業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？ 仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！ この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！ Q1 はい → Q2へ__ いいえ → Q3へ__ Q2 はい → Aタイプ いいえ → Q4へ__ Q3 はい → Bタイプ いいえ → Cタイプ Q4 はい → Q5へ__ いいえ → Q6へ__ Q5 はい → Dタイプ いいえ → Q6へ__ Q6 はい → Eタイプ いいえ → Q7へ__ Q7 はい → Q8へ__ いいえ → Bタイプ Q8 はい → Cタイプ いいえ → Bタイプ

目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

目次 QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料 １. QCDSとは QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。 Q：Quality（品質基準） Qはクオリティー、品質の基準のことです。 品質基準の設定には二つパターンがあります。 パターン① 目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。 例 業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 「不備率5% 未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。 Point 質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから 確認するようにしましょう。 パターン② 目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。 C：Cost（予算/コスト） Cはコスト、予算のことです。 予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。 Point また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。 納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。 D：Delivery（期日/納期） Dはデリバリー、期日、納期のことです。 納期は以下二つのパターンがあります。 パターン① サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日 パターン② 「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り S：Scope（業務範囲） Sはスコープ、業務範囲のことです。 業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。 例① サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。 例② 「PCの交換対応」のような業務の場合は、 「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。 Point 特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。 チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。 2. QCDSの設定 全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。 「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。 もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。 実施順 項目 内容 1 Quality 目標を仮決めする 2 Scope やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery 想定スケジュールに落とし込む 4 Cost 概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality 目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する 3.QCDSの調整 Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる などです。 全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。 優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。 この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。 トレードオフスライダー 関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら

ナレッジを整理するには？

目次 ナレッジの整理整頓 フォルダ構成の見直しをする ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする 関連資料 1. ナレッジの整理整頓 業務を進めるために参考となる情報をナレッジといいます。 ナレッジ運用でよくある問題は、蓄積されていくナレッジが定期的に整理整頓されないことです。 蓄積されっぱなしでは、新しい情報と古い情報が混在し、利用者にとって使い勝手が悪く、混乱を招く要因になります。 そのため、定期的に整理整頓を行い、使いやすくするようにすることが大切です。 ナレッジを整理する際は、利用頻度が低い情報は削除またはアーカイブし、 逆に利用頻度が高いナレッジに関しては、よく利用するリンク集としてまとめるなどの工夫をして動線を整理しましょう。 ナレッジを使いやすく・検索性を向上させるためのアクション ①必要性の確認 既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 利用頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 ②内容を精査・整理 内容を業務ごとに分類し、使い勝手が良いように格納先を整理します。 ③内容の拡充 利用頻度が高いものは、内容を拡充させます。普段からしているフローや手順書にも反映しましょう。 この一連の流れを定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 2. フォルダ構成の見直しをする ナレッジの保存環境の見直しも、アクセスの利便性を上げるための重要な見直しの一つです。 どんなに良いナレッジも、必要な時に見つからなければ意味がありません。 以下の例では第1階層(大分類)を案件別として、第2階層(小分類)を工程ごとに区切りっています。 どの案件でも、同様な構成にすることで検索性を高めることができます。 3. ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする ナレッジは、本来の意味や機能を失い、ただ蓄積しているだけの状態になってしまうことがあります。 こういったナレッジの形骸化については、環境面を定期的に見直すことでも防止できます。 活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても、定期的に見直しを行いましょう。 ナレッジをシェア・活用するには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。 「場」には具体的に以下のような例があります ① コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。 ② フリーアドレススペースの設置 「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。 ③ 勉強会・事例発表会の実施 個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。 ④ 社内SNS/グループチャット 個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。 ⑤ 読書会/輪読会の実施 課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。 ⑥ 社内報を活用したナレッジ共有 最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能です。 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】学びをシェアする文化をいかにつくるか はこちら

生産性向上に紐づく問題解決とは

問題の種類は2種類あります。 設定型の問題目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える 発生型の問題目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。 ▶▶【📅ファイル】問題解決力向上コンテンツのダウンロード はこちら

