チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【フォロー編】

チャレンジングなアサインをする際に、周囲からのフォローをどうするかですが、以下のことに注意をしてください。 ・依頼したからと言って、丸投げはしてはいけません。 　依頼先の方にとって、新しい領域/未経験のことに対してアサインをする場合は、進め方1つ1つをとっても、仮説の解像度が粗く、軌道修正を繰り返すことが多いです。 　不安は尽きることはありませんので、依頼した方は、丸投げするのではなく、定期的にフォローを出来る仕組みを設けることで、心理的な安全性が高まります。 　例えば、15分/日で相談の時間を設ける、1時間/週など、時間枠を予め設定しておきましょう。 ・細かいチェックはしすぎてはいけません。 　1つ1つの細かい所まで全て確認をしなくても、レポート出来る仕組みがあるとよいです。 　また、細かいチェックばかりになると、自分に任せたのではないか？という気持ちが芽生えてしまうこともあります。 　そのようなことを回避するために、P/L、稼働管理表で数字が分かるようにしておく、やるべきタスクを一覧化しておく、こうすることで、報告/相談する側も受ける側も、双方で状況把握がしやすくなります。 ・相談するための基準を設けておく。 　定期的に相談する機会を設けていたとしても、煮詰まってくるシーンは出てきます。 　定常業務のようにルーチン化出来ている業務であれば、ある事象が発生したら相談するなど、トリガーを定めやすいですが、チャレンジングなアサインの場合、トリガーの設定が出来ません。物凄く悩んでしまい何も進まない、更に相談するかどうかも判断しづらい状況になります。 　そういった際のトリガーしては、考える時間をポイントにしましょう。例えば、15分/30分考えても、糸口が何も見つからない、アイデアが何も出てこない、ならば相談する。 　こういったルールを決めておくことで、お互いにスピード感を持って、前に進めてられるようになります。

生産性向上に紐づく問題解決とは

問題の種類は2種類あります。 ・設定型の問題 　目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える ・発生型の問題 　目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。

1on1の手法について

1on1は以下ポイントを留意の上、会話しましょう。 部下が普段相談したくても相談できなかった事や、個人的に抱えている悩み事を打ち明ける、目指している事を聞いてもらうなど 様々なテーマで話を出来る機会とすると良いでしょう。 ・定期的な時間を確保すること ・継続すること(常にある事が、部下への安心感や信頼感を与える) ・スタンスは部下のため 日々のやりとり以外で時間をとって話すことで、通常業務以外の観点で対話することは非常に重要です。 必要な情報やスタンスを事前に理解しておくことで双方にとって実りある時間とすることが可能です。 次に、1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてを考えます。 　1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を失って、形だけ実施していることが散見されます。 　ここでは、1on1のアンチパターン（好ましくない事例）と対策案を紹介します。 　【パターンその1】会話が少ない1on1 　　何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 　　このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。 　【パターンその2】管理者リサイタルな1on1 　　管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。 　　これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。 　　このように片方の一方的な話に終始しがちになっているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 　　人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 　　1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、 　　相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしなくてもよい姿勢も必要です。 　【パターンその3】愚痴大会 　　ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。 　　たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。 　　このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。 　　一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、 　　新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。

OJT計画をつくりたい

OJTを行う目的やゴール設定を明確にしていただくことが第一のポイントです。受入れ時期や事前の受入れ前の準備、配属者のスキル感や配属ポジションの内容も踏まえて都度カスタマイズの上、計画ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。