業務に関する法令/規定が施行される際の情報収集

業務に影響を及ぼす可能性のある法令/規程が施行される場合は事前に施行された場合の影響範囲を 把握できるように情報収集を行います。 業務に関係する法令について、情報収集するには ・業務影響や課題を一番詳しく知っている人は「担当部門」ですので、普段から接点を持ち、 　情報を得やすい関係性を構築しておくことが望ましいです。 業務に関する法令が施行された場合の影響範囲を調整するには ・万が一大きな影響が生じる可能性がある場合は、いつ頃から導入されて、 　どのような影響が発生するのかを情報収集し、これらの対策に要する工数を計画に盛り込みます。

リスクを洗い出し管理する方法

  〈目次〉 リスク管理とは リスクの洗い出し リスクを評価するには 関連資料       1. リスク管理とは     リスク管理とは、組織やプロジェクトが直面する可能性のあるリスク（危険要因）を特定し、 それを評価・分析した上で、回避、低減、転嫁、受容などの対策を講じるプロセスのことです。   リスクを管理することで、以下の効果を生みます。   リスクが発生する前に適切な対応策を講じることで、被害を最小限に抑えることができる リスクを最小限に抑えることで、プロジェクトや事業の成功確率を高めることができる 不測の事態による損失を防ぎ、組織の信頼性を維持できる   リスク管理を行う上で重要な事は、リスクを洗い出せるかどうかです。
 しかし「リスクを洗い出そう」といっても、どのような視点で洗い出せば良いか分からないことが多いです。   ここからは、リスクの洗い出し方法を見ていきます。     2. リスクの洗い出し   リスクの洗い出しは一つ一つの詳細に洗い出すことより、「抜け漏れがないこと」「一つでも多く洗い出すこと」が重要です。   「どうせ問題は起きないだろう」と楽観的になっていると洗い出せませんので、できるだけ悲観的に ミッションや目標が未完了・未達成となった場合のリスクを洗い出していきます。   自チームだけで考えると、オペレーションや業務に偏った見解になるので、 他チームや上位層の見解も聞きその視点を盛り込むことも必要です。       　               3. リスクを評価するには   対外的なリスクの大きなプロジェクトの場合は「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。   リスク評価の手順    発生した際の影響度合いを見極める  発生した原因を想定して、発生可能性について見極める  リスク評価のマトリクスで優先順位をつける  優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う     　           4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら   ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら

緊急時の対処方法

トラブルが発生した際にも慌てずに対応できるように、フローと一緒に緊急時の対処方法を確立しましょう。 緊急対応時の注意点 １.正しいフローに則って、速やかに報告 　トラブルに気づいた時点で緊急時連絡フローに沿って、すぐに上長へ報告します。 　連絡がつかない場合は、更にその上の上長に報告します。 ２.影響範囲を最小限に抑えるために迅速に行動 　まずは想定される影響範囲と影響度合いを確認し、関係者と対処方法を協議します。 　トラブルを発生させてしまった方は、動揺から冷静な判断ができないことが多くありますので、 　必ず上長や関係者に相談し冷静な判断を仰いでください。 ３.暫定的な対処方法が決まったら、迅速に対処 　トラブル対処や復旧作業については多くの関係者に関わっていただく必要がありますので、 　チーム一丸となって影響度を最小化することに努めてください。 4.トラブルが収束してきたら、一連のトラブル事象を振り返り 　振り返りを行い再発防止策を検討の上、事例を関係者へ共有してください。 　事例共有の目的は、トラブルの経験から学びを得て、類似のトラブルが発生しないように未然の対策を講じるためです。

緊急連絡体制の強化

緊急連絡体制、エスカレーションフローの確立は、障害・インシデント・情報セキュリティ事案・社員保護の観点から重要です。作成時は、実際に機能するか、テストも忘れずに行いましょう。 そのあとは、定期的に以下4点を見直していくことで緊急連絡体制の強化ができます。 　1、報告対象の更新 　2、連絡フローの更新 　3、関係者とすり合わせ 　4、チーム内の展開 トラブルや事故は、頻繁には発生しませんが、いざというときにすぐに動けるようにしておくことが望ましいです。 そのためには、定期的にシミュレーションを行っておくことを推奨します。 トラブルや事故が万が一発生した場合、対象者は動揺してしまい、正常な判断が出来なくなる可能性があります。連絡を受ける上司も、突然の動揺した相手から、何が起きているのかをすぐに把握することは難しいです。 どんな事象が報告する対象であるか、初動のアクションは何をすればよいか、誰にどんなことを連絡をすればよいか、何分以内に行うのか。連絡を受ける側は、相手から何を確認すればよいか、を押さえておきましょう。 シミュレーションを行うことで、手順の確認だけではなく、実際に対処方法で事象が復旧するかどうかも確認することが出来ます。 一つの事例として、ある拠点でNW障害が発生しました。緊急対応フローに沿って、迂回先へ切替を行ったところ、迂回先のNW機器の電源が入っておらず、NWが全断になるというトラブルが発生しました。このようなことも、事前にシミュレーションをしていれば迂回先のNW機器に電源が入っていないことに気づけています。