魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。 目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう 1.資料を使うシーンを想像する 資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。 〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉 資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。 〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉 このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。 2.伝えたい内容を構造化する 伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。 元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。 Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化 Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」 Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎ Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ← 一番言いたい ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 ← 一番言いたい Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎ 資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。 Point 長くて2行までにする Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！） 3.準備ができたら魅せて伝えよう 以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！ ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

業務のマニュアル・手順書の効率的な作成方法

目次 マニュアル作成時の課題 準備と実行のポイント 関連資料 1. マニュアル作成時の課題 業務のマニュアル・手順書を作成する場合、様々なパターンをどう盛り込んでいくか考えたり、この手順はどう表現すればいいのか？ ということを考えて作成の手がとまりがちになります。 更に作成するものが複数あり、納期もあるのでスピード感をもって取り組みたいのですが、どのように進めると良いでしょうか。 以下のポイントを押さえてみましょう。 2. 準備と実行のポイント 準備のポイント 利用者のリテラシーを考える作成する対象のシステムやツールなど、仕組みや操作のレベル、コードがこれくらいまで読めるなど、レベルを想定しましょう。例えば、新卒向けの資料と、一定業務を習得してる人向けでは、内容が異なってきます。 FMTを統一しておくオリジナルで1から作るよりも、既にチーム内でマニュアル/手順書があれば、そのFMTを活用しましょう。既にあるFMTを活用することで、利用者から見たときに馴染みのある形なので、見やすく理解がしやすくなります。また、作り手も、0から作るよりも効率的です。 オペレーション量×エスカレーション量で優先順位を決める利用者が知りたいところから作っていく方が良いです。そのためには、作る方は、利用者が何を知りたいのかを把握しておくことが大切です。ポイントは、オペレーション量×エスカレーション量で考えます。 Point 優先順位 1 オペレーション 多 × エスカレーション 多 2 オペレーション 多 × エスカレーション 少 3 オペレーション 少 × エスカレーション 多 4 オペレーション 少 × エスカレーション 少 オペレーションが多く、更にエスカレーションも多いということは、参照できる情報がないということです。皆の知りたいところが分かった後は、業務一覧に対してマッピングすると、より全体感が見えてきます。優先順位に従って、着手していきましょう。 実行のポイント 利用者にもレビューをお願いするレビューはチーム内の上長などに実施されるケースが多いですが、実際に活用される利用者の方に対しても行うとよいです。上長とだけ進めていてはいけません。実際の利用者に見てもらうことで、どこが分かりにくいのかがすぐにわかります。作り込んでからFBを貰うと、手戻りが多く発生してしまいますので、途中でも構いませんので見てもらうようにしましょう。 Point 目安として、30%、50%、80%と進めていくと、結果的に効率よく進めることが出来ます。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

これからチームリーダーになる方必見 ～チェックしておきたいコンテンツ集～

これからチームリーダーになる方は、新しい役割に期待を感じる一方で、「自分に務まるだろうか？」「メンバーとうまく関係を築けるだろうか？」「1on1や目標設定ってどうすれば良いのだろう？」そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。 この記事では、新任リーダーが押さえておきたいおすすめのコンテンツをまとめました。 〈目次〉 目標設定 1on1 会議ファシリテーション 計画フォーマット 体制図 プロフィールシート 関連記事 リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します コンテンツ紹介 目標設定 このコンテンツでは、目標設定をするときのコツや、目標設定が苦手だった当社社員の苦手克服体験記を紹介しています。 💡Point 解像度の高い目標を設定することで、高い成果を上げやすくなります。 設定した目標は、SMARTの法則（具体的・測定可能・達成可能・関連性がある・期限が明確）になっているかどうか確認しましょう。 1on1 このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすればメンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。 💡Point 1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう。1on1の時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。 会議ファシリテーション このコンテンツでは、ファシリテーションに苦手意識を持っていた当社社員がどのような工程を踏んで苦手克服したのか、その体験記を紹介しています。 💡Point 仕事の推進力を高めるには、会議を上手に進行していくことがとても大切です。 会議の目的とゴールを明確にし、会議の時間を有効に活用しましょう。 計画フォーマット このコンテンツでは、計画が無い時に陥ることの事例・どのように計画を作れば良いかを説明し、フォーマットと合わせて紹介しています。 💡Point あらかじめ計画を立て、可視化しさらに関係者と認識を合わせておくことで、やるべきことの解像度が上がり、達成しやすくなります。 体制図 このコンテンツでは、体制図が無い時に陥ることの事例を紹介し、体制図フォーマットの使い方を紹介しています。 💡Point 関係者の役割や関係性を可視化しておくことで、スムーズな協力体制を作れたり、新しく加わったメンバーも、誰に何を相談すればよいか分かりやすくなります。 プロフィールシート このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意しています。 💡Point メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。 関連資料 ▶▶【📝特集記事】新任チームリーダーまずやるべきこと はこちら

