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調子が良いときを再現するには
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「調子が良いときを再現するには」です。 例えば「良いアイデアが出てきてスムーズに審議が通るとき」、「事前に考えていたリスクマネジメントがうまく働いたとき」など、普段の仕事の中で、今自分調子が良いかも!?これに再現性は持たせられないのか?こんな風に毎回うまくいくにはどうすればよいんだろう?とお考えになられたことはありませんか。 今回のコンテンツでは、振り返るときの5つの視点について、解説して頂いています。
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チーム連携強化について
チーム内にて過去の振り返りと現状、未来の会話を以下内容を参考にして取り組んでいくと良いでしょう。 ・活動の中で感じたチーム間連携における問題点を振り返り改善点を見つける ・活動の振り返りに合わせて、普段伝えきれていなかった、メンバーに対する感謝の気持ちを伝える ・キャリアの棚卸し ・時間と共に変化している、個人の志向性やライフプランをすり合わせる ・チームが連携しやすくなる方法や、ルールを検討する
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稼働状況の把握の仕方
稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。 当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、 どれくらい計画から乖離しているか? 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか? それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。 一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に1度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を把握することが基本です。 以下ポイントを4つお伝えします。 ・工数の入力 工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。 ・稼働実績の確認 実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。 ・残業が増加している理由を確認 具体的に困っていることを確認する。 ・周囲との連携を検討する 困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する
手順書、マニュアルを作成したい
対象業務、ドキュメントを確認する対象者をよくイメージし、第3者でもわかる内容での記載を心掛けてください。各社、各部門ごとに基本の型がある場合がありますので、まずは現環境でのFMTがないか関係者に確認いただくと手戻りがないため、お勧めいたします。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目
メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか?です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 ①メールの内容を要約している件名になっているか × 「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 ○ ●月度月次MTGの日程調整について / ■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 構成 ②「1メール=1用件」が守られているか × 「ある施策についての相談事項+来月の休暇調整」。 2つ以上の用件が書かれている。 〇 用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 ③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか × 「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 ○ 「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」 最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 文章 ④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか × 「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 ○ 「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 ▼お願い事項 1 アンケートの集計 2 資料の印刷(5部) 3 会議室の予約 」 このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 ⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか × 「意見交換の準備をしておいてください。」 これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 〇 「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 × 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 意思を伝えることは大切です。 しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか?と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 〇 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 日程候補日 ●月●日(●) ●時 ■月■日(■) ■時 」 このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 × 「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 この草案に対して何を確認すればよいのか?相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 〇 「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 確認事項 1 商品名 2 価格 3 カラー 」 具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 ⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか × 複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 〇 「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 ⑦具体的な期日を書いているか × いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 〇 いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 ⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか × 「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 ○ 定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 ⑨誤字、脱字はないか × 「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など ○ 敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 リマインド(送信後の対応) 大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 ・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい ・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。
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