関係者と認識ズレを起こさないようにする工夫

・関係者を把握してコミュニケーションを取っていたとしても、認識ズレが発生することがあります。以下を前提に考えておくと柔軟に対応しやすくなります。 関係者と認識がズレないように、予め考えておいた方が良いこと： ＜職位階層によって視点が異なる＞ 　普段やりとりしている関係者と、意思決定する関係者とが異なる場合、認識がズレる可能性がある 　しかし、階層を飛ばしたコミュニケーションは心象が良くないことが多いため 　意思決定する関係者と連携を取る場合は、注意して接点を持つこと ＜相手が必ずしも本音ではない可能性がある＞ 　実際のところどうですか？のように本音がどうか聞き出すための工夫が必要 ＜みんなが同じ考えとは思わない、一人の意見を鵜呑みにしない＞ 　同じ部内でも意見が異なっていることもあるため、一人の意見を組織の総意と思わないこと

目標、施策の進捗確認をしよう

進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 　測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、 　システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 　例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 　ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 　変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 　チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 　各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 　例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 　とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 　予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 　これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 　関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 　進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 　チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、 　自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 　それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 　よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 　きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、 　より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 　また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、 　誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。

チーム目標を個人目標と接続させよう

チームの目標が決まったら、可能な限りチームメンバー個人の目標と接続させましょう。 　個人の目標⇒チームの目標達成⇒顧客の問題を解決すること というように、自分の目標に意味を持ってチームの目標や問題解決に繋げていくことが、仕事へのやりがいが高まることに繋がります。 さらには目標を目指すことが、「自分の成長にどのように繋がるか」「自分がなりたい姿にどう近づくか」という観点の繋がりも考えられているとなお良いです。

緊急時の対処方法

トラブルが発生した際にも慌てずに対応できるように、フローと一緒に緊急時の対処方法を確立しましょう。 緊急対応時の注意点 １.正しいフローに則って、速やかに報告 　トラブルに気づいた時点で緊急時連絡フローに沿って、すぐに上長へ報告します。 　連絡がつかない場合は、更にその上の上長に報告します。 ２.影響範囲を最小限に抑えるために迅速に行動 　まずは想定される影響範囲と影響度合いを確認し、関係者と対処方法を協議します。 　トラブルを発生させてしまった方は、動揺から冷静な判断ができないことが多くありますので、 　必ず上長や関係者に相談し冷静な判断を仰いでください。 ３.暫定的な対処方法が決まったら、迅速に対処 　トラブル対処や復旧作業については多くの関係者に関わっていただく必要がありますので、 　チーム一丸となって影響度を最小化することに努めてください。 4.トラブルが収束してきたら、一連のトラブル事象を振り返り 　振り返りを行い再発防止策を検討の上、事例を関係者へ共有してください。 　事例共有の目的は、トラブルの経験から学びを得て、類似のトラブルが発生しないように未然の対策を講じるためです。