生産性向上に紐づく問題解決とは

目次 問題の種類 計画と実行のギャップ 関連資料 1. 問題の種類 問題の種類は2種類あります。 設定型の問題目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える 発生型の問題目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 2. 計画と実行のギャップ 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。 3. 関連資料 ▶▶【📅ファイル】問題解決力向上コンテンツのダウンロード はこちら ▶▶【🎥動画】問題解決向上ガイド（目的思考編） はこちら

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？ 言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？ この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。 言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。 〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料 1. 登場人物紹介 ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 2. 言語化能力とは？ マッキーさん 私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて 「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。 特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！ てぃーさん ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。 家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？ マッキーさん 私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが… 理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人 てぃーさん なるほど！そういう人いますよね。 相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。 まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力 が大切だと考えています。 マッキーさん へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。 3. 言語化能力の要素 てぃーさん はい！ まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。 2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。 ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。 3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。 最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。 相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。 マッキーさん 確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。 こんなことありますよね。 ■ よくある事例 思考力、要約力の不足 順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。 観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。 てぃーさん そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。 今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、 その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。 マッキーさん なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？ てぃーさん そうですね…。 観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。 あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。 次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。 納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。 自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。 次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。 今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。 最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。 マッキーさん めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！ てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑 マッキーさん ありがとうございます…！ 4. 言語化能力の高め方 マッキーさん では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！ てぃーさん 自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。 マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。 てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。 マッキーさん ありがとうございました！ 5. 関連資料 魅せて 伝える 資料作成講座 ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。 ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

