者、チームを取り巻く組織では予算編成、組織変更、担当者変更など様々な変化が発生します。 このため、これまで予算の都合で承認されなかったことや、時期的に実行するのが難しかったことも、このタイミングであれば前に進められる可能性があります。 未来のことを予測することは難しいですが、顧客からの依頼や指示を待つだけでなく、先に提案するといった行動をとることが、能動的なサイクルを生み出すことにつながります。
トラブルの未然防止対策
トラブルは発生していないからといって油断していてはいけません。そういった油断が重大なトラブルを引き起こします。 トラブルを発生させないためには普段から、重大な災害や事故には至らないものの、直結してもおかしくない一歩手前の「ヒヤリ」「ハッ」とした事例や、自分たちのチーム以外でのトラブル事例を情報収集し、都度、今の対策で十分なのか検討していくと良いでしょう。 トラブルを未然防止するためにやるべきこと 1. ヒヤリハットの共有 ・ヒヤリハットは、結果としてトラブルに至らなかった事象のため見過ごされてしまうことが多いですが、チーム内で共有し記録します 2. 事故事例や対策事例の収集 ・関係者に発生したトラブル事例や、他部門で発生したトラブル事例などを収集し、どのような対策を講じているかを確認します ・自チームで発生したトラブルについても共有し、相互の情報交換します 3. チーム内の防止策等の検討 ・収集した情報を元にして、チーム内で必要に応じて対策を講じます ・ヒヤリハットや、他部門の事例など、自分たちのチームでも同様のことが発生する可能性がないか、 リスクを評価して優先的に取り組むべきことを判断していきます
ツールを作成する際のポイントを知りたい
最初のポイントは、なぜツールをつくるのか、何を実現させたいのか、目的を実現させるために必要な機能は、実行する最適な流れは、ユーザが使いやすい画面は、などが整理必須です。ツール作成に至った背景や目的から必要な機能をすべて洗い出し、機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしてください。VBAやRPAはあくまで手段のひとつ、作成後のメンテナンスのことも考慮の上、すすめてください。
今後取り組む想定業務の可視化
WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 ・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する ・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。
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