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関係者の変化を察知するポイント
関係者の変化の背景には、ニーズの変化など重要な事柄が含まれる可能性があるため、 より早くキャッチアップすることでチームの仕事をより良い方向に軌道修正することができます。 関係者の変化を察知する時のポイント ・いつもより表情がすぐれない、気持ちにゆとりがないように感じる ・定例会の参加率が減った、メールの返信がなかなか来なくなった 上記の様な違和感の確認をする際は、 いきなり「何がありましたか？」とずけずけと聞かず、定期的なコミュニケーションの場で「自分はこう感じているが、合っているか？」と確認し、 あっていればその理由を確認しましょう。
面談や1on1を管理したい
プロジェクト、チームの生産性向上、ミッションビジョンバリューの伝達のためのコミュニケーション機会として、1on1や面談は定期的（最低隔週に1回30分程度）に実施してください。会話ではなく、対話・傾聴を意識しておこなってください。管理表はFMTを参考とされてください。日常の声かけなどでコミュニケーション量も担保することも十分に意識ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
1on1の手法について
1on1は以下ポイントを留意の上、会話しましょう。 部下が普段相談したくても相談できなかった事や、個人的に抱えている悩み事を打ち明ける、目指している事を聞いてもらうなど 様々なテーマで話を出来る機会とすると良いでしょう。 ・定期的な時間を確保すること ・継続すること(常にある事が、部下への安心感や信頼感を与える) ・スタンスは部下のため 日々のやりとり以外で時間をとって話すことで、通常業務以外の観点で対話することは非常に重要です。 必要な情報やスタンスを事前に理解しておくことで双方にとって実りある時間とすることが可能です。 次に、1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてを考えます。 1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を失って、形だけ実施していることが散見されます。 ここでは、1on1のアンチパターン（好ましくない事例）と対策案を紹介します。 【パターンその1】会話が少ない1on1 何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。 【パターンその2】管理者リサイタルな1on1 管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。 これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。 このように片方の一方的な話に終始しがちになっているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、 相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしなくてもよい姿勢も必要です。 【パターンその3】愚痴大会 ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。 たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。 このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。 一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、 新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。
ナレッジの蓄積について
事例、ナレッジ、ノウハウの違いは何か、を正しく理解するところから始めます。 事例とは、具体的な経験のことです。 ナレッジとは、その経験から、汎用化した学びのことです。 ノウハウは、ナレッジを実践するための、コツのことです。 例でいえば、ある提案資料があります。この提案書は非常に見やすく、顧客にも刺さりやすい資料でした(事例)。これを他の顧客にも活用できるように、AGENDAを整理して、ブランクのFMTを作りました(ナレッジ)。しかし、そのようなFMTがあっても、どういうinputが必要か、inputをどう解釈して整理すればよいのか、そういった活用の手順、具体的なコツが必要になります(ノウハウ)。 よくある失敗は、事例とナレッジを混同して会話していることです。 事例だけでなく、そこから得た学び(ナレッジ)は何なのかが重要なのです。 事例を共有するだけで満足しているケースが多くみられますが、この点を意識することが、ナレッジを蓄積していく「ナレッジ」です。 では、このナレッジのコツ(ノウハウ)ですが、汎用化するということは、他のパターンにも当てはめられるようにするということです。 つまり、抽象化を行います。 実際の事例を眺めて、ようするにどういうことなのかを考えて、具体的にはどういうことかと考えてまた戻す。 この具体と抽象を繰り返しを行い、汎用的な学びを見つけていきます。 別の切り口としては、事例を無理やりでもいいから「○○の時は△△すべし」「〇〇は△△である」と言い切り系で書き出してみてください。 そうすると、ナレッジが抽出しやすくなります。
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