業務の流れを整理して効率化！業務フロー図作成のステップと注意点

業務フロー図（ワークフロー図）は、業務の流れや手順を視覚的に整理することで、 チーム内外の理解を深め、属人化を防ぎ、業務の標準化・改善・継承を支える重要なツールです。 この記事では、業務フロー図の目的、作成手順、運用の注意点について解説します。 目次 業務フロー図の目的 業務フロー図の作成手順 作業時のポイント よくある失敗とその対策 まとめ 関連資料 1. 業務フロー図の目的 業務フロー図は、単なる手順の図解ではなく、以下のような目的を持って作成されます。 業務の視覚化・標準化：誰が見ても理解できる業務の共通認識をつくる 業務の問題発見：流れの中でのボトルネックや非効率を見つけやすくする 担当者と関係者の相互理解：業務の前後関係や連携ポイントを明確にする 保守性・拡張性の向上：業務変更時の影響範囲を把握しやすくする 2. 業務フロー図の作成手順 業務フロー図は、以下の流れで整理・作成すると効果的です。 ①業務の全体像と部門間のつながりを把握 自チームの業務の前後に関わるステークホルダーを洗い出す 関連するシステム（入出力が発生するもの）も併せて整理する ②自チーム内の担当者を整理 担当が分かれている場合は、業務フロー図上で明確に区分する ③業務タスクを洗い出す 業務一覧をベースに、実際のアクションをすべて書き出す 他部署の業務は概要レベルで十分。自チームとの接点を明示する ④業務タスクを時系列に並べる ステークホルダーごとに、業務の流れを時系列順に整理する ⑤業務タスクをつなげる 業務間のつながりを矢印などで示し、流れを明確にする 3. 業務フローの作成ルール フロー図で表す場合は、一つ一つの作業を図形で示して順番を矢印で結び、業務の流れを表現します。 記号は予め作り方のルールを決めておいた方が、統一された分かりやすいフロー図が作成できます。 以下に基本的なフローチャート記号と作成イメージを示します。 Point フローの流れは上から下へ、もしくは左から右へ進むようにする 一つ一つの記号の幅や大きさをできるだけ等しくする 完了が複数ある場合は、横に並べて表示する 一つ一つのタスクに対して手順書を紐づけるとより作成漏れが減り効果的に管理できます。 4. よくある失敗とその対策 フローの更新が滞る 時間経過とともに条件や判断基準が増え、更新が面倒になり放置されがち 「エスカレーション先が多すぎる」など、仮対応が定着してしまうケースもある フローが形骸化する 利用者が現状を理解しているため、更新の必要性を感じず優先度が下がる 人員交代により、口頭伝達が主となり、フローが活用されなくなる 対策 定期的な棚卸と更新 フロー図は「作って終わり」ではなく、「使いながら育てる」もの 定期的に見直し、現状に即した内容へアップデートすることが重要 まとめ 業務フロー図は、業務の見える化と標準化を支える強力なツールです。 属人化を防ぎ、チームの理解と連携を促進するためにも、作成だけでなく、運用・更新までを含めた仕組みとして活用しましょう。 関連資料 ▶▶【📅資料】業務フロー.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【🎥解説動画】ワークフロー解説＆フォーマット はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第3回 魅せるコツ～

