【コンテンツ紹介】らくらく習熟度マップ
仕事をお願いするときに誰にお願いしていいかわからない・・誰がなんの業務が出来るかわからない・・ そんなチームメンバーの業務習熟度がわからない方に【らくらく習熟度マップ】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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Issueリスト 意見を収集する
チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか?例えば4Mの視点でいうと? と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。
Issueリスト 実行する
アクションをすり合わせた後は、実行フェーズにうつっていきます。 ここでのポイントは、普段の業務の進め方と変わりはありません。 ・優先順位を決める。 解決することで効果が高いのはどれか、更に解決するまでにかかる工数、放置することでの影響度合い、 これらを判断ポイントとして、何からとりかかるかを決めましょう。 ・割振りを決める。 1人1つオーナーをもって動くケースもあれば、皆で1つのことに集中して、一気に解決させるやり方もあります。 ※アクションが詳細化されていて割り振りが出来るのであれば、集中して解決させることができます。 チーム全員に平等に割り振る、というやり方もありますが、こちらはあまりお勧めしません。 割り振りの一例としては、 1 得意な人に任せる。 餅は餅屋の理論です。解決のスピードは早くなります。 2 人ぞれぞれの志向性、チャレンジしたいことに応じて、割り振りをします。 自分がやりたいことに対して、アクションをしてもらう。本人もモチベ―ション高く取り組みを進められる事が可能です。 分かりやすい例でいえば、フローの見える化をする場合、 普段その業務をしていない人が担当すると、業務のヒアリングから始まり時間はかかりますが、 その業務を実際にされている方が担当なら、既に流れをある程度理解しているため、短い時間で進めることが出来ます。 今までフローを作ったことがない方でも、チャレンジすることは大切です。その場合は、フォロー体制等を検討して進めるとよいです。 ・コミュニケーションプランを決める。 最後に、コミュニケーションプランを決めます。日次/週次の定期MTGがある場合は、アジェンダを1つ追加して進めることもできます。 ポイントは、進捗を共有する場を必ず設定することです。 アクションをいくら詳細化して、体制も組んで進めても、実際には他のやるべきこととの兼ね合いもあり、進捗が遅れていくことはよく発生します。 そのため、必ず共有する場を設けておいてください。そうすることで、リマインドの効果もあり、前進させることに意識が働きます。 進捗がなかなか上手く進まないときに良くあることは、工数を捻出できないという事もありますが、アクションがイメージできなくて動けないというケースもあります。 文字だけ見たら分かる事でも、実際に手を動かしてみると、分からないことはありませんか? このような手が止まってしまう場合は、コミュニケーションプラン以外でも、誰かに話を聞いてもらう、相談するなどして、イメージすることを心掛けてください。
チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【依頼編】
人の成長に影響を及ぼす要素は、70%は経験、20%は他人からの助言、10%は研修や書籍からの学びと気づきといった調査結果があります。人材育成の観点では、チームが関与する割合は非常に大きく、チーム内でいかにメンバーが成長する経験を積むことが出来るかが、チームの価値発揮に大きな影響を及ぼします。 そのため、ときには、チャレンジングなアサインが重要になってきます。 このアサインをする際には、以下のポイントに注意を払ってください。 ・依頼元が着地イメージを出来ていない 完了している状態が依頼元も分からない場合に、アサインを考えても失敗しやすくなります。 この着地イメージが湧いていないまま依頼することは、無茶振りといいます。 着地イメージが湧いていないと、本当に依頼先の方が適切なのかどうか(本人の志向性が合っているか、ハードルが高すぎ/低すぎないか)、判断が出来ません。 更に、アサイン後にフォローについても、イメージが無いままでは具体的なアドバイスが上手く出来ません。 このようなことの発生するリスクが高いために、依頼元は着地イメージを想定してから、アサインを検討する様にしてください。 ・本人の志向性とのマッチングについて 依頼先の方の志向性やチャンレジしたいことと、こちらからお願いしたいことが100%マッチすれば良いですが、必ずしもそうではないケースもあります。チャレンジすることで得られることは何か?をまとめて、依頼元の方に対して完了したときの成長した自分の姿や、達成した状態など、より具体的なイメージを持ってもらえるようになります。 そうすることで、アサインへの納得感を上げることに繋がります。 ただし、全く志向性と違うケースもあり得ます。その場合は、正直にそうせざるをえない理由を伝えて、双方で納得した上で進められるとよいでしょう。
目標、施策の進捗確認をしよう
進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、 システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、 自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、 より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、 誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。
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