【7月特集記事】リーダーが夏休み前にやると良いこと3選

はじめに そろそろ夏休みが近づいてきました🌻 リーダーのみなさんはご自身のお休み日程も決まりましたでしょうか？ しっかり休むためにも、「ひと手間」かけておいてほしいことがあります。 今回の特集記事では、チームが混乱せずに仕事が進み、自分も安心して休めるための３つのポイントをご紹介します。 目次 1. メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと 2. リーダーがいなくてもメンバーが動けるように準備をしておくこと 3. 夏休み明けのスタートを切りやすくするために準備しておくこと 関連資料 1.メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと 夏休みを取る前に、リーダーから各メンバーに、普段の業務について以下を書き出ししてもらいましょう。 「自分が不在な場合は、どこまでやっておいて欲しいか」「トラブルが起きたら、△△さんに相談して」など、“期待と対応先”をセットで書きだしてもらいましょう。 具体例 ①指示の言語化 「自分がいない間にこれだけは終わっていてほしいもの」と「手をつけなくていいもの」を 区別して伝える ②トラブル時の連絡経路 「緊急なら〇〇さん→◇◇さんに順番で相談してください」などルートを明示 ＜Point＞ 「いない時に誰がどう動くか」を先に考えて共有しておくことで、 いざというときの判断のブレや滞りを防ぐ。 2.リーダー不在時に備え準備しておくこと 休みの日程を、伝えるだけでなく必ず可視化 具体例 ①事前に周知 「〇日〜〇日は夏季休暇となります。」と前もって朝会・週次定例の場で連絡。 ②不在予定を一覧で見える化 メンバーの休み予定も含めて、全員分を1枚のカレンダーやシートで可視化 ③ツールの活用 Teamsなどのチャットはステータスを変更、メールには自動返信を設定しておく。 ＜例＞恐れ入りますが、〇月〇日〜〇日まで夏季休暇をいただいております。 ご用件のある方は、〇〇（代理担当）までご連絡ください。 リーダーがいない際に、一番困りそうなことを予め潰しておく 具体例 前倒し対応 決裁や承認など、管理者の対応が必要な案件は、洗い出して休みに入る前に済ませておく or 代理担当を明確にする。 ＜Point＞ 不在であることを明確にし、問い合わせされた方が困らないようにする。 リーダーがいなくても大丈夫と安心できる状態を作る。 3.夏休み明けに良いスタートを切るため準備しておくこと チーム全体の再起動をスムーズに 長期休暇のあと、すぐにトップギアでは働けません。夏明けのメンバーが揃ってから最初の週は「エンジンをかけ直す時間」と考え、徐々にペースアップできる設計をしておくと良いです。 具体例 ①夏休みの事前タスク整理 夏休みに入る前に「休暇明けまずこれをやればいい」という優先順位付きで チームのタスクを整理しておくと、スムーズに再起動ができます。 ②個人の単位でリハビリ 「何からやるんだっけ？」を防ぐために、休みに入る前に「夏明けToDo」を各自で 書いておくように依頼しておくと良いです。 ③初日は雑談と情報キャッチアップ中心に休暇明けメンバーが集まったら、「夏休みの思い出を簡単に共有する時間」から始めて、 メンバーのコンディションを把握します。 まず“チームの空気”を取り戻しましょう。 ＜Point＞ 夏明け初週に会議や報告ラッシュを詰め込むのはあまり良くありません。 「ゆるやかに戻す」ことで、結果的に再起動が早くなります。 おわりに リーダーがしっかり休む姿勢を見せることは、メンバーも安心して休めることに繋がります。 夏休みをチームでポジティブに乗り越えるために、リーダーが「いない時間」こそマネジメントの見せどころと捉えましょう！ ▶▶【特集記事】バックナンバー はこちら 参考資料