資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。今回の講座では、これらの「魅せる」ためのコツについて詳しく解説していきます。 目次 テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する ・図解の型を活用する ・適切なアイコン・イラストを用いる テキストに強弱をつける ・文字に色を付ける ・文字のサイズを変える ・図形を使う まとめ 1.テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する 自分の考えや相手に伝えたいことは言葉だけでなく「情報を視覚化」することで情報の構造や関係性が明確になり、相手に伝わりやすくなります。 ①図解の型を活用する 複雑なテキスト情報は図解で簡略化することで、情報を理解しやすく記憶にも残りやすいという効果があります。以下のように「こういう表現したいときはこの図で表す」などの型を覚えておくと図の作成に取り掛かりやすくなります。 ▼複数要素の関係性を表現したいとき 因果関係・変化：原因と結果、変化の過程を示す相互関係・やりとり：互いに影響を与える関係を示す対立関係・相反：対比や競合する要素を示す ▼物事の流れを表現したいとき サイクル：繰り返される要素を示すプロセス：時系列の要素を示す ▼複数要素の重なりや共通点を表現したいとき ベン図：共通点や重なる要素を示すオイラー図：要素間の関係を示す ▼複数の要素を比較・簡潔にまとめたいとき 表：情報を整理・比較する ▼数字の推移や割合を表現したいとき 折れ線グラフ：時間経過による数値の変化を示す 棒グラフ：異なるカテゴリの数値を比較する円グラフ：全体に占める割合を占める ②適切なアイコン・イラストを用いる アイコンやイラストはテキスト情報を補助する役割があります。また、文字だけの資料よりもアイコンやイラストの素材を加えたほうがより理解されやすく、記憶にも残りやすいという効果があります。資料に適切なアイコン・イラストを用いるには、以下のようなポイントを押さえましょう。 関連性をもたせる スライドの内容とビジュアルは関連のあるものを選びましょう。 Point 適切なアイコン・イラストを選定するためには、連想ゲームをしてみよう キーワードを分解して、適切なアイコンを探す手法があります。 2.テキストに強弱をつける 重要な要素はパッと見てわかるように強調することが効果的です。しかし、あれもこれもと目立たせてしまうとどこに注目すればよいのかわからなくなり逆効果になります。大切なのは「どこに注目させたいのか」を考えて強弱をつけることです。 ①文字に色を付ける スライドのメインカラーまたはアクセントカラーで「重要なキーワード」に色を付けます。 ②文字のサイズを変える 「重要なキーワード」は思い切って大きくし、色文字や太文字と併用するとさらに効果的です。 Point 数字を強調させる場合は数字は大きく、単位は小さくすると◎ ③図形を使う スライドのメインカラーまたはアクセントカラーを使った図形の上に文字を置くとさらに強調度がアップします。 3.まとめ 3回にわたる「魅せて 伝える 資料作成講座」をお読みいただきありがとうございました。この講座で紹介した資料作成の前にやるべきことと魅せるコツを活用してぜひ実際のビジネスシーンで「魅せて伝える資料」を作成してみてください。 魅せて 伝える 資料作成講座のまとめ ①資料を作る前に資料を使うシーンを想像する ・資料を見る相手は誰？ ・相手にどんな行動を起こしてほしい？ ・資料はどんな状況・環境で使用する？ ②文章を構造化して端的に伝える ③図解・アイコンを使用する、テキストに強弱をつけて視覚的に伝える ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 関連資料

資産棚卸し方法

資産の種類は、大きく2種類に分かれます。ドキュメント関連(マニュアル、ツール)と、ファシリティ関連(IDカード、什器類、アプリやシステムの権限等)です。 ドキュメント関連の棚卸を行うには、まず業務一覧をベースとし、既存のマニュアル類の棚卸しを行います。このタイミングで、整備すべきマニュアル類を精査し、最新化されていないマニュアル類が無いかを、各担当単位で確認し、存在する場合は更新対象とします。次に、着手する優先度を決め各マニュアルの整備を行います。優先度が緊急でない場合は、次期の整備計画を作り段階的に整備していきます。 優先度を検討する際は、今起きている問題、来期の計画を判断材料として考えるようにしてください。 ドキュメントが不揃いで、最新情報へ更新がされていない場合は、チーム内で共通認識を持てておらず、業務上で問題が起きている可能性があります。 その場合は、優先度を上げて対応を行ってください。 ファシリティ関連の棚卸を行うには、一例を以下に記載します。 PC、PC付属品、セキュリティカード、ロッカー、アプリケーション(個人、チーム)、システムアカウント等 棚卸の頻度の失敗事例としては、仕様が特別なシステムアカウントがないかどうか、注意するとよいです。 実際の失敗事例としては、あるシステムが3か月間アクセスしていないと、権限が切れてしまうという仕様であるにも関わらず、チームでは3か月に1回の頻度でしか棚卸を行っていませんでした。 そのため、半分以上の方がそのシステムの権限失効してしまい、再発行に不要な工数をかけてしまった、という事例があります。 棚卸を行う頻度は、そのようなシステムの仕様も考慮に入れて設定してください。 またよく無くしがちなのは、ロッカーのスペアキーや、PCのアダプターなどの付属品です。 これら利用頻度が低いものは、紛失しないように、保管場所を予め定めておくなど、工夫をしてください。

