らくらく体制図フォーマット
関係者がわからなくて誰に連絡していいかわからない・・ そんな方に【らくらく体制図フォーマット】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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チームメンバーが発言しやすい環境をつくる
チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは?」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。
コミュニケーションプランの策定
関係者の洗い出しができたら、次はコミュニケーションプランを作り、関係者とのコミュニケーションを仕組み化していきましょう。この仕組みは、チームの発足時に最初に作ってしまうことが望ましいです。 具体的には、以下の3つに注意をします。 ・顧客の担当者とは週に一度定例会を設ける ・決裁者レベルの人とは、3ヵ月に一度進捗報告をする機会を作る ・関係部署とは月に一度共有会を設ける 会議体を設計する際は、会議の目的・頻度・手法を以下の3つの方法で設計し、関係者を合意形成を取り、進めましょう。 ・目的:意見交換/相談/連絡/報告/承認 ・頻度:定期、不定期・手法:メール・対面・オンラインツール 出席者の調整は、目的と会議の内容によって行ってください。例えば大きな意思決定を行う必要がある場合は、担当者だけではなく決裁者などへも調整を行い、自チームの管理職の方へも調整を行いましょう。 会議が設定できたら、実際に会議を行う際に効率的に対話できるように、何について議論したいのかを事前に連絡しておくことで、より会議の質も高まります。 会議は出席者と意見交換を行い、指針・方針・結論を出すことが主目的になりますので、情報を共有するだけの会議になりそうな場合は、時には会議の実施をやめ、別の方法(チャットやメール等)で共有することも検討して下さい。最後に、会議実施前の最終チェックとしては以下4つの項目をポイントとすると良いでしょう。 ・必要な出席者メンバーとなっているか ・アジェンダは提出できているか ・メールや電話では代替できない内容であるか ・会議の目的とゴールをスタート前に参加メンバーと共有できているか よくある失敗事例は、時間配分に併せて伝える内容を調整していないケースです。例えば10分枠なのに5分以上報告で使うとなると、その後に議論する時間が残っていません。このような場合は、必要な情報は何かを再整理をして時間を調整するなどの工夫が必要です。
Issueリスト 実行する
アクションをすり合わせた後は、実行フェーズにうつっていきます。 ここでのポイントは、普段の業務の進め方と変わりはありません。 ・優先順位を決める。 解決することで効果が高いのはどれか、更に解決するまでにかかる工数、放置することでの影響度合い、 これらを判断ポイントとして、何からとりかかるかを決めましょう。 ・割振りを決める。 1人1つオーナーをもって動くケースもあれば、皆で1つのことに集中して、一気に解決させるやり方もあります。 ※アクションが詳細化されていて割り振りが出来るのであれば、集中して解決させることができます。 チーム全員に平等に割り振る、というやり方もありますが、こちらはあまりお勧めしません。 割り振りの一例としては、 1 得意な人に任せる。 餅は餅屋の理論です。解決のスピードは早くなります。 2 人ぞれぞれの志向性、チャレンジしたいことに応じて、割り振りをします。 自分がやりたいことに対して、アクションをしてもらう。本人もモチベ―ション高く取り組みを進められる事が可能です。 分かりやすい例でいえば、フローの見える化をする場合、 普段その業務をしていない人が担当すると、業務のヒアリングから始まり時間はかかりますが、 その業務を実際にされている方が担当なら、既に流れをある程度理解しているため、短い時間で進めることが出来ます。 今までフローを作ったことがない方でも、チャレンジすることは大切です。その場合は、フォロー体制等を検討して進めるとよいです。 ・コミュニケーションプランを決める。 最後に、コミュニケーションプランを決めます。日次/週次の定期MTGがある場合は、アジェンダを1つ追加して進めることもできます。 ポイントは、進捗を共有する場を必ず設定することです。 アクションをいくら詳細化して、体制も組んで進めても、実際には他のやるべきこととの兼ね合いもあり、進捗が遅れていくことはよく発生します。 そのため、必ず共有する場を設けておいてください。そうすることで、リマインドの効果もあり、前進させることに意識が働きます。 進捗がなかなか上手く進まないときに良くあることは、工数を捻出できないという事もありますが、アクションがイメージできなくて動けないというケースもあります。 文字だけ見たら分かる事でも、実際に手を動かしてみると、分からないことはありませんか? このような手が止まってしまう場合は、コミュニケーションプラン以外でも、誰かに話を聞いてもらう、相談するなどして、イメージすることを心掛けてください。
相互理解向上
チームメンバーとの相互理解は、自身のことを知ってもらった上で、安心して仕事をしたり、互いの考え方や価値観などの内面的なことも知り、よりスムーズ連携をとるために、とても大切です。 理解を向上させる為のポイントとして、相手を理解する前提として自己開示(自分の情報を伝えること)を行う事を心掛けてください。 その為、自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。 プロフィールシートには、自分自身がどの様な志向性で、どの様な経験/スキルを持っているのか、 また働く上で、どの様な制約があるのか。といった情報を整理し相手に伝えやすくするツールです。 加えて、好きなことや趣味など、少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、コミュニケーションを円滑に進められるようになります。 プロフィールシートに記載のある内容は定期的に見直します。特にキャリア志向性は棚卸しアップデートした場合は、改めてチームメンバーに共有しましょう。
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