目標、施策の進捗確認をしよう

進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 　測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、 　システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 　例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 　ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 　変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 　チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 　各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 　例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 　とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 　予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 　これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 　関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 　進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 　チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、 　自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 　それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 　よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 　きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、 　より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 　また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、 　誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。

目標設定方法

目標設定は、関係者のニーズを満たすように設定しましょう。そのためにはニーズそのものだけではなく、その背景も理解することが必要です。関係者の置かれている状況を“自分ごと化”して捉えることが大切です。 次に具体的な数値を用いた目標地点と計画を定めましょう。これが定められていないと、実行時の進捗確認や要因分析を行う事が出来なくなるためです。 「SMART」というフレームワークがあります。これを活用すると目標設定内容を明確にすることができますので、ぜひ活用ください。 　1：Specific（具体的に） 誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表す 　2：Measurable（測定可能な） 目標の達成度合いが本人にも上司にも判断できるよう、その内容を定量化して表す 　3：Achievable（達成可能な） 希望や願望ではなく、その目標が達成可能な現実的内容かどうかを確認する 　4：Related（経営目標に関連した） 設定した目標が職務記述書に基づくものであるかどうか。 　　　と同時に自分が属する部署の目標、さらには会社の目標に関連する内容になっているかどうかを確認する 　5：Time-bound（時間制約がある） いつまでに目標を達成するか、その期限を設定する

チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【依頼編】

人の成長に影響を及ぼす要素は、70%は経験、20%は他人からの助言、10%は研修や書籍からの学びと気づきといった調査結果があります。人材育成の観点では、チームが関与する割合は非常に大きく、チーム内でいかにメンバーが成長する経験を積むことが出来るかが、チームの価値発揮に大きな影響を及ぼします。 そのため、ときには、チャレンジングなアサインが重要になってきます。 このアサインをする際には、以下のポイントに注意を払ってください。 ・依頼元が着地イメージを出来ていない 完了している状態が依頼元も分からない場合に、アサインを考えても失敗しやすくなります。 この着地イメージが湧いていないまま依頼することは、無茶振りといいます。 着地イメージが湧いていないと、本当に依頼先の方が適切なのかどうか(本人の志向性が合っているか、ハードルが高すぎ/低すぎないか)、判断が出来ません。 更に、アサイン後にフォローについても、イメージが無いままでは具体的なアドバイスが上手く出来ません。 このようなことの発生するリスクが高いために、依頼元は着地イメージを想定してから、アサインを検討する様にしてください。 ・本人の志向性とのマッチングについて 依頼先の方の志向性やチャンレジしたいことと、こちらからお願いしたいことが100%マッチすれば良いですが、必ずしもそうではないケースもあります。チャレンジすることで得られることは何か？をまとめて、依頼元の方に対して完了したときの成長した自分の姿や、達成した状態など、より具体的なイメージを持ってもらえるようになります。 そうすることで、アサインへの納得感を上げることに繋がります。 ただし、全く志向性と違うケースもあり得ます。その場合は、正直にそうせざるをえない理由を伝えて、双方で納得した上で進められるとよいでしょう。

計画修正時の調整方法

業務一覧(WBS)を作成し、想定していなかった作業が必要である事や、想定している予算感やスケジュール感では対応できない事などを気づける状態を保つことが良いでしょう。その中から許容範囲と許容できないレベルの確認を随時行ってください。   具体的に認識を合わせること 　・Q：想定品質と測定方法 　・C：予算と想定費用 　・D：期限やスケジュールの想定 　・S：想定作業量   なお、期待値の調整は重要ですが、ついついリスクの説明ばかりをしがちです。 そうなった場合、意図せず顧客や関係者の信頼を損ねることがあります。そらないように以下の点に注意すると良いでしょう。   　・全力で元の計画通りゴールや成果に近づけたいということを伝えながらもリスクを伝え、相手もリスクを認識してからトレードオフ案を出す。 　・いきなり100％のトレードオフ案ではなく、10％、20％、30％と小刻みにしたものを伝え、まずは最小対応として10％から承認を取る。※1   また、期待値の調整(特にトレードオフ案の提示)の場合、相手が関心あるのは圧倒的に「これからどうなるか？」という未来の話です。 なのに多くの人が「なぜ計画が乖離したか？」「現状がどうなっているか？」を説明することに必死になりがちです。 たしかに正しく現状と発生している問題を認識することは的確な修正計画を策定する上で重要ですが、 顧客や関係者にとって重要なのはその修正計画とそれによる影響です。 期待値調整に失敗する人のほとんどは、この勘違いをしているパターンが多いです。 特に自身で判断をする決裁者でそのレベルが上がれば上がるほどにより未来の話への関心が高まります。 相手の立場、役職に応じて経緯、原因、修正計画、影響のどこに比重を置いて会話するかを見極め、使い分けましょう。※2   ※1：人はいきなり大きな影響やリスクのあることを決断できません。 ただ、一度決断するとその後、そのレベルが上がっても同様の決断をしやすくなります。 考えたトレードオフ案のリスクや影響があまりに大きい場合は、全体を見せた上でより小さな範囲から承認をもらうように交渉すると スムーズに進む場合があります。 また、自分たちが考えたトレードオフ案も実際は正しいかどうか、どれほど効果があるか分からない、 という場合も小さな範囲で進めることでその後の更なる計画修正も容易になります。   ※2：決裁者のレベルが上がるにつれて経緯＞原因＞修正計画＞影響と関心が移っていきます。