ファシリテーションを上達させるコツ

みなさんは、「会議のファシリテーションがなかなかうまくできない」といった経験はありませんか？ 元々当社入社前の前職ではたらいていた時、ファシリテーションに強い苦手意識を持っていた ”てぃーさん” は、当社に入社してから、様々な取り組みを行う中で ファシリテーションの上達へ自信をつけることができました。 このコンテンツでは、そんなてぃーさんに、 「ファシリテーションを上達させる方法」について聞いてみました。 〈目次〉 登場人物紹介 ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 取り組みの概要 振り返りと分析 情報収集と検討 実践 まとめ 関連資料 1. 登場人物紹介 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 社会人歴 8年 経歴 1社目：個別指導塾の教室運営 一人で働くことがメインだったので ファシリテーション経験ゼロ 2社目：建築系コンサルティング企業で本社勤務 初めてチームで働き、 ファシリテーションに苦手意識を持つ 3社目：当社 このコンテンツでは、私がファシリテーション克服のために、どんな取り組みをしたのかご紹介します。 2. ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 今までは、ファシリテーションは向いていない・・・と諦めていたけれど、 練習や準備をすれば、上達ができること、 さらに、うまく進行できると、チームとしても仕事が進めやすくなることを実感できるようになりました！ それでは、どんな練習・準備を繰り返してきたのか、お伝えします！ 3. 取り組みの概要 ここからは、私が行った取り組みのステップをお伝えします。 「振り返りと分析」 自分がなぜファシリテーションを苦手と感じているのか原因を考えました 「情報収集と検討」 ファシリテーションのコツを収集しました 「実践」 学んだコツを、段階的に実践していきました その結果、苦手意識を克服することができました。 4. 振り返りと分析 なぜ苦手意識を持ち始めたのか、まずは前職での失敗談から振り返りを行いました。 前職での失敗談 私と同僚は上司からとある指示を受けた際に、上司からの指示内容について、 同僚とのミーティングを設定し話し合うことになりましたが、 その時、決めなければいけない事柄について、同僚からの意見がなかなか出ず、 ”私ばかり 意見を出し、自分だけで話しを進めてしまう・・・” という状態になってしまいました。 結局ミーティング内で決めるべき内容がしっかり話し合いできないまま終了し、 その後ミーティングの中で決まった内容を、上司に提案しましたが、 上司から「考えが浅い」と指摘を受けてしまい、やり直しになってしまいました・・・。 この時の経験から、 「なぜ上手くミーティングを回せなかったのか」 その要因を考えるために、 マインド・ミーティング前・ミーティング中の三つに分けて振り返ってみました。 振り返ってみると以下のことに気づきました。 マインド（自身の気持ちの持ち方）は、 参加者から発言があるのが当たり前だと思っていた ミーティング前は、 事前準備が足りなかった ミーティング中は、 進め方のコントロールができていなかったこと これらのことを克服するための情報収集と、どのようにすれば良いのかを検討しました。 5. 情報収集と検討 ここからは、どんな情報収集を行い、ファシリテーションの苦手克服のための検討を行ったかをお伝えしていきます。 マインド 編 ファシリテーションが得意な人がどのように実践しているか聞いてみたり、 インターネットでファシリテーションについて調べたりしたところ、 私はファシリテーションの役割について、 サポート役に回ること 意見を述べてくれた方に対して感謝を伝えること これらが有意義な意見交換のために必須であることを学びました。 ミーティング前 編 ミーティング前は、ゴール設定と、事前準備が大切なことを学びました。 ゴール設定ミーティングを何のために開催するのかその日のミーティングで決めなければいけないことはなにかを、明らかにすることが大切です。ここで決めたゴールは、ミーティングの冒頭で必ず確認するようにしました。 事前準備その日のミーティングで決めなければいけないことに対して、どのようなアジェンダが必要かを決めて書き出します。そして各アジェンダに対しての時間を決めます。ここで、無理のない、現実的な時間設定にすることが大切です。 ミーティング中 編 ミーティング中は、時間管理と質問の仕方と話の粒度を意識することが大切なことだと学びました。 