【6月記事】「部下の本音が分からない！」を解決！若手のリアルな悩み 6選

はじめに 今年度が始まりもう3か月が経ちますが、 配属・異動・新体制など、職場の「変化」は少し落ち着いてきましたか？ 変化が落ち着く一方、若手社員や異動者が壁にぶつかりやすいのもこの時期です。 管理者のみなさんは、 「部下と毎週ミーティングで会話はしているのに、なかなか本音が見えてこない…」 「今の若手が何に悩んでいるのか、何を考えているのか正直ピンとこない」 そんなモヤモヤを感じることはありませんか？ 今月は、よくある若手の悩みを集めました。 部下が考えていることのヒントや、部下の悩みに対してどうアドバイスするべきか？の参考情報としてご活用ください。 目次 周りの人との関係性構築 自力でやり遂げたくて人にうまく頼れない 普段関わらない人と接し方わからない 仕事の進め方 自分が決断したことに自信がない 会議で異論を言いにくい キャリア・モチベーション ロールモデルを見つけるには 仕事で成果が出なくて自己肯定感が下がった時の対処法 関連記事 周りの人との関係性構築 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「人に頼るのが苦手…全部自分でやろうしてしまう」 ▶ お悩み 頑張りたい気持ちが強い仕事ほど、自力でやり遂げたい。 そんな時は無理をしがちで、周りの人にどう頼れば良いかが分からない。 ▶ 解決のヒント プロセスを分解して自分でやり遂げたいところを明確にしましょう！ 分解することで、どんなことを周りに頼るべきなのかが見えてきます。 「普段関わらない人との接し方が分からない」 ▶︎ お悩み プライベートと違い仕事では関わる人を選べない。 立場が上の方や、少し強めな口調で話しかけるだけで緊張してしまう。 また、初めて会った方の名前をすぐに覚えられないので困っている。 ▶ 解決のヒント 緊張する相手の場合誰か別の人を挟んでアプローチすると、やりとりしやすいです。 緊張する相手や、初めて会った方との関係性構築における 具体的なテクニックをご紹介！ 仕事の進め方 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「やり残した仕事のモヤモヤが拭い去れない…」 ▶︎ お悩み 企画や施策を中途半端に終えた時、自分で決めて次に進むも、 やり残し感が拭いきれずにモヤモヤが残ってしまう。 ▶︎ 解決のヒント メモ帳への書き出しや、対話を通じた振り返りを行いましょう。 次第に心の整理や取り組みの意味が言語化され、 モヤモヤを減らしていく事ができます！ 「会議で思うことがあっても、言いづらい…」 ▶︎ お悩み 会議中にみんなが同じ意見でまとまってきている時、 自分が別意見を言って会議を止めたくない・空気を壊したくないため 意見を飲み込んでしまう。 ▶︎ 解決のヒント まずはホワイトボードなどで着眼点を書き出すことで、意見が言いやすくなります。 異論を言う時にも空気を壊しづらい会議の進め方や言葉選びのコツを紹介！ キャリア・モチベーション コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「目標となる人が見つからず…将来が想像できない」 ▶ お悩み 「あの人すごい！」と思っても、自分とは環境も属性も違って その人に近づけるイメージが全く沸かない ▶ 解決のヒント そもそもロールモデルは必要なのか？！を見直し、 人物像や行動パターンを部分的にでも取り入れるコツを紹介！ 「周りと比べてばかりで、自分に自信が持てない」 ▶ お悩み 仕事で成果が出ていない時、人と比べて自己肯定感が下がってしまう 自己肯定感の上げ方を検索してみても、 「そんなことは分かっている！」ということばかり・・・ ▶ 解決のヒント 自己肯定感が低い状態があることは、健全なことなんです。 下がった時どんな対策をすれば良いか？具体例を複数紹介！ おわりに 参考になるものはありましたでしょうか。 COROPS WEBではこれからも、若手層向け／管理者層向けの様々なコンテンツを発信していきます。 ぜひ定期的にチェックをお願いします！ 関連資料 4月特集記事 ▶▶【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～ はこちら

