【8月特集】相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良い？

最近、周りの方から、 「人の意見を素直に受け取れない気がする」という悩みを聞くことがありました。 その方は、「暑さや忙しさで、つい心が狭くなったかも～」なんて言っていましたが、 人の意見が素直に受け取れない時、一体どうしたら良いのでしょうか？ そこで今月は、「人の意見が聞けなくなるとき、どうする？」をテーマにお届けします。 〈目次〉 よくある状況 対処法 参考資料 モヤモヤ・イライラした時、まずは、意見を素直に受け取れなくなっていた状況を思い出してみましょう。 よくある状況 ①心の余裕がない 業務に追われ、疲れ、責任、焦りを感じている時。 「いま、それどころじゃない」と感じて、「いま言わないで欲しい」と、意見がさらなる忙しさを生むような気になってしまい、 意見を聞けなくなってしまう。 ② 否定されたように感じてしまう 相手はアドバイスのつもりなのに、「否定された」「自分のやり方をダメ出しされた」と受け取ってしまい 無意識のうちに相手からの意見を避けようと遮断してしまう。 ③ 自分意見に固執してしまう 自分で推進した業務であり、自分が経験を積んできたものだからこそ、「こうあるべき」「こうしたい」が凝り固まってしまう。 周りからの自分とは違う意見が「そうじゃないと思う・・・」となってしまい人の意見を受け取れない。 対処法：どう向き合うべきか？ ① 心の余裕がないとき まずは自分の気持ちに向き合い「自分を整える時間」をつくりましょう 忙しい時は「今は余裕がない」と自覚するだけでも、相手の言葉を受け止めやすくなります。 参考動画：時間の無いときの、整理方法 ② 否定されたように感じてしまうとき 自分の意見が否定されたと感じた時は、まず感情的にならずに相手の意図を確かめることが大切です。 「自分はこう受け取ったけれど、それで合ってる？」と聞いてみると、誤解が解けることもあります。 必要に応じて、自分の意図も丁寧に伝え直しましょう。 否定されたのは意見であって自分自身ではないと受け止める視点を持つことが、冷静さを保つ鍵になります。 参考動画：自己肯定感が下がった時の対処法 ③自分意見に固執してしまうとき 周りからの意見を、自分の考えが不正解だと言われているのではなく、「新しい視点の追加」と捉えると良いです。 自分の経験や考えを通したくなり、他の意見が入りにくくなるのは自然なことですが、 「違う意見＝間違い」ではなく、「別の視点が加わった」と考えると、受け入れやすくなります。 相手の意見も、その背景を聞いてみると、意外な気づきがあるかもしれません。 参考動画：良い議論の仕方 今月は、相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良いのか、をお届けしました。 意見を受け取れず、モヤモヤ・イライラしたときこそ、自分の状態を見直し成長するチャンスかもしれません。 まずは、その状況を受け止めて、出来る範囲でも行動を変えてみましょう！ 参考資料 参考動画：仕事中のイライラを切り替えるコツ ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

トラブルを未然に防止するには？

目次 トラブルを事前にシミュレーションする ヒヤリハットの共有 チーム内で防止策を検討 関連資料 1.トラブルを事前にシミュレーションする ミスやトラブルというのは、誰にでも発生させてしまう可能性があります。現時点で発生していないからといって油断していると、重大なミスやトラブルに繋がってしまうこともあります。 トラブルを未然に防ぐためには、事前にリスクを把握し防止策を検討しましょう。ここでは、トラブルを未然防止するためにやるべきことを紹介します。 Point 過去事例を共有する リスクを未然に防ぐために、これから起こりえるリスクを検討する際は、過去の失敗事例が参考になります。 自分が失敗した事例は、周りに共有しづらいものですが、 事前に対策するため、チームのためと思って失敗事例は積極的に共有することも大切です。 Point リスクの洗い出しは、性悪説で行う 事前にリスクを洗い出す場合は、 性悪説に立って「起きるかもしれない」「起きてしまったらどうなるか」をホラーストーリーで考えましょう。 「トラブルは起きないであろう」というような性善説に立ってしまうと、リスクを見逃してしまい 大きなトラブルにつながる可能性があります。 2. ヒヤリハットの共有 「ヒヤリハット」は、結果としてトラブルに至らなかった事象のため、見過ごされてしまうことが多いですが、記録を残しチーム内で共有して必要に応じた対策を講じることで、重大なトラブルを防ぐことに繋がります。 Point ハインリッヒの法則 3. チーム内で防止策を検討 収集した情報をもとに、チーム内で意見交換し必要に応じて対策を講じていきましょう。 Point 情報交換から学びを得て、最適な対策を講じる 業務でのヒヤリハットや違和感、自チームで起きたトラブルについてチーム内で意見交換する 関係者に発生したトラブル事例や、他部門で発生したトラブル事例などを収集し、 どのような対策を講じているかを確認する 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら ▶▶【📝記事】業務制約とリスク防止 はこちら

