【コンテンツ紹介】らくらく議事録フォーマット
議事録を書くが会話に追い付けない・・書き方がいまいちわからない・・ そんな議事録がうまくとれない方に【らくらく議事録フォーマット】を紹介します! 動画内ではなぜうまくできないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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ナレッジの蓄積方法
ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 1.日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 2.振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 3.チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 4.関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。
チームメンバーが発言しやすい環境をつくる
チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは?」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。
稼働状況の把握の仕方
稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。 当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、 どれくらい計画から乖離しているか? 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか? それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。 一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に1度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を把握することが基本です。 以下ポイントを4つお伝えします。 ・工数の入力 工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。 ・稼働実績の確認 実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。 ・残業が増加している理由を確認 具体的に困っていることを確認する。 ・周囲との連携を検討する 困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する
会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)
普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 why 会議の目的・ゴール メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 what 会議の目的に沿った資料 現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 who 参加者 その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 how 対面、オンライン、チャット等 where 場所 When 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。
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