【コンテンツ紹介】らくらく習熟度マップ
仕事をお願いするときに誰にお願いしていいかわからない・・誰がなんの業務が出来るかわからない・・ そんなチームメンバーの業務習熟度がわからない方に【らくらく習熟度マップ】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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OJT計画をつくりたい
OJTを行う目的やゴール設定を明確にしていただくことが第一のポイントです。受入れ時期や事前の受入れ前の準備、配属者のスキル感や配属ポジションの内容も踏まえて都度カスタマイズの上、計画ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【フォロー編】
チャレンジングなアサインをする際に、周囲からのフォローをどうするかですが、以下のことに注意をしてください。 ・依頼したからと言って、丸投げはしてはいけません。 依頼先の方にとって、新しい領域/未経験のことに対してアサインをする場合は、進め方1つ1つをとっても、仮説の解像度が粗く、軌道修正を繰り返すことが多いです。 不安は尽きることはありませんので、依頼した方は、丸投げするのではなく、定期的にフォローを出来る仕組みを設けることで、心理的な安全性が高まります。 例えば、15分/日で相談の時間を設ける、1時間/週など、時間枠を予め設定しておきましょう。 ・細かいチェックはしすぎてはいけません。 1つ1つの細かい所まで全て確認をしなくても、レポート出来る仕組みがあるとよいです。 また、細かいチェックばかりになると、自分に任せたのではないか?という気持ちが芽生えてしまうこともあります。 そのようなことを回避するために、P/L、稼働管理表で数字が分かるようにしておく、やるべきタスクを一覧化しておく、こうすることで、報告/相談する側も受ける側も、双方で状況把握がしやすくなります。 ・相談するための基準を設けておく。 定期的に相談する機会を設けていたとしても、煮詰まってくるシーンは出てきます。 定常業務のようにルーチン化出来ている業務であれば、ある事象が発生したら相談するなど、トリガーを定めやすいですが、チャレンジングなアサインの場合、トリガーの設定が出来ません。物凄く悩んでしまい何も進まない、更に相談するかどうかも判断しづらい状況になります。 そういった際のトリガーしては、考える時間をポイントにしましょう。例えば、15分/30分考えても、糸口が何も見つからない、アイデアが何も出てこない、ならば相談する。 こういったルールを決めておくことで、お互いにスピード感を持って、前に進めてられるようになります。
業務一覧の作り方を知りたい
業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。
今後取り組む想定業務の可視化
WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 ・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する ・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。
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