Issueリスト　収集した意見をアクション化する

Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 　一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 　詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 　Mission：顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc 　Mesurement：目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること 　Method：フローやナレッジなど、共通化できる点、etc 　Member：稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc 　カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか？ということがわかります。 　あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 　そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 　このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 　カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 　何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 　この解決している状態とはどういう状態か。 　例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 　皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 　未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 　改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 　この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。

メンバーのコンディション把握やキャリア形成に向けて面談スキルを強化したい

組織生産性の最大化、メンバーのキャリア実現支援のためにメンバーコミュニケーションは非常に重要です。面談を効果的に行うためには、面談する側のスタンスや印象も重要です。面談の主役はあくまで相手側であり、面談は相手役のための時間です。研修資料を参考としていただき、聞く姿勢・スタンスの重要性の理解と相手を尊重した姿勢で取り組みください。

チーム内の情報共有を円滑に行いたい

情報共有を円滑にするコツは、まずはルールを作ることです。 それぞれ知見を持った人たちが集まり、チームを形成すると、以前までのルールを踏襲したくなりますが、 チーム内で意見交換を行い、ルールを作るところから始めて下さい。 情報には以下の種類がありますので、これらに対して、どの様に連携していくかを考えます。 ①上位者からの情報 　会社や組織、方針、決定事項など。今後の判断基準となり、遡って見る機会が多い情報です。 　メールでの共有、理解を深めてもらえる様に、対面やzoomなど工夫が必要です。 　予め、何の情報を、どのタイミングで、発信するべきかを予め設定しておいてください。 　例えば、期の変わり目のキックオフ、人事情報、など、適切に発信を行ってください。 ②チーム内の情報 　チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。エスカレーション等。 　情報の特性上、早く円滑に伝えるべきことが多く、すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。 　朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。 ③部下からの情報 　普段感じているモヤモヤなど。 　ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、迷っていることなど、言いにくいことが当たります。 　1on1等で時間を確保して下さい。 情報を蓄積する手法としてすぐに作れるものは、エクセルで作る管理シートです。FMTも多数存在します。 最近では、社内のツールを使うことも多くなっており、slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。 運用時に注意しなければいけないのは、便利な反面、ツールやファイルが乱立してしまい、煩雑性が増してしまうことです。 利用する側にとっては、情報がどこにあるのか分からない、全て確認しないと最新情報をキャッチアップ出来ないという、不要な工数が発生してしまいます。 チャットツールでのよく起きる事例としては、チャットだけでやり取りが行われ、その中で取り決めがされた場合、後から過去に遡ってやりとりを確認しないと分からない、ということです。 そのような場合は、やり取りを一度まとめることで、後で確認する際の工数を減らせることが出来ます。

業務一覧の作り方を知りたい

業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。