時間管理を行うミーティング前に決めた時間どおりに進んでいるかを確認します。 質問方法の工夫する参加者からの意見が出ないからと言って、意見がないとは限りません。どの点に対して意見を言えば良いのか困っている可能性もあります。そんなときは参加者に「あなたはどう思いますか？」と聞くのではなく、「この点についてはどう思いますか？」と、聞きたい範囲を限定して質問することで、相手も考えやすくなるため、意見を言いやすくなります。 話の粒度を意識するミーティングで議論が盛り上がった時、気づいたら話が逸れていて、その日決めるべきことよりも、細かい内容ばかりを話してしまう・・・といったことはありませんか？そうならないために、実施前に決めたゴールを達成するために必要な議論となっているか、話の粒度は適切かどうかを考えるようにしましょう。もし話が逸れてしまっていたら、理由を説明した上で、適切な粒度に修正することが大切です。 たくさんの情報を見聞きしましたが、自分の課題に対応する対策を選び、取り組みました。 6. 実践 どれだけ何を対策するか考えていたとしても、一度にすべてを挑戦していくのは簡単ではありませんよね？ そのため、私は実践の場を三段階に分けて設定し、実践していきました。 社内の定例ミーティングで時間管理のみを行う 社内の上司に報告する際などのミーティングでゴール設定・質問の工夫を行う参加者とゴールをすり合わせすることや、 前述の「ミーティング中」で記載したとおり、参加者に対しての質問の仕方を変えること、そして議論の粒度を意識した進行を実践しました。 社外のミーティングで全体的なファシリテーションを行う最後に1,2を踏まえて、社外の方々と緊張する場面であってもファシリテーションが行えるようになりました。 各段階で実践と振り返りを行い、次回に向けて気を付けることを決めることで、 自分の中の目標を明確にし、ステップアップをしていくことができました。 7. まとめ このように振り返りと分析を行い、それに対する対策を知り実践したことで 上手にミーティングを回せるようになり、成長実感を得ることができました。 最後に、このコンテンツで伝えたいことは、 私は今まで、ミーティングの参加者は「自発的に意見を言ってくれる」 「ミーティングのゴールを理解してくれている」と思い込んでいましたが、 ミーティング参加者の意見は、”ファシリテーターである自分が引き出すもの” だと考えが変わりました。 また、苦手なものをそのままにせずに挑戦してみたことで、成功体験を積むことができました。 この経験が少しでもみなさまの参考になれば嬉しいです。 8. 関連資料 ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら ▶▶【📝記事】議事録作成のコツ はこちら

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 準備のポイント 利用者のリテラシーを考える作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 FMTを統一しておくオリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。優先順位 1 オペレーション 多 × エスカレーション 多 2 オペレーション 多 × エスカレーション 少 3 オペレーション 少 × エスカレーション 多 4 オペレーション 少 × エスカレーション 少オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。優先順位に従って、着手していきましょう。 実行のポイント 利用者にもレビューをお願いするレビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。

チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 割振りは工数の平等性より、適性を重視するチームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 必要工数を捻出する割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 WBSを、100％じゃなくてよいから作るわかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定するWBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。