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【第3回】沢渡あまねの仕事のお悩み相談室
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。 今回のテーマは、「情報を構造化することは難しさ」。 例えば企画を1から考えるとき。研修内容を作っていくときに目的とアクションがズレてしまう。 上長への付議するとき。色々情報は手元にあるが、ようするに論点は何なのか。話がかみ合わない。 アドバイザーの沢渡さんも若手の時は苦手だったそうです。 難しい理由の1つは、構造化させていくことに、正解がないため。 世の中の価値観、技術の進歩によって、MECEの中身も変わり続けているため、正解はない。 正解はないが、原理原則はある。この3つの原理原則を行うことで、構造化のプロセスを身に着けよう。 3つの原理原則 1自分なりの論点観点を洗い出す 2世の中の千寿の知恵を参考にする 3対話を通じて、相手と構造の景色を合わせる 更に、洗い出しのコツはあるのか?を動画内で紹介しています。
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ワーク(業務)フロー図を作成して属人化を解消したい
ワークフロー図は、「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、全体像を掴みやすいというメリットがあります。業務フロー作成の以下目的を理解したうえで、第3者視点を意識してわかりやすいフロー図の作成を心掛けてください。 ・業務の視覚化、標準化 ・業務の問題の発見 ・担当者および他部署間の業務の把握、相互理解 ・業務の保守性、拡張性の向上 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
KPIの設定の仕方
KPIとは、「目標の達成に向けて重要な要素を数値化したもの」のことです。 KPIをなぜ設定するのか? それは、目標達成に向けての進捗管理を確実に行うためです。 KPIの設定においては2つのことを可視化することが大切です。 とある営業組織で「1000万の売上金額」「月10件の受注」という目標を掲げている場合を例に解説します。 1つ目は行動の可視化です。 達成に向けて行動管理をするためには、やらねばならないことを行動に落とし、分解し数字にする必要があります。 例えば、「月10件の受注」をするためには、 ・受注数は見積り提出数の1/3を見込むとすると、見積提出件数は30件必要 ・見積提出のために必要な商談数は100件 ・これを1日にならすと5件の商談となる、など、 目標から逆算して必要な行動を洗い出していきます。更に既存案件からのリピート率も視野に入れると、 必要な数値がより明確になってきます。 2つ目は状態の可視化です。 「1000万の売上金額」を「月10件の受注」で達成するためには、 1件あたりの販売価格が平均100万円でなければいけません。 受注件数が順調でも、販売価格が想定を下回っていたら達成されないわけです。 このように案件の規模も考え、大型・小型案件の商談比率も設定するとよいでしょう。 このように、2つの視点(行動と状態の可視化)をもって目標を分解していくことで、 達成に向けての適切な行動とその進捗管理が容易になります。 定量的な指標を定められない場合は、定性的なアクションをKPI化するという場合もあります。 代表的な例は、目標に向かって設定したマイルストーンのタスク消化率などをKPI化するというケースです。
業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法
業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか? ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 準備のポイント ・利用者のリテラシーを考える。 作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。 例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 ・FMTを統一しておく。 オリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。 既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。 また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 ・オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める。 利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。 ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 優先順位 1 オペレーション 多 × エスカレーション 多 2 オペレーション 多 × エスカレーション 少 2 オペレーション 少 × エスカレーション 多 3 オペレーション 少 × エスカレーション 少 オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。 皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。 優先順位に従って、着手していきましょう。 実行 のポイント ・利用者にもレビューをお願いする。 レビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。 上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。 作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。
提案のコツを知りたい
提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。
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