らくらく体制図フォーマット
関係者がわからなくて誰に連絡していいかわからない・・ そんな方に【らくらく体制図フォーマット】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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ナレッジの蓄積方法
ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 1.日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 2.振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 3.チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 4.関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。
Issueリスト 意見を収集する
チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか?例えば4Mの視点でいうと? と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。
相手が知りたいナレッジを考えよう
それぞれのメンバーによって求めている必要な情報は違います。 そのため、事前にメンバーの活用シーンを想像してナレッジを蓄積すると、チーム内でも使われやすくなります。 活用シーンを想像するためには、チームメンバーが知りたいことや頻繁に困ることについて意見交換をすると良いです。 欲しい情報とは習熟度や役割によっても異なります。ベテランにとっては当たり前すぎて見過ごしていたことが、 習熟度が浅い方にとっては有用な情報であることは多くあります。 知りたいナレッジの違いの例は以下のようなことです。 配属されたばかりのメンバー まだ基礎知識もなく、様々なことを吸収している最中のため、使用する頻度が高く、易しい基礎的なナレッジから知りたい。 ベテランのメンバー ある程度基礎知識は備わってきているため、難易度が高い情報を求めている。 そのため使用する頻度が低いが、複雑なことを解説するナレッジや、効率的に進めるためのコツなど、応用的なナレッジが知りたい。 チームの管理者 業務に関することだけでなく、チーム運営に関すること、関係者との関係性を高めていく手法、交渉、データの効果的な表現のコツを知りたい。 また、改善アイデアや、問題解決のアイデアを知りたい。
目標を作るSTEP
目標は、ニーズや目的を達成した状態を論理的に構造化されたものです。 目的=ニーズは抽象的、概念的なことがほとんどですので、何も考えずにアクションをしていると、 目的達成に近づいているかどうかを判断することは非常に難しいです。 そのため現状から問題と課題を明確にし、その課題を解決すれば目的が達成されるとした方が、目的を達成できたときのイメージがしやすくなります。 この課題を解決した状態、というのが具体的な目標になります。 まとめ 目的:成し遂げようと目指す事柄 問題:現状と目的のギャップ 課題:問題を解決するために必要な事柄 目標:課題解決した状態を具体的に表したもの
![](/data/PROD/imgs/目標の構造化.jpg)
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