ワークフロー図作成方法

ワークフローは全体像の把握や関係者の理解、業務の流れの理解に大いに役立ちます。導入研修の際も、業務の大枠をフローチャート図で説明後、詳細な手順書を説明すると理解が深まります。ワークフローについては大きく２つの流れを把握し作成します。 ・仕事の全体観・部門間の繋がり(全体像) ・自部門の工程図(各業務別)   また、作業時のポイントとして作業内容と関係者を事前に書き出してから図式化すると良いです。具体的には、「まず思いつく限りの作業内容を書き出す」「次に作業順に整理する」「作業の関係者を書き出す」「ここまで書きだした情報を図で整理する」の順で作成すると良いでしょう。   よくある失敗事例としては、フローの更新作業で失敗するパターンです。 新規作成した後は、時間経過とともにそのフローに対して情報がドンドン付与されていきます。別ドキュメントの何ページを見て判断する、特定のシステムのこの備考をchkなど、条件がドンドン増えていきます。これは正しく判断を行う上では必要なことです。 その中で、一番困るケースが、「この場合は●●へエスカレーションをしてください」という吹き出しが多くなってくることです。 多くの場合は、エスカレーションが必要ということは、一時的に対処が決まっていないということですので、、時間経過とともに対処方法が定まっているケースも少なくありません。 しかしながら、その後の更新作業は、フローの細かい書き換えなど時間もかかるため、そこから手が付けられないというケースが多いです。 更に、利用者全員は今のフローを理解しているため、更新の必要性を感じず、優先度が低くなります。   このようなまま、人員入替が定期的に行われていくと、ドキュメント+口伝で引継ぎがされるようになり、フローはあるのに最新化されておらず、活用しきれないという状況になってしまいます。 このような状況を回避するためにも、定期的に棚卸を行い、フローの更新を行うようにしてください。

業務改善の手法「ENCRS」とは？

  〈目次〉   ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料   さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。     1. ENCRSの概要     ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。     　           2. ENCRSの効果・活用事例   ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。   　　 　 　         3. デジタルツールでの改善   業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。   ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。   特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。   デジタルツールの活用のメリット単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。   業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減     　Point　　　ツールを作成する際のポイントは？   最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。   なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？   ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。   VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる”　ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。         4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方     　Point　　身近なところから改善点を見つける   日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。
   どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています     　       　Point　　改善のスケジュールを習慣化する   チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう　※「関連資料」に添付しています     　     自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。
   関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。       5. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら   ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら

生産性向上に紐づく問題解決とは

問題の種類は2種類あります。 ・設定型の問題 　目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える ・発生型の問題 　目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 準備のポイント ・利用者のリテラシーを考える。 　作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。 　例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 ・FMTを統一しておく。 　オリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。 　既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。 　また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 ・オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める。 　利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。 　ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 　優先順位 　　1　オペレーション 多　×　エスカレーション 多 　　2　オペレーション 多　×　エスカレーション 少 　　2　オペレーション 少　×　エスカレーション 多 　　3　オペレーション 少　×　エスカレーション 少 　オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。 　皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。 　優先順位に従って、着手していきましょう。 実行 のポイント ・利用者にもレビューをお願いする。 　レビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。 　上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。 　作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 　目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。