予期せぬトラブルに備えるインシデント対応

業務を進める中で、予期せぬトラブルや問題が発生することは避けられません。 これらの事象（インシデント）は、サービス品質の低下や業務の停滞を招き、場合によっては重大な損害につながる可能性があります。 だからこそ、インシデントを正しく認識し、迅速かつ効果的に対応するための準備が必要です。 この記事では、インシデントの定義と分類、緊急対応フローの作成方法、そして対応時の注意点について解説します。 事前に適切なフローを構築し、チーム全員で共有することで、万が一の事態にも落ち着いて対応できる体制を整えることが可能です。 目次 インシデントの定義と分類 緊急対応フロー作成 緊急対応時の注意点 関連資料 1.インシデントの定義と分類 インシデントとは、提供するサービスの品質を低下させる、またはその恐れがある事象を指します。 以下の2つに分類して考えることができます。 ①業務上のインシデント チームの業務遂行中に発生する事象で、チーム固有の事例が多く含まれます。 対象外対応（何を対象外とするかの定義が必要） オペレーションミス マニュアルや資料の誤表記 システム停止 など ②チーム運営に関するインシデント サービス品質に影響を与える事象で、複数チームに共通する傾向があります。 セキュリティインシデント（IDカード紛失、メール/FAX誤送信） マニュアルやツール類の破損 貸与品の紛失・破損 など 2.緊急対応フロー作成 規程の確認に合わせて緊急時の対応フローを確認・作成します。 万が一事故が発生した場合に、連携をスムーズに行い影響範囲を最小限に抑えるために重要です。 報告すべき事象は何か 報告ルート 報告する情報の内容 これらを事前にすり合わせておきましょう。規程外のリスクに気づいた場合は、チーム内で共有し、関係者と対処方法を協議してください。 ①報告対象の整理 関係者と一緒に、どのような内容について報告が必要かをすり合わせます。 業務上のトラブル例： オペレーションミス（影響度合によって分類） システム停止 チーム活動に関するトラブル例： セキュリティインシデント（IDカード紛失、メール/FAX誤送信） マニュアル・ツール類（データ）の破損 貸与品（PC、機器）の紛失・破損 ②連絡フローの作成 誰から誰へ何を報告するか 何分以内に報告するか 連絡手段と連絡先の確認 ③関係者とのすり合わせ 作成したフローを関係者とすり合わせ、実効性を確認します。 ④チーム内への展開 確定したフローをチーム内に展開し、万が一の際に何をすればよいかを全員が理解している状態にします。 ※業務用携帯電話に緊急連絡先を登録しておくと安心です。 3.緊急対応時の注意点 ①速やかな報告 フローに則り、上長へ即時報告。連絡がつかない場合は更に上位へ。 ②影響範囲の確認と協議 冷静な判断が難しい場合は、必ず上長や関係者に相談。 ③暫定対処の実施 関係者と連携し、影響度を最小化するよう努める。 ④振り返りと共有 再発防止策を検討し、事例を関係者へ共有することで、学びを活かす。 シミュレーションの重要性 緊急対応は、事前にシミュレーションを行うことで、対応手順の確認だけでなく、実際に復旧可能かどうかの検証も可能です。 例： 事前にシミュレーションしていれば防げた事例。 ある拠点でNW障害が発生し、迂回先に切り替えたが、迂回先のNW機器の電源が入っておらず全断となった。 4.関連資料 ▶▶【📅ファイル】緊急対応フローのダウンロード はこちら ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら

