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【お悩相談_007】ゴールの設定が難しい
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「ゴールの設定」についてです。 特にタスクが多いとき、目の前のことを片付ける進め方をしていたが、実はもっと効率的にすすめられたのではないか?と思うことはありませんか。 「ゴールを設定」することで、前には進むのですが、コンテンツでは、どのようにして作り、どのように修正をしていけばよいかを解説しています。 よく会議で、「それって何のためにやっているんだっけ」と言われてしまう、文字通り「目の前のことから片付けている」ことが多いと感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方
QCDSは、全ての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番で設定します。 1. Quality まずは計画の仮決めから。何をどの程度実現したいかを仮設定します。 2.Scope チームの業務範囲と対象を洗い出します。対象については1で定めた目標の対象が何か?を考えましょう。 3. Delivery 業務の洗い出しとほぼ同時に、その実行スケジュールを決めます。全体でいつまでに業務が完了するかを見積もりましょう。 4.Cost それらの業務を実行するために必要なコスト(例えば備品の購入や交通費など)、そして業務にかかる時間を洗い出します。 特に、時間の精査が大切で、想定されている体制で実現可能かどうかの目途を立てることにも繋がります。 5. Quality 最後に、洗い出して、見積もった工数・スケジュールで、目標や付帯要件を実現可能か検証します。あとは、この繰り返しです。 次に必要なことは、QCDSの優先順位をすり合わせることです。 目標の提案と同様にQCDSも関係者とすり合わせをし、その中で確認していきましょう。 この際、大切なポイントは、優先度が高いもの(譲れないもの)だけでなく、優先度が低い(譲って良いもの)も確認することです。 譲れないものは明確にできないが、譲って良いものは分かっている、などという場合も多くあります。 関係者の中で優先順位が明確になっていない場合は、 この場合はどうか?こうなった場合は?と仮説のシナリオを提示しながら確認することで、優先順位が明らかになることもあります。 それでも明らかにならない場合は、実行中の定期的な進捗と予測のレポートを通じて、認識を合わせていくようにします。
チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ
顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 ・割振りは工数の平等性より、適性を重視する チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。 人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。 短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。 苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 ・必要工数を捻出する 割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。 優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。 それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。 一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 ・WBSを、100%じゃなくてよいから作る わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。 割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 ・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。 更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。 このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。 どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。
育成計画について
メンバーの育成を計画的に行うために、チームの能力開発計画を作成しましょう。 具体的には、そのチームに求められるスキルと現有状況を可視化した「スキルマップ」を作り、 チームやメンバーに不足しているスキルや経験をどう補っていくかスケジュールを組み立てていくとよいでしょう。 重要なポイントは、「目的」「達成範囲」「達成基準」「達成手段」「達成スケジュール・期限」です。 最終的に計画完了後にチームがどういう状態になっていることを目指すのか、 メンバーにどの範囲までを任せたいのか、上長やチーム内で事前に認識を合わせた上で育成計画に反映してください。 以下は、スキルマップの参考事例です。スキルマップは年1回程度アップデートすることをお勧めします。
目標設定方法
目標設定は、関係者のニーズを満たすように設定しましょう。そのためにはニーズそのものだけではなく、その背景も理解することが必要です。関係者の置かれている状況を“自分ごと化”して捉えることが大切です。 次に具体的な数値を用いた目標地点と計画を定めましょう。これが定められていないと、実行時の進捗確認や要因分析を行う事が出来なくなるためです。 「SMART」というフレームワークがあります。これを活用すると目標設定内容を明確にすることができますので、ぜひ活用ください。 1:Specific(具体的に) 誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表す 2:Measurable(測定可能な) 目標の達成度合いが本人にも上司にも判断できるよう、その内容を定量化して表す 3:Achievable(達成可能な) 希望や願望ではなく、その目標が達成可能な現実的内容かどうかを確認する 4:Related(経営目標に関連した) 設定した目標が職務記述書に基づくものであるかどうか。 と同時に自分が属する部署の目標、さらには会社の目標に関連する内容になっているかどうかを確認する 5:Time-bound(時間制約がある) いつまでに目標を達成するか、その期限を設定する
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