問題解決向上ガイド(目的思考篇)
言われた通り・指示された通りに業務をしたのに、毎回やりなおしになってしまう・・そんな日々の仕事の進め方がうまくいかない方に【問題解決向上ガイド(目的思考篇)】を紹介します! 動画内ではなぜうまくいかないのか、どうしたらうまくいくのかも合わせて説明してますので、ぜひ見てみてください! ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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ニーズの変化の確認について
ニーズの変化に気づくためには、対象の方からVOC、満足度調査、顧客組織の方針変更など、情報を収集することから始めます。 しかしこれらの情報は、すぐに収集出来るものではなく、VOCであれば日々の活動を振り返って意見をまとめたり、満足度調査であれば、事前に顧客に対して頭出しを行う必要があります。 顧客組織の変更に関する情報も、普段から関係性を構築していれば期の節目に情報を取得できるかもしれません。 つまり、このような変化を確認するためには、情報を収集するための準備が重要ですので、日々の行動から一度見直してみるとよいでしょう。 更に、KPIの要求が突然変わるときは要注意です。当然、ニーズに変化が起きているケースもありますが、例えば、担当者が変わったタイミングで突然要求が高くなっているときは、 新任者は前任者と違う結果を残そうと、無茶な要求を上げてくるケースもあります。 また、新しい取り組みをしたいがアイデアがなかなか出ず、結局今のKPIでも十分に満たせているのに、更に高い設定をしてきているというケースもあります。 勿論、このような理由だけではありませんので、なぜ変更する必要があるかは、顧客と意見をすり合わせることが非常に重要です。 収集したニーズは来期に向けて注力すべきことを整理していきましょう。 注力すべきことを整理する際のポイント ・顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、 まずは期が始まるタイミングまでに、収集できた情報で仮の目標を立て、動き始めておき、 追加で情報収集したら修正するくらいの柔軟度で動くことが望ましいです。 ・変化した事柄や現時点で判明しているニーズ変化を以下のようにマッピングして、 仮説を立てて整理すると良いです。
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提案のコツを知りたい
提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。
期の変わり目にニーズに関する情報収集をする方法
期の変わり目は、組織自体に様々な変更があるため、ニーズや背景も変わりやすい時期です。 必ず何かしらの変化があるものと考え、その変更を確認しにいきましょう。 特にチームの目標設定などは期ごとに行うものなので、そのタイミングで必ず、特に顧客のニーズは改めて確認しましょう。 情報収集のポイント ① 顧客やエンドユーザーのニーズ 「顧客やエンドユーザーから寄せられたご意見(VOC)」の収集や、「満足度調査」を定期的に行っている場合は、1つの参考情報として活用します。 また、顧客やエンドユーザーとの接点がある業務であれば、そこから得られる満足度の変化、要望やニーズの変化を改めて整理します。 ② 関係者のニーズ 関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、直接の会話の機会が持ちにくい場合はアンケート調査を行います。
チーム内の情報共有を円滑に行いたい
情報共有を円滑にするコツは、まずはルールを作ることです。 それぞれ知見を持った人たちが集まり、チームを形成すると、以前までのルールを踏襲したくなりますが、 チーム内で意見交換を行い、ルールを作るところから始めて下さい。 情報には以下の種類がありますので、これらに対して、どの様に連携していくかを考えます。 ①上位者からの情報 会社や組織、方針、決定事項など。今後の判断基準となり、遡って見る機会が多い情報です。 メールでの共有、理解を深めてもらえる様に、対面やzoomなど工夫が必要です。 予め、何の情報を、どのタイミングで、発信するべきかを予め設定しておいてください。 例えば、期の変わり目のキックオフ、人事情報、など、適切に発信を行ってください。 ②チーム内の情報 チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。エスカレーション等。 情報の特性上、早く円滑に伝えるべきことが多く、すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。 朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。 ③部下からの情報 普段感じているモヤモヤなど。 ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、迷っていることなど、言いにくいことが当たります。 1on1等で時間を確保して下さい。 情報を蓄積する手法としてすぐに作れるものは、エクセルで作る管理シートです。FMTも多数存在します。 最近では、社内のツールを使うことも多くなっており、slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。 運用時に注意しなければいけないのは、便利な反面、ツールやファイルが乱立してしまい、煩雑性が増してしまうことです。 利用する側にとっては、情報がどこにあるのか分からない、全て確認しないと最新情報をキャッチアップ出来ないという、不要な工数が発生してしまいます。 チャットツールでのよく起きる事例としては、チャットだけでやり取りが行われ、その中で取り決めがされた場合、後から過去に遡ってやりとりを確認しないと分からない、ということです。 そのような場合は、やり取りを一度まとめることで、後で確認する際の工数を減らせることが出来ます。
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