リスクを洗い出し管理する方法

目次 リスク管理とは リスクの洗い出し リスクを評価するには 関連資料 1. リスク管理とは リスク管理とは、組織やプロジェクトが直面する可能性のあるリスク（危険要因）を特定し、 それを評価・分析した上で、回避、低減、転嫁、受容などの対策を講じるプロセスのことです。 リスクを管理することで、以下の効果を生みます。 リスクが発生する前に適切な対応策を講じることで、被害を最小限に抑えることができる リスクを最小限に抑えることで、プロジェクトや事業の成功確率を高めることができる 不測の事態による損失を防ぎ、組織の信頼性を維持できる リスク管理を行う上で重要な事は、リスクを洗い出せるかどうかです。 しかし「リスクを洗い出そう」といっても、どのような視点で洗い出せば良いか分からないことが多いです。 ここからは、リスクの洗い出し方法を見ていきます。 2. リスクの洗い出し リスクの洗い出しは一つ一つの詳細に洗い出すことより、「抜け漏れがないこと」「一つでも多く洗い出すこと」が重要です。 「どうせ問題は起きないだろう」と楽観的になっていると洗い出せませんので、できるだけ悲観的に ミッションや目標が未完了・未達成となった場合のリスクを洗い出していきます。 自チームだけで考えると、オペレーションや業務に偏った見解になるので、 他チームや上位層の見解も聞きその視点を盛り込むことも必要です。 3. リスクを評価するには 対外的なリスクの大きなプロジェクトの場合は「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 リスク評価の手順 発生した際の影響度合いを見極める 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める リスク評価のマトリクスで優先順位をつける 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら ▶▶【📝記事】業務制約とリスク防止 はこちら

