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業務に関する法令/規定が施行される際の情報収集
業務に影響を及ぼす可能性のある法令/規程が施行される場合は事前に施行された場合の影響範囲を 把握できるように情報収集を行います。 業務に関係する法令について、情報収集するには ・業務影響や課題を一番詳しく知っている人は「担当部門」ですので、普段から接点を持ち、 情報を得やすい関係性を構築しておくことが望ましいです。 業務に関する法令が施行された場合の影響範囲を調整するには ・万が一大きな影響が生じる可能性がある場合は、いつ頃から導入されて、 どのような影響が発生するのかを情報収集し、これらの対策に要する工数を計画に盛り込みます。
緊急時の対処方法
トラブルが発生した際にも慌てずに対応できるように、フローと一緒に緊急時の対処方法を確立しましょう。 緊急対応時の注意点 １.正しいフローに則って、速やかに報告 トラブルに気づいた時点で緊急時連絡フローに沿って、すぐに上長へ報告します。 連絡がつかない場合は、更にその上の上長に報告します。 ２.影響範囲を最小限に抑えるために迅速に行動 まずは想定される影響範囲と影響度合いを確認し、関係者と対処方法を協議します。 トラブルを発生させてしまった方は、動揺から冷静な判断ができないことが多くありますので、 必ず上長や関係者に相談し冷静な判断を仰いでください。 ３.暫定的な対処方法が決まったら、迅速に対処 トラブル対処や復旧作業については多くの関係者に関わっていただく必要がありますので、 チーム一丸となって影響度を最小化することに努めてください。 4.トラブルが収束してきたら、一連のトラブル事象を振り返り 振り返りを行い再発防止策を検討の上、事例を関係者へ共有してください。 事例共有の目的は、トラブルの経験から学びを得て、類似のトラブルが発生しないように未然の対策を講じるためです。
トラブル発生時の対応
万が一事故が発生した場合に、連携をスムーズに行い影響範囲を最小限に抑えるために緊急フローを作成します。 作成中に新たなリスクに気づいた場合はチーム内に共有し、対処方法を検討し関係者とすり合わせておきましょう。 関係者とすり合わせすること ・報告しなければいけない事象は何か ・報告ルート ・報告する情報の内容 ・規程外のリスクで気づいた内容 など 作成の手順 １．報告対象の整理 関係者と一緒に、どのような内容について報告が必要かをすり合わせを行う ・ 業務上のトラブル例 ・オペレーションミス(影響度合によって分類が必要) ・システム停止 ・チームの活動に関するトラブル例 ・セキュリティインシデント(IDカード紛失、メール/FAX誤送信) ・マニュアル、ツール類(データ)の破損 ・貸与品(PC、機器)の紛失、破損 ２．連絡フローの作成 連絡フロー（誰から誰へ何を、何分以内に報告するか）、連絡手段、連絡先の確認を行う。 ３．関係者とすり合わせ ４．チーム内の展開 確定したフローをチーム内へ展開し、万が一発生した場合に何をすればよいかを理解している状態にする ※関係者に変更が発生した場合は、緊急フローの更新を行い、関係者へ変更箇所のすり合わせを行いましょう。
リスクの洗い出し
リスクの洗い出しは、まず前提事項となるチームで守るべき制約事項の確認を行います。 その次に、ミッションや目標が未完了となる場合のリスクについて、抜けや漏れがないように洗い出しを行いましょう。 リスクの洗い出しで大事なのは一つ一つの詳細よりも、抜け漏れがないこと、一つでも多く洗い出すことです。 リスク洗い出しのポイント １．多様な視点で洗い出す 自チームだけでは気づけないリスクもあるため、洗い出しは自チームだけで完結させず、横や上位層の視点を入れて確認する ２．悲観的にシミュレーションを行う ・このままいくと何が起きるかを可能な限り想像し、なるべく悲観的に起こりえることを想像して洗い出す ・日常の仕事はどちらかというと、正常性バイアスがかかり、希望的な観測になりがちなため どのような可能性があるか、小さな傾向から起こりえることを想像する
