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QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方
QCDSは、全ての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番で設定します。 1. Quality まずは計画の仮決めから。何をどの程度実現したいかを仮設定します。 2.Scope チームの業務範囲と対象を洗い出します。対象については1で定めた目標の対象が何か？を考えましょう。 3. Delivery 業務の洗い出しとほぼ同時に、その実行スケジュールを決めます。全体でいつまでに業務が完了するかを見積もりましょう。 4.Cost それらの業務を実行するために必要なコスト（例えば備品の購入や交通費など）、そして業務にかかる時間を洗い出します。 特に、時間の精査が大切で、想定されている体制で実現可能かどうかの目途を立てることにも繋がります。 5. Quality 最後に、洗い出して、見積もった工数・スケジュールで、目標や付帯要件を実現可能か検証します。あとは、この繰り返しです。 次に必要なことは、QCDSの優先順位をすり合わせることです。 目標の提案と同様にQCDSも関係者とすり合わせをし、その中で確認していきましょう。 この際、大切なポイントは、優先度が高いもの(譲れないもの)だけでなく、優先度が低い(譲って良いもの)も確認することです。 譲れないものは明確にできないが、譲って良いものは分かっている、などという場合も多くあります。 関係者の中で優先順位が明確になっていない場合は、 この場合はどうか？こうなった場合は？と仮説のシナリオを提示しながら確認することで、優先順位が明らかになることもあります。 それでも明らかにならない場合は、実行中の定期的な進捗と予測のレポートを通じて、認識を合わせていくようにします。
業務に関する法令/規定が施行される際の情報収集
業務に影響を及ぼす可能性のある法令/規程が施行される場合は事前に施行された場合の影響範囲を 把握できるように情報収集を行います。 業務に関係する法令について、情報収集するには ・業務影響や課題を一番詳しく知っている人は「担当部門」ですので、普段から接点を持ち、 情報を得やすい関係性を構築しておくことが望ましいです。 業務に関する法令が施行された場合の影響範囲を調整するには ・万が一大きな影響が生じる可能性がある場合は、いつ頃から導入されて、 どのような影響が発生するのかを情報収集し、これらの対策に要する工数を計画に盛り込みます。
体制に必要な人数算出方法
業務一覧やWBSを基に必要工数を把握していきます。 基本的な算出方法例は以下となります。 例、定期的に繰り返される業務の人員数の算出 ※累積したデータに基づき繁閑を加味して算出する。 実工数・・400h/月(定常業務：300h/月 + 非定常業務：100/h) →1名あたり労働時間を160h/月とした場合 2.5人月の工数が必要 →必要人員数は3名と算出する また、改善を行っていくためには改善のための時間を予め確保しておく必要があります。 そこで重要となる考え方が稼働率です。 稼働率は、定常業務(サービスの提供のために常に発生する業務)+非定常業務(サービスの提供のために必要だが不定期で発生する業務)を月の総労働時間で割ったものです。 ※1(定常業務+非定常業務)÷月の総労働時間 例えば1人の月の総労働時間(※1)を160時間とし、 その人が行う定常業務が100時間、非定常業務が36時間だった場合は稼働率は85%という風に計算します。 残りの15%、24時間が改善や自己研鑽に使える時間、ということになります。 この稼働率が、改善し続ける組織体制を創るうえで最も重要です。 ではどの程度が理想か？それは、先の例にも挙げた85%です。 まず、稼働率とはチームがどの程度余裕があるのか？ということを図る指標ですから、 当然100に近づいていけばいくほどに余裕がない、忙しい状態となります。 それだと当然チームは疲弊していきます。 これまでチームのコンディションが悪化してきたチームの多くは稼働率が98%を超えていました。 こうなってくるともはや改善をする等という余裕はなくなり、衰退していく一方になります。 常に15％程度の余力を持っておくことが、業務を改善し組織が成長する上で重要です。 では余裕がたくさんあればいいのか？というと決してそんなことはありません。 稼働率が70%を切っているようなチームは「人」が成長しません。 そのチームでは良くても、他に行くと通用しないことが多いのです。 何故か？簡単に言えば稼働率が70%を切るような状態はヒマだと言えます。 そのため、頑張って改善する必要すらないのです。 こうなると組織も人も成長しなくなります。 ですので、15%の余力を持ち改善を進める、改善が進み更に余力が生まれたところで新たなチャレンジをしていく、 このサイクルを常に継続することがサービスの付加価値を上げる上でも、組織と人の成長の上でも重要です。
提案のコツを知りたい
提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。