課題解決を加速するIssueリストの使い方

チームが目標に向かって進む際、計画時には見えなかった課題や、実行して初めて気づく改善点は必ず出てきます。 これらの課題を放置せず、体系的に収集・整理し、具体的なアクションにつなげる仕組みが「Issueリスト」です。 Issueリストは、課題や気づきを「見える化」し、チーム全体で共有・活用できる便利なツールです。 これを活用することで、課題を解決しながらチームの成長と成果の最大化が可能になります。 この記事では、Issueリストの基本的な役割を解説した上で、 その活用方法を「収集」「アクション化」「実行」の3ステップで紹介します。 ※Issueリストと課題管理表の違い Issueリストが課題の「何が問題か」を明確にするためのリストであるのに対し、 課題管理表は「どう解決するか」を課題、タスク、担当者、期日、進捗などを具体的に管理する表です。 課題管理表の元となるリストとして活用しましょう。 目次 Issueリストとは？ Issueリストの活用方法 まとめ 関連資料 1. Issueリストとは？ Issue（イシュー）リストとは、チームの中で発生している課題や気づき、 改善のヒントを記録・整理するためのリストです。 日々の業務の中で「やりづらい」「気になる」「もっとこうした方が良いのでは？」と感じたことを可視化し、チーム全体で共有・活用することで、継続的な改善を促進します。 Issueリストがあることで得られるメリット 課題の見える化：個人の気づきをチーム全体で共有できる 改善のスピード向上：気づいたことをすぐにアクションにつなげられる チームの成長促進：現場の声をもとに、業務や仕組みを進化させられる 心理的安全性の向上：意見を出しやすい環境が整い、チーム内の対話が活性化する Issueリストがない場合に生じるリスク 課題が埋もれる：現場で感じた違和感や改善点が放置される 同じ失敗の繰り返し：過去の問題が記録されず、再発防止ができない 改善の機会損失：メンバーの気づきが活かされず、チームの成長が停滞する 属人化の加速：個人の経験が共有されず、ノウハウが個人に閉じてしまう Point Issueリストは、チームの「気づき」を「改善」につなげるための出発点である 記録すること自体が目的ではなく、アクションに結びつけることでチームの生産性と柔軟性が向上する 2. Issueリストの活用方法 Step Issueリストで改善意見を収集する 収集した意見をアクション化する アクションを実行する Step1：Issueリストで改善意見を収集する 課題や改善点の発見は、チームの成長に欠かせません。 まずは、チーム内の意見を幅広く収集する仕組みを整え、課題や気づきを見える化しましょう。 ①収集の仕組みを整える 共有ファイルやチャット部屋を用意：チーム全員が編集できるExcelやスプレッドシートがおすすめ 記載ルールを明確に：不安・気づき・アイデア・改善点など、記載内容を事前にすり合わせておく 記入頻度を決める：週1回など定期的な記入を促すことで、日常業務の中でアンテナを張る習慣が生まれる ②補完手段としてインタビューを活用 業務が忙しく記入が進まない場合は、インタビューで意見を引き出す 事前に業務内容や4M（Mission, Measurement, Method, Member）の視点で仮説を立てておくと、スムーズに進行できる Step2：収集した意見をアクション化する 収集した意見をそのままにしておいては意味がありません。 次に、それらを具体的な行動につなげるために整理し、チーム全体で共有・議論しながら解決策を明確化しましょう。 ①4Mでカテゴリ分類する Mission：顧客ニーズ、期待値、事故・ヒヤリハットなど Measurement：目標、指標、進捗に対する違和感 Method：業務フロー、ナレッジ、標準化の余地 Member：稼働状況、育成、ローカルルールなど 分類することで、意見の偏りや見落としを可視化できます。 意見が少ないカテゴリは、視点が向いていない可能性があるため、追加の収集が必要です。 ②チームで意見交換する 事象と原因のすり合わせ：何が起きているのかを共有し、認識を揃える 解決状態の定義：「どうなれば解決か」を明確にし、未知の課題に対してはミッションやゴールを再確認してヒントを探ることが重要 アクションの具体化：誰が何をいつまでにやるかを明確にし、進行に応じて柔軟に詳細化していくことが重要（理想はWBS化だが、箇条書きでもOK） Step3：アクションを実行する 整理したアクションを実行することで、チームは実際の改善を進められます。 優先順位を決め、効果的に割り振ることで、着実な進捗と成果につなげていきましょう。 ①優先順位を決める 効果の大きさ、工数、放置による影響度を基準に、着手順を決定 ②割り振りを工夫する 得意な人に任せる：スピードと精度が向上 志向性に合わせる：モチベーションが高まり、主体的な取り組みにつながる チャレンジ枠を設ける：未経験者にも挑戦の機会を提供し、フォロー体制を整えて支援する ③コミュニケーションプランを設計する 定期MTGに進捗共有のアジェンダを追加するなど、進捗を確認する場を必ず設ける 進捗が停滞する原因は「工数不足」だけでなく「イメージできないこと」も多い相談や対話を通じて、行動のイメージを明確にすることが重要 まとめ Issueリストは、チームの課題や改善のヒントが詰まった「宝の山」です。 収集→整理→実行のサイクルを回すことで、チームの改善力と成果が着実に高まります。 日常業務に組み込み、継続的に活用することで、チームの成長を加速させましょう。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】イシューリストのダウンロード はこちら

