チームの課題を可視化、管理して運営に役立てたい

プロジェクトでは予定外の課題が次々に発生します。これらの課題を漏れなく適切に解決するために実施するツールが課題管理表です。 なお、「課題」と「問題」「タスク」はそれぞれ意味が異なります。 「問題」は顕在化した都合の悪い事象そのもので抽象的ですが、「課題」は問題を解決するためのより具体化されたものです。 さらに、課題を解決するための個別の実施項目を「タスク」といいます。顕在化していない問題は「リスク」として課題管理とは別に管理します。継続して使うためにも以下を意識してください。 １．漏れなく登録する　２．優先順位をつける　３．タスク化する　４．日々更新する ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

ワークフロー図作成方法

ワークフローは全体像の把握や関係者の理解、業務の流れの理解に大いに役立ちます。導入研修の際も、業務の大枠をフローチャート図で説明後、詳細な手順書を説明すると理解が深まります。ワークフローについては大きく２つの流れを把握し作成します。 ・仕事の全体観・部門間の繋がり(全体像) ・自部門の工程図(各業務別) また、作業時のポイントとして作業内容と関係者を事前に書き出してから図式化すると良いです。具体的には、「まず思いつく限りの作業内容を書き出す」「次に作業順に整理する」「作業の関係者を書き出す」「ここまで書きだした情報を図で整理する」の順で作成すると良いでしょう。 よくある失敗事例としては、フローの更新作業で失敗するパターンです。 新規作成した後は、時間経過とともにそのフローに対して情報がドンドン付与されていきます。別ドキュメントの何ページを見て判断する、特定のシステムのこの備考をchkなど、条件がドンドン増えていきます。これは正しく判断を行う上では必要なことです。 その中で、一番困るケースが、「この場合は●●へエスカレーションをしてください」という吹き出しが多くなってくることです。 多くの場合は、エスカレーションが必要ということは、一時的に対処が決まっていないということですので、、時間経過とともに対処方法が定まっているケースも少なくありません。 しかしながら、その後の更新作業は、フローの細かい書き換えなど時間もかかるため、そこから手が付けられないというケースが多いです。 更に、利用者全員は今のフローを理解しているため、更新の必要性を感じず、優先度が低くなります。 このようなまま、人員入替が定期的に行われていくと、ドキュメント+口伝で引継ぎがされるようになり、フローはあるのに最新化されておらず、活用しきれないという状況になってしまいます。 このような状況を回避するためにも、定期的に棚卸を行い、フローの更新を行うようにしてください。

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 　①メールの内容を要約している件名になっているか 　　×　「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 　　○　●月度月次MTGの日程調整について　/　■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 　構成 　　②「1メール＝1用件」が守られているか 　　　×　「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 　　　　　2つ以上の用件が書かれている。 　　　〇　用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 　　③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか 　　　×　「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 　　　　　このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 　　　○　「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」　 　　　　　最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 　文章 　　④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか 　　　×　「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 　　　　　依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 　　　○　「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 　　　　　 　　　　　　▼お願い事項 　　　　　　　1　アンケートの集計 　　　　　　　2　資料の印刷(5部) 　　　　　　　3　会議室の予約　　　」 　　　　　このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 　　⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか 　　　×　「意見交換の準備をしておいてください。」 　　　　　これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 　　　〇　「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 　　　　　具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 　　　×　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 　　　　　意思を伝えることは大切です。 　　　　　しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 　　　〇　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 　 　　　　　　日程候補日 　　　　　　　●月●日(●)　●時 　　　　　　　■月■日(■)　■時　」 　　　　　このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 　　　　　更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 　　　×　「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 　　　　　この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 　　　〇　「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 　　　　　　確認事項 　　　　　　　1　商品名 　　　　　　　2　価格 　　　　　　　3　カラー　　　」 　　　　　具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 　　⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか 　　　×　複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 　　　　　「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 　　　〇　「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 　　　　　　先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 　　　　　　受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 　　⑦具体的な期日を書いているか 　　　×　いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 　　　〇　いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 　　　　　一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 　　　　　電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 　　⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか 　　　×　「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 　　　○　定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 　　⑨誤字、脱字はないか 　　　×　「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など 　　　○　敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 　　　　　 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 　　　　　 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 　レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 　　顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 　　全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 　　最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 　リマインド(送信後の対応) 　　大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 　　少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 　　さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 　　相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 　　　・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい 　　　・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) 　　このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。

日々の振り返りのコツ

振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。 例えば料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか？と考えるシーンはよくあります。 何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。 ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。 このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。 つまり、より高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。 効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。 ここでは、YWTを紹介します。YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。 Y：今日やったことは何か。実績。 W：わかったことは何か。気づき。 T：次にやることは何か。改善点。 しかし、いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。 ▼Y(やったこと) 上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。 例えば、今日は提案資料の作成を行ったとします。これを書き起こすと、 △　提案資料の作成　できた/できていない。順調/遅延。など 〇　提案資料の作成　50％/順調 　　└ストーリーを作る　完了 　　└目次を作る　完了 　　└目次ごとのキーメッセージを作る　未着手 　　└必要なデータを収集する　未着手 粒度が荒いままだと、何ができたのか？できていないのかが？わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。 具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。 ▼W(わかったこと) Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。 そうではなく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。 △　ストーリー作りは順調に進んでいる。しかし目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 〇　目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。 　　1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。 うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。 もう1段振り返るときのポイントは、why(どうして？)よりも、what(要因)は何だろう？と考えてみて、 「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。 次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。 ▼T(次にやること) W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。 △　作業工程を見直す 〇　30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。 このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。 次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。 このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。