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【お悩相談_009】類似したミスに気づけない
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「類似したミスにどう気づくか」です。 ミスは発生すると、どうしても当事者や同じチームを悩ませることになりますが、その中でも悩まなくてもよいミスもあります。 それぞれのミスによって何を対処していくとよいか? 特に、新しいことにチャレンジされている方はぜひ参考にしてください。
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リスクを評価する方法
業務に関するリスクを未然に防げるようにするため、 また、万が一発生してしまった場合も円滑に対処し、影響を最小限で抑えるためには、 事前に発生する可能性のあるリスクを洗い出すとよいです。 ※対外的なリスクの大きなプロジェクト(世間の注目を集めている、大規模で複数企業が参画しているなど)の場合は、 「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 洗い出した業務制約に関わるリスクについては、対応する優先順位を検討するため評価を行い、 抜け漏れなく対策できるようにしていきましょう。 リスクの評価手順 ① 発生した際の影響度合いを見極める ② 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める ③ リスク評価のマトリクスで優先順位をつける ④ 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する ⑤ チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う
プロジェクトチームの実態を把握したい
課題管理表を策定する前工程では、実際の現場で様々なデータからの分析や、階層ごとのヒアリングが正確な状況把握のためには必要です。Issuelistは課題管理表を作る前に、事象のカテゴライズ、抽象化をする際に洗い出し用として有効です。環境によってはGoogleフォームやその他部門内で活用可能なアンケートツールを利用してもOKです。ヒアリングする際は、きちんと目的と収集したデータがどのように活用されるのか、説明を行ってください。
インシデントの定義
インシデントの定義は、提供するサービスの品質低下、もしくは低下させる恐れのある事象を指します。 更に業務上で発生するものとチーム運営に関するものとに分けて考えることができます。 <業務上のインシデント> 業務上のインシデントとは、チームでの業務の中で発生するものを指します。 一例 ・対象外(何を対象外とするかを定める必要がある)の対応 ・オペレーションミス ・マニュアルや資料の誤表記 ・システム停止 etc <チーム運営に関するインシデント> チーム運営に関するインシデントとは、提供するサービスの品質に影響を与えるものを指します。 一例 ・セキュリティインシデント(IDカード紛失、メール/FAX誤送信) ・マニュアル、ツール類(データ)の破損 ・お客様貸与品(PC、機器)の紛失、破損 etc これらが代表的なインシデントにあたります。 チーム運営に関するインシデントは、多くのチームで共通することですが、業務上のインシデントについてはチーム独自の事例が出てきますので、 自分たちのチームでは何があるか?更に、発生した際に、どのような対処を必要とするか、を検討して下さい。
新たなリスクを定期的に洗い出す方法
新たなリスクを検知するには、QCDS(業務の成果/コスト/納期/範囲)の視点でチームを観察し、 定期的にリスクがないかどうかを確認して洗い出ししていくことが重要です。 大切なのは、計画と進捗が乖離した時に、たまたま発生しただけと済まさないで、 必ず「なぜ乖離したか」を考え、そこに潜むリスクが何かを洗い出していくことです。 業務を進める中で、リスクの洗い出しする際のポイント 仕事を進める上で新たに発覚した事柄を含めて以下の点を意識して行うことで、 初期のタイミングで洗い出せなかったリスクが顕在化します。 1.影響範囲を正しく認識する ・業務を実行する側とその成果を受け取る側の立場に立って業務範囲を正しく認識します これにより、リスクを洗い出す範囲を正しく定義できます └ ※リスク回避のために自チームの業務フローを変え他の組織にしわ寄せがいかないよう考慮します 2.メンバーの意見や違和感を拾う ・「気になること」や「違和感」をチームミーティングの場や会話で上げてもらい、意見交換を進めます 3.試行/思考回数を増やす ・多くのリスクを洗い出すためには、複数の視点だけでなく、シミュレーションする回数が大切です
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