稼働状況の把握の仕方
稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。
当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、
どれくらい計画から乖離しているか? 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか? それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。
一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に1度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を把握することが基本です。
以下ポイントを4つお伝えします。
・工数の入力
工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。
・稼働実績の確認
実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。
・残業が増加している理由を確認
具体的に困っていることを確認する。
・周囲との連携を検討する
困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する