緊急時の対処方法

トラブルが発生した際にも慌てずに対応できるように、フローと一緒に緊急時の対処方法を確立しましょう。 緊急対応時の注意点 １.正しいフローに則って、速やかに報告 　トラブルに気づいた時点で緊急時連絡フローに沿って、すぐに上長へ報告します。 　連絡がつかない場合は、更にその上の上長に報告します。 ２.影響範囲を最小限に抑えるために迅速に行動 　まずは想定される影響範囲と影響度合いを確認し、関係者と対処方法を協議します。 　トラブルを発生させてしまった方は、動揺から冷静な判断ができないことが多くありますので、 　必ず上長や関係者に相談し冷静な判断を仰いでください。 ３.暫定的な対処方法が決まったら、迅速に対処 　トラブル対処や復旧作業については多くの関係者に関わっていただく必要がありますので、 　チーム一丸となって影響度を最小化することに努めてください。 4.トラブルが収束してきたら、一連のトラブル事象を振り返り 　振り返りを行い再発防止策を検討の上、事例を関係者へ共有してください。 　事例共有の目的は、トラブルの経験から学びを得て、類似のトラブルが発生しないように未然の対策を講じるためです。

プロジェクトチームの実態を把握したい

課題管理表を策定する前工程では、実際の現場で様々なデータからの分析や、階層ごとのヒアリングが正確な状況把握のためには必要です。Issuelistは課題管理表を作る前に、事象のカテゴライズ、抽象化をする際に洗い出し用として有効です。環境によってはGoogleフォームやその他部門内で活用可能なアンケートツールを利用してもOKです。ヒアリングする際は、きちんと目的と収集したデータがどのように活用されるのか、説明を行ってください。

インシデントの定義

インシデントの定義は、提供するサービスの品質低下、もしくは低下させる恐れのある事象を指します。 更に業務上で発生するものとチーム運営に関するものとに分けて考えることができます。 ＜業務上のインシデント＞ 業務上のインシデントとは、チームでの業務の中で発生するものを指します。 　一例 　・対象外（何を対象外とするかを定める必要がある）の対応 　・オペレーションミス 　・マニュアルや資料の誤表記 　・システム停止 etc ＜チーム運営に関するインシデント＞ チーム運営に関するインシデントとは、提供するサービスの品質に影響を与えるものを指します。 　一例 　・セキュリティインシデント（IDカード紛失、メール/FAX誤送信） 　・マニュアル、ツール類（データ）の破損 ・お客様貸与品（PC、機器）の紛失、破損 etc これらが代表的なインシデントにあたります。 チーム運営に関するインシデントは、多くのチームで共通することですが、業務上のインシデントについてはチーム独自の事例が出てきますので、 自分たちのチームでは何があるか？更に、発生した際に、どのような対処を必要とするか、を検討して下さい。

各制約事項の変化を確認する

期や年度の変わり目では、ニーズの変化と共に制約事項も変化することが多いため、制約もあわせて確認します。 制約事項を確認するために意識すると良いこと １. [一般制約]情報セキュリティ、コンプライアンス ・自チームが適用されている社内ルールを確認し、その上で、自チームが特に留意すべき点を確認する ・世の中の変化について情報を収集することで円滑に確認を進めることができ、組織としての万が一の考慮の漏れも防ぐことができます。 ２. [固有制約]業務関連法令、内部ルール ・情報収集を行い、関連する法令や企業ルールなどの変化を確認する。 　既にこのタイミングでは業務を進める中での関連法令などは既知となっているはずなので、必ず確認をする ・関連法令等の変更はそれなりのリードタイムを持って行われるため、 　突然変更になることはないが内部ルールは前期の結果や事業を受けて急に変更になる場合がある 　特に自チームとは直接関係のない、自分たちから目に見えない範囲での事象などがきっかけとなり変わる場合は、 　必ず関係者との会話の中で確認をする ３. [業務制約] QCDS（成果・コスト・納期・範囲） ・ニーズが変われば当然QCDSも変化するため期の変わり目はニーズと併せて必ず確認する ・ニーズが変わらずとも、組織の事情やステークホルダーが変わった場合でも変化することがあるので、 　仕事の内容など業務上の大きな変化はなくとも必ず、関係者と確認する