業務の制約を理解しリスクを防ぐ方法

業務を進めるうえで、目的達成のために「何をしてもよい」わけではありません。 短期的な成果を追求するあまり、法令違反や情報漏洩のリスクを見過ごすと、重大な損害につながります。 法令や社内ルール、業務上の条件など、守るべき制約事項を正しく理解し、状況の変化に応じて見直すことが重要です。 この記事では、業務遂行にあたり認識しておきたい制約事項について解説します。 目次 制約事項とは何か？ 制約の3分類と確認ポイント 制約事項の変化を確認するタイミング 法令・規定の情報収集と対応 制約管理の目的はリスクマネジメント 関連記事 1. 制約事項とは何か？ 業務に取り組む際に、必ず守らなければならないルールや条件が「制約事項」です。 これには、法令や社内規則の遵守事項だけでなく、業務遂行に必要な条件も含まれます。 制約を守らない場合、法令違反や情報漏洩といった深刻な問題が発生し、業務の継続が困難になる可能性があります。 制約は大きく以下の2種類に分類されます。 種類 内容 管理主体 ルール 法令・社内規則などの遵守事項 主管部門（法務、人事、情報システムなど）＋自チーム 条件 業務遂行に必要な前提条件（納期、予算、成果など） 自チームが責任を持って管理 2. 制約の3分類と確認ポイント 業務を円滑に進めるためには、制約事項を適切に分類し、それぞれの特徴や管理ポイントを明確にすることが重要です。 ①一般制約（情報セキュリティ・コンプライアンスなど） 社会通念上のルールや企業全体で定められた規範 自チームに適用されるルールを確認し、特に留意すべき点を把握する 世の中の変化（法改正、社会動向）も情報収集しておく ②固有制約（業務関連法令・内部ルール・契約など） 業界特有の法令や企業独自のルール、慣習 前期の結果や事業方針により急に変更されることもある 自チームに直接関係しない事象がきっかけで変わる場合もあるため、関係者との会話で確認する ③業務制約（QCDS：成果・コスト・納期・範囲） ニーズの変化やステークホルダーの変更により制約が変化する 業務内容に変化がなくても、関係者と必ず確認する 目標に付帯する条件（例：予算、期限、成果指標など）を明確にする 3. 制約事項の変化を確認するタイミング 制約事項は固定的なものではなく、状況や環境の変化に応じて柔軟に見直す必要があります。 変化を見逃すと、業務の進行に支障をきたしたり、リスクを招く可能性があります。 事前に情報を収集し、業務への影響を早めに把握して、対策を講じましょう。 Tips 期や年度の変わり目を必ず確認するニーズとともに制約も変わりやすいため、変わり目には必ず制約内容を確認する 新しい業務や初めての領域ではルール適用をチェックする既存のルールが適用できるかを事前に確認し、必要に応じて調整を行う 他部署・他社との協業時は制約のズレに注意する文化や慣習の違いから制約が異なる場合があるため、相手側の状況を理解し調整を図る 4. 法令・規定の情報収集と対応 業務を進める上で、法令や規定の変更はチームの業務遂行に直接的な影響を与える可能性があります。 適切な対応を行うためには、最新の情報を収集し、チーム内で共有する体制を整えることが重要です。 特に、施行時期や影響範囲を把握し、業務計画に反映することで、リスクを未然に防ぐことができます。 Tips 情報収集を日常的に行う担当部門（法務部門や総務部門）と普段から接点を持ち、関係性を築いておくことで、重要な情報を早期に得られる体制を作る 影響範囲を具体的に把握する新しい法令や規定の施行時期や業務への影響内容を整理し、対応に必要な工数やリソースを事前に計画に反映させる 柔軟な対応体制を整える急な規定変更にも対応できるようチーム内で情報共有を徹底し、必要に応じて業務プロセスの見直し準備を行う 法令や規定の変更がもたらすリスクを最小限に抑えるためには、情報収集と対応計画を継続的に行うことが不可欠です。 これにより、予期せぬ問題を防ぎ、安定した業務遂行が可能になります。 5. 制約管理の目的はリスクマネジメント 制約を正しく把握し、管理することで以下のリスクを防止できます。 制約の逸脱 想定されるリスク 想定されるリスク 企業損害、操業停止、風評被害 社内ルール違反 業務停止、信頼低下 業務条件未達 ミッション未達成、成果不十分 業務制約に特化した管理が求められるチームは、QCDS（Quality, Cost, Delivery, Scope）に基づいた制約管理に注力しましょう。 6. 関連記事 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら