【コンテンツ紹介】ワークフロー解説&フォーマット
業務が複雑で整理できない・・改善したいがなにからしていいのかわからない・・業務の説明がうまくいかない・・ そんな業務の整理が出来なくて困っている方に【ワークフロー解説&フォーマット】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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OJT計画をつくりたい
OJTを行う目的やゴール設定を明確にしていただくことが第一のポイントです。受入れ時期や事前の受入れ前の準備、配属者のスキル感や配属ポジションの内容も踏まえて都度カスタマイズの上、計画ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
ワークフロー図作成方法
ワークフローは全体像の把握や関係者の理解、業務の流れの理解に大いに役立ちます。導入研修の際も、業務の大枠をフローチャート図で説明後、詳細な手順書を説明すると理解が深まります。ワークフローについては大きく2つの流れを把握し作成します。 ・仕事の全体観・部門間の繋がり(全体像) ・自部門の工程図(各業務別) また、作業時のポイントとして作業内容と関係者を事前に書き出してから図式化すると良いです。具体的には、「まず思いつく限りの作業内容を書き出す」「次に作業順に整理する」「作業の関係者を書き出す」「ここまで書きだした情報を図で整理する」の順で作成すると良いでしょう。 よくある失敗事例としては、フローの更新作業で失敗するパターンです。 新規作成した後は、時間経過とともにそのフローに対して情報がドンドン付与されていきます。別ドキュメントの何ページを見て判断する、特定のシステムのこの備考をchkなど、条件がドンドン増えていきます。これは正しく判断を行う上では必要なことです。 その中で、一番困るケースが、「この場合は●●へエスカレーションをしてください」という吹き出しが多くなってくることです。 多くの場合は、エスカレーションが必要ということは、一時的に対処が決まっていないということですので、、時間経過とともに対処方法が定まっているケースも少なくありません。 しかしながら、その後の更新作業は、フローの細かい書き換えなど時間もかかるため、そこから手が付けられないというケースが多いです。 更に、利用者全員は今のフローを理解しているため、更新の必要性を感じず、優先度が低くなります。 このようなまま、人員入替が定期的に行われていくと、ドキュメント+口伝で引継ぎがされるようになり、フローはあるのに最新化されておらず、活用しきれないという状況になってしまいます。 このような状況を回避するためにも、定期的に棚卸を行い、フローの更新を行うようにしてください。
業務一覧の作り方を知りたい
業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。
今後取り組む想定業務の可視化
WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 ・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する ・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。
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