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人材要件の設定、見直し
人材要件はチームに配属されるメンバーに最低限必要なスキルや適性を定めたものです。 人材要件を定める理由は、チームメンバーや人事部門等の人員配置に関わる部署とでチームに求められるメンバー像を共有し、適切な人材配置を実現するためです。 人材要件の設定方法 人材要件は、業務の特性を考慮し、チームの一定要件に加えて各役割の必要条件を追加してください。 受入基準では主に次の3点「適性」「専門スキル」「ビジネススキル」を明示しましょう。 また受入基準に加えて配属されるメンバーが業務を通じて「どのような経験を得られるか」「どのようなキャリアに繋がるか」を明示すると良いです。 適性 業務特性と候補者の特性がマッチするかを判断する必要があります。 スピード、正確性、共感性など、どのようなことが求められるのか、チームの環境や業務特性によって、候補者に求められる適性は異なります。 特に変化対応が多い業務を進めていくには、柔軟性は重要な適正ポイントになります。 専門スキル 業務を遂行する上で必要な業務経験、専門スキルを第三者が見ても分かるように表記します。 業務経験(業務内容や経験年数) 専門スキル(保持資格や過去の成果) ビジネススキル ビジネススキルとは、一般的にビジネスパーソン/社会人として求められる素養のことを指します。以下に具体例を示します。 コミュニケーションスキル リーダーシップ 仕事に対する姿勢 社会人としてのモラル 社会人としての一般常識 人材要件を見直す際は、一定期間の稼働の実績と成果実績から、見直していきます。 例えば、日々・毎週の業務の中で冗長化を目的とした役割変更を行うことが多くあります。 この結果、当初は「スピード」が速い方が良いと想定されていた役割も、実際は「正確性」の高い方が、効率的に仕事が進んだ。 当初は「システムの知識」が必要と想定していたが、実際には知識が要求されるシーンは稀であった、などといった気づきを得ることが多くあります。 このような実績から、改めて要件を見直すとよいです。
チーム内のコミュニケーション設計
チームメンバー同士がコミュニケーションを取る機会は、必ず設定しましょう。 大きく分けて2つのミーティングを設定しておくと良いです。 ①1on1 メンバーの状況の把握、相談事や悩みを聞く場、互いの理解のために、 管理者と1対1で会話する機会です。 特徴的な点は、通常のミーティングや会議とは異なり、1on1は相手となる部下１人のためだけに確保された時間であるという点です。 多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1実施時のポイント 実施時のポイントは3つあります。 1 定期的な時間を確保すること 2 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) 3 スタンスは部下のため ②チームミーティング チーム内における情報共有、目標管理、課題(問題)の検討などを行う機会です。 開催頻度は業務の変動性によって日々共有を行うべきもの、 月1回など頻度を調整します。 当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有がしやすいです。
ニーズの変化を察知する方法
時間の経過とともに、会社の方針や世の中のトレンドが変化する可能性があるため、関係者のニーズも変わることがあります。 当初重要事項だったことも変わることがあるので、優先順位は常に変化する可能性を念頭におきましょう。 ニーズの変化に気づかないまま仕事を進めると関係者間で認識ズレが起き、 せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、無駄な時間を費やすことになります。 そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知するには、常に相手の発言や依頼に対して、 背景や真意を問うように癖づけていくことが大切です。 変化を察知し、その背景を確認する時の例 ・報告や依頼内容の変化を察知する 方針変更の通達を受けた場合 ⇒なぜ変更になったのか？ 資料作成の依頼を受けた場合 ⇒資料の目的は何か？ ニーズの変化を察知するためには、「満足度調査の結果や、顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)」 を確認します。 さらに、ニーズや期待値が変化する予兆を察知するには、「定例会参加率が低下している、発言量が減少している」などの日々の行動の変化に注意を払うようにしてください。 この日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。 コミュニケーションを通じて気づいた違和感は、見過ごずにチーム内で共有できるように、 日報やチームMTGを設定するなどの仕組み化を行いましょう。
チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ
顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 ・割振りは工数の平等性より、適性を重視する チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。 人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。 短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。 苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 ・必要工数を捻出する 割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。 優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。 それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。 一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 ・WBSを、100％じゃなくてよいから作る わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。 割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 ・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。 更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。 このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。 どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。
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