チーム運営を強化する稼働管理の基本

チームの生産性を高め、適切なリソース配分や改善活動につなげるためには、 まず「稼働状況の把握」が欠かせません。 しかし、いきなり細かな作業単位で工数を洗い出すのは非効率です。 そこでまずは全体の稼働バランスを捉え、目的に応じた粒度で工数を測定し、実績との差分を定期的に確認していきましょう。 この記事では、稼働管理の基本から、工数の算出方法、実績の確認ポイントまで、 業務を「見える化し管理する」ためのステップをわかりやすく解説します。 目次 稼働管理：まずは全体観を掴む 業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 まとめ 関連資料 1.稼働管理：まずは全体観を掴む 業務の稼働状況を把握する際、最初から一人一人が細かい作業単位で時間を算出するのは避けましょう。 まずは以下のような粒度で、チーム全体の稼働割合を把握することから始めます。 稼働内訳の例 ①業務遂行（オペレーション） ②業務管理（ミーティング、数値管理など） ③業務改善活動（提案・標準化など） 一般的に、③の改善活動に15%のリソースを確保できる状態が理想とされています。 チームの成熟度（※）に応じて比率を調整していくことが重要です。 ※タックマンモデル：形成期、混乱期、統一期、機能期、散会期を参考に、改善に割く時間を調整しましょう。 2.業務工数の算出：目的に応じた粒度で計測 チーム稼働の全体像を把握した上で、業務に必要な人や時間を計算していきます。 これを行うことで、増員判断やパフォーマンス改善に役立てることができます。 目的に応じて、どの単位で計測するかを明確にしましょう。 まずは大きな単位で測定を始め、必要に応じて細かい作業単位へと移行するのが効率的です。 計測方法の例 時間単位管理（例：1時間ごと） 目的：業務の大まかな配分を把握する 活用例：チーム全体の稼働割合の確認、業務カテゴリ別の傾向分析 ツール例：Outlook、Excelで実績入力 分単位管理（例：5分〜15分単位）※必要に応じて管理 目的：業務の細部を分析し、改善や効率化に活かす 活用例：ボトルネックの特定、原価管理、請求精度向上、ツール導入効果の検証 ツール例：タイマー、専用工数管理ツール 3. 稼働状況の把握：予定と実績の差分を定期的に確認 稼働状況の正確な把握には、当初の計画（予定工数）と実際の稼働（実績）との比較が不可欠です。 Point チェックポイント 工数の入力：勤怠システムや工数管理表を活用 実績の確認：計画との乖離や残業状況を把握 残業理由の確認：困っていることを具体的にヒアリング 業務の再配分：周囲との連携で負荷を調整 心理的に悪い状況を積極的に共有するのは気が引けるものです。 そのため、たとえ上司や先輩に、”大丈夫か？”問われたとしても、「まだ大丈夫です」と答えてしまう人が多いです。 状況は主観的な報告に頼らず、客観的なデータを把握することが必要不可欠です。 可能であれば毎日、少なくとも数日に一度は、チームメンバーの1日の総勤務時間を確認を基本としましょう。 まとめ チーム運営において稼働・工数の「可視化と管理」は生産性向上の鍵です。 チーム全体のパフォーマンスを継続的に底上げすることができます。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】工数推移（月・年単位）管理表のダウンロード はこちら 【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（前編）

