関係者の変化を察知するポイント

関係者の変化の背景には、ニーズの変化など重要な事柄が含まれる可能性があるため、 より早くキャッチアップすることでチームの仕事をより良い方向に軌道修正することができます。 関係者の変化を察知する時のポイント 　・いつもより表情がすぐれない、気持ちにゆとりがないように感じる 　・定例会の参加率が減った、メールの返信がなかなか来なくなった 上記の様な違和感の確認をする際は、 いきなり「何がありましたか？」とずけずけと聞かず、定期的なコミュニケーションの場で「自分はこう感じているが、合っているか？」と確認し、 あっていればその理由を確認しましょう。

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

リスクを評価する方法

業務に関するリスクを未然に防げるようにするため、 また、万が一発生してしまった場合も円滑に対処し、影響を最小限で抑えるためには、 事前に発生する可能性のあるリスクを洗い出すとよいです。 ※対外的なリスクの大きなプロジェクト（世間の注目を集めている、大規模で複数企業が参画しているなど）の場合は、 「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 洗い出した業務制約に関わるリスクについては、対応する優先順位を検討するため評価を行い、 抜け漏れなく対策できるようにしていきましょう。 リスクの評価手順 ① 発生した際の影響度合いを見極める ② 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める ③ リスク評価のマトリクスで優先順位をつける ④ 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する ⑤ チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う

提案するタイミング

提案は、相手が振り返りを行うタイミングに間に合う様に行いましょう。 振り返りの時期は、関係者、チームを取り巻く組織では予算編成、組織変更、担当者変更など様々な変化が発生します。 このため、これまで予算の都合で承認されなかったことや、時期的に実行するのが難しかったことも、このタイミングであれば前に進められる可能性があります。 未来のことを予測することは難しいですが、顧客からの依頼や指示を待つだけでなく、先に提案するといった行動をとることが、能動的なサイクルを生み出すことにつながります。