育成計画について

メンバーの育成を計画的に行うために、チームの能力開発計画を作成しましょう。 具体的には、そのチームに求められるスキルと現有状況を可視化した「スキルマップ」を作り、 チームやメンバーに不足しているスキルや経験をどう補っていくかスケジュールを組み立てていくとよいでしょう。 重要なポイントは、「目的」「達成範囲」「達成基準」「達成手段」「達成スケジュール・期限」です。 最終的に計画完了後にチームがどういう状態になっていることを目指すのか、 メンバーにどの範囲までを任せたいのか、上長やチーム内で事前に認識を合わせた上で育成計画に反映してください。 以下は、スキルマップの参考事例です。スキルマップは年１回程度アップデートすることをお勧めします。

KPIの設定の仕方

KPIとは、「目標の達成に向けて重要な要素を数値化したもの」のことです。 KPIをなぜ設定するのか？ それは、目標達成に向けての進捗管理を確実に行うためです。 KPIの設定においては2つのことを可視化することが大切です。 とある営業組織で「1000万の売上金額」「月10件の受注」という目標を掲げている場合を例に解説します。 １つ目は行動の可視化です。 達成に向けて行動管理をするためには、やらねばならないことを行動に落とし、分解し数字にする必要があります。 例えば、「月10件の受注」をするためには、 ・受注数は見積り提出数の1/3を見込むとすると、見積提出件数は30件必要 ・見積提出のために必要な商談数は100件 ・これを１日にならすと5件の商談となる、など、 目標から逆算して必要な行動を洗い出していきます。更に既存案件からのリピート率も視野に入れると、 必要な数値がより明確になってきます。 ２つ目は状態の可視化です。 「1000万の売上金額」を「月10件の受注」で達成するためには、 1件あたりの販売価格が平均100万円でなければいけません。 受注件数が順調でも、販売価格が想定を下回っていたら達成されないわけです。 このように案件の規模も考え、大型・小型案件の商談比率も設定するとよいでしょう。 このように、2つの視点（行動と状態の可視化）をもって目標を分解していくことで、 達成に向けての適切な行動とその進捗管理が容易になります。 定量的な指標を定められない場合は、定性的なアクションをKPI化するという場合もあります。 代表的な例は、目標に向かって設定したマイルストーンのタスク消化率などをKPI化するというケースです。

体制図の作成法

業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 ・役割表 　チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。 　チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、 　何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。 　そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 　また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 　具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限２人が知っている状態をつくる、ということです。 　このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 　役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 ・体制図 　体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。 　つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。 　また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、 　「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。

納期が遅れてしまう場合のQCDSの調整について

想定通りに物事が進まず、現状から目標が達成できるか予測した際に、QCDSのいずれかが未達成になる可能性が発覚した場合は、達成するため、もしくは未達成の影響を最小限に抑えるための対応策を検討する必要があります。 自チームの都合ではなく、依頼元や業務上連携している別チームからの影響などで納期が予定を超えてしまう場合であっても、納期が絶対であれば、リカバリーのために、納期以外の3要素を変更することで納期を守る方策を検討します。 具体的には、「品質を落とす」「範囲を狭める」「コストを追加する」の3通りとなります。 どれを選択するかは、あらかじめすり合わせている優先順位と比較して決定します。 大前提は可能な限り全てのQCDSの指標を遵守するように努めることですが、どうしても難しい場合は、現状と予測、その影響をきちんと説明し関係者とトレードオフをするためのすり合わせを行いましょう。