らくらくコミュニケーションプランフォーマット
相談や確認したいことがあっても関係者が忙しそうで会話をする時間が取れない・・ そんな方に【らくらくコミュニケーションプランフォーマット】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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リスクを評価する方法
業務に関するリスクを未然に防げるようにするため、 また、万が一発生してしまった場合も円滑に対処し、影響を最小限で抑えるためには、 事前に発生する可能性のあるリスクを洗い出すとよいです。 ※対外的なリスクの大きなプロジェクト(世間の注目を集めている、大規模で複数企業が参画しているなど)の場合は、 「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 洗い出した業務制約に関わるリスクについては、対応する優先順位を検討するため評価を行い、 抜け漏れなく対策できるようにしていきましょう。 リスクの評価手順 ① 発生した際の影響度合いを見極める ② 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める ③ リスク評価のマトリクスで優先順位をつける ④ 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する ⑤ チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う
チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ
顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 ・割振りは工数の平等性より、適性を重視する チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。 人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。 短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。 苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 ・必要工数を捻出する 割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。 優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。 それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。 一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 ・WBSを、100%じゃなくてよいから作る わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。 割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 ・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。 更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。 このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。 どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。
新たなリスクを定期的に洗い出す方法
新たなリスクを検知するには、QCDS(業務の成果/コスト/納期/範囲)の視点でチームを観察し、 定期的にリスクがないかどうかを確認して洗い出ししていくことが重要です。 大切なのは、計画と進捗が乖離した時に、たまたま発生しただけと済まさないで、 必ず「なぜ乖離したか」を考え、そこに潜むリスクが何かを洗い出していくことです。 業務を進める中で、リスクの洗い出しする際のポイント 仕事を進める上で新たに発覚した事柄を含めて以下の点を意識して行うことで、 初期のタイミングで洗い出せなかったリスクが顕在化します。 1.影響範囲を正しく認識する ・業務を実行する側とその成果を受け取る側の立場に立って業務範囲を正しく認識します これにより、リスクを洗い出す範囲を正しく定義できます └ ※リスク回避のために自チームの業務フローを変え他の組織にしわ寄せがいかないよう考慮します 2.メンバーの意見や違和感を拾う ・「気になること」や「違和感」をチームミーティングの場や会話で上げてもらい、意見交換を進めます 3.試行/思考回数を増やす ・多くのリスクを洗い出すためには、複数の視点だけでなく、シミュレーションする回数が大切です
受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目
メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか?です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 ①メールの内容を要約している件名になっているか × 「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 ○ ●月度月次MTGの日程調整について / ■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 構成 ②「1メール=1用件」が守られているか × 「ある施策についての相談事項+来月の休暇調整」。 2つ以上の用件が書かれている。 〇 用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 ③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか × 「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 ○ 「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」 最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 文章 ④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか × 「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 ○ 「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 ▼お願い事項 1 アンケートの集計 2 資料の印刷(5部) 3 会議室の予約 」 このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 ⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか × 「意見交換の準備をしておいてください。」 これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 〇 「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 × 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 意思を伝えることは大切です。 しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか?と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 〇 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 日程候補日 ●月●日(●) ●時 ■月■日(■) ■時 」 このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 × 「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 この草案に対して何を確認すればよいのか?相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 〇 「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 確認事項 1 商品名 2 価格 3 カラー 」 具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 ⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか × 複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 〇 「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 ⑦具体的な期日を書いているか × いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 〇 いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 ⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか × 「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 ○ 定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 ⑨誤字、脱字はないか × 「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など ○ 敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 リマインド(送信後の対応) 大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 ・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい ・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。
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