▶▶課題管理のコツ 前編（本記事） 課題管理をするにあたり、前提 として意識していただきたいことをお伝えします。 ▶▶課題管理のコツ 後編 課題管理を運用する際の、こまかな テクニック をお伝えしています。 みなさんは課題管理のお悩みはありますか？ 正直に白状すると、私は、課題管理が好きではありませんでした😇 管理表をつくる ⇒ 「みんな、更新してくださいね」とお願いする。 でも、更新してもらえない。続かない。 気づけば進捗が止まっていて、「これ、どうなってましたっけ？」と聞いてまわる。そして返ってくるのは「まだ終わってないです」の一言。 ・・・全然進まないじゃん。どうすれば💦💦と、 毎週の定例ミーティングが、かなり苦痛でした。 でもきっと、定例会で「まだ終わってないです」と報告しないといけない方も、 同じくらい苦痛だったと思います。 この記事は、そんな経験をしてきた私が、 今では「課題管理、すごく上手ですよね」と言ってもらえるようになったので、 いったい何をやっているのかを言語化してみたものです✍️ こんな方におすすめです🙋✨ 課題管理に苦手意識がある 管理表を作っても、更新が続かない 課題管理が一人の担当者任せになっている 定例会で「進捗報告を聞くだけ」の人に意識を変えてほしい チーム内で課題管理のやり方を揃えたい 目次 はじめに 大前提 課題管理を嫌な時間にしない なぜ 課題管理が上手くいかないのか その他 関連資料 はじめに💡 細かいテクニックはこの後に書きますが、先に結論です。 あの苦痛だった頃と今とで、何が変わったのか。 振り返ってみると、管理表の項目は一切変えていないです。 変えたのは作り方ではなく、「ついでに目に入る動線にした」と「意見交換しやすいようにした」ことです。 気づいたときに、すぐ書ける ✏️ 書いたまま忘れず、定例会で必ず目に入る 👀 聞いているだけにならず、みんながその場に参加できる 🙋 この3つができるとあんなに嫌だった課題管理も、急に回るようになりました。 Point きれいにMECEな表を作ることより、 普段の仕事の流れの中に、書く・見る・話すのタイミングを埋め込むこと。 これが、いちばんのコツだと思っています。 大前提｜課題管理を嫌な時間にしない やり方のコツの前に、まずは、大前提として課題管理表のスタンスについて、 意識していることを共有します。 残念ながら、使われない課題管理表は無駄になるだけ💦 です。 だからこそ大前提として、まずは「使われる課題管理表にすること」が大切です。 参加者が、嫌な気分になる課題管理は、使われなくなるので、粗探しにならないように 意識しています。 私が以前苦痛だった理由は、まさにここでした。 ”できていないこと”ばかりを確認していると、 課題管理は「宿題をやっていない人を探す時間」🔍になってしまいます。 そうなると、進捗が遅れている人は責められている気がするし、 そもそも課題を起票すること自体が嫌になってきます。 管理表オーナー側であった私も、「進捗がない」を毎週確認するのは、とても気まずかったです・・・🫠 つまり、そんな時間は誰も得しません。 本来の課題管理は、 止まっていること や、困っている人 に気づいて、 「今どこで止まっている？」「何に困ってる？」 「誰か手伝える？」「次どうすれば効率的？」を話し合うことで、 次の一手を決めて、前に進むためのもの でありたいと思っています。 Point 課題管理の目的 ”できていない”こと・人を「見つける」ためではなく、チームが前に「進む」ために使いましょう。 この大前提を、課題管理を実施する前に、チーム全員で意識合わせしておくと良いです。 なぜ、課題管理が上手くいかないのか 🤔 ここからは課題管理が、なぜ上手く行かないのかを考えてみます。 理由はいろいろあると思いますが、私の経験だと、つまずくのはだいたい次の3か所でした。 上手く行かない課題管理の三大あるある ① 起票されていない 困りごとはあるのに、チャットや口頭でやりとりするだけで、表に書かれていない課題はありませんか？ みんなが見やすいツールにまとめて管理しておかないと、 どうしても記憶に残らず、そのまま忘れられてしまいます。 ② 更新されていない 最初は書くだけ書いて、その後、更新していない課題はありませんか？ 担当者本人の中では進んでいても、その進捗が表に反映されないため、 まわりからは、今どこまで進んでいるのかが分かりません。 そうして現在地が掴めない状態が続くと、次第に「見ても分からない表」になり、 そのまま誰も見ない課題管理表になってしまいます。 ③ 完了しているのか不明 担当者本人は終わったつもりでも、 チーム間で 「結論どうなった？」「残タスクはないの？」という認識が 揃っていないままクローズしていませんか？ 認識が揃わないままだと、完了したはずの課題が実は終わっていなかったり、 後から手戻りが発生したりします。 加えて言うと、どう解決したのかが曖昧なまま閉じてしまうと、 ノウハウとして次に残せないところも痛いです。 これらはすべて、一人ではどうしようもないことです。 チームでやり方を見直しましょう。 起票・更新・完了 のやり方を変える Point チームで進める意識に変える ・起票は、一人で抱えず、みんなで出す ・更新は、担当者任せにせず、定例会の中で、みんなでアイデアを出す ・完了は、自己判断で閉じず、関係者で認識を合わせてからクローズする オーナーの仕事は、全部の課題管理を巻き取ることではないです。 みんなが参加できる場と、管理しやすい動線を作りましょう。 👉 後編では、具体的なコツをお伝えします！ ここまでお伝えしたことを、実際の運用の中でどう実践していくのか、 起票・更新・完了のそれぞれの場面で使える、こまかなテクニックを、 後編でたっぷりご紹介しています✍️✨ 「課題管理のスタンスは理解したけど、実際どうやるの？」の答えは、 ぜひ後編で見つけてください！ ▶▶ 課題管理のコツ 後編 はこちら 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。 その他 関連資料 ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。 目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。 1.資料を作る目的 皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？ 例えば… 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ 2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。 ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。 例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？ ■1つ目の資料 ■2つ目の資料 多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。 3.まとめ 相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。