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【第19回】沢渡あまね平野乃愛の仕事のお悩み相談室
日頃仕事をしながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。 今回のテーマは「自分が関わったことがないタイプの方との関わり方」です。 特に期初は、組織が大きく変わるタイミングです。新しい組織が作られたり、既存の組織でも、所属する方々の変更があります。 事例を踏まえながら、解決のヒントについて沢渡あまねさん、平野乃愛さんから解説をいただきます。 ------------------------------------------------------------ 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方 が必要とされています。パーソルP&Tで新時代に適した「仕事の進め方」 を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。 ------------------------------------------------------------
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期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法
期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例: ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会
ナレッジの蓄積方法
ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 1.日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 2.振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 3.チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 4.関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。
会議の生産性を上げるコツ(議事録)
議事録作成時の注意点は以下です。 内容の要約 結論が分かるように、要約すること 誰が、誰に、いつまでに、何を、どうするのかを記載する 決議事項、宿題 議論内容 主語述語(誰が、何をするか)を明確に書くこと 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、●●システムなど、固有名詞を使うこと 口語体(●●を検討しましょう。)は、文語体(●●がいついつまでに●●の検討を実施)に修正をすること 略語(MGRやLDRなど)は、正式名称(マネージャー、リーダー)へ修正すること 議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。 MTG参加者内に展開するなら、備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 展開先が参加者以外にも、多くの関係者に対して展開する場合は、要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。 例えば、管理者 MTGの内容を、チーム全体へ展開する際は、結論だけでなく、議論の経緯も重要になります。 大切なことは、まずは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。 議事録の上手なメモの取り方は、 MTG前にアジェンダ/事前配布資料に目を通し、MTGでの決議したいことを予め把握しておくと準備できます。 MTGの内容をある程度想定しておくことで、議事録も取りやすくなります。
友好な関係性を結び、信頼関係を構築する方法
仕事を進めやすくするためには関係者と良好な関係を構築することが大切です。 相手から信頼を得られると、より円滑に進みます。 関係者の中でも、特に顧客との関係性構築を優先・注力しましょう。 関係性構築のポイント: ・初対面の時はできれば対面で挨拶すること ・オンラインの際は、バーチャル背景に名詞や自分の趣味の画像などを 反映させると、覚えてもらいやすくなります ・仕事場ではないところでも交流機会を持つことで、相手の本音を引き出しやすくなります 関係者から信頼を得るためのポイント: ・少しだけでも相手の期待していること以上の成果を出し、相手の依頼にはスピーディーに応えること この行動の蓄積によって相手は少しずつこちらを信頼し、より重要な依頼や本音を開示してくれるようになります ・能動的に認識ズレを防ぐこと。 一度認識がズレると信頼関係を壊してしまいます。認識ズレを防ぐコミュニケーションの第一歩は、 自分から能動的に相手に投げかけることです。 例えば、相手側から「これやっておいて」「あの件はどうなった?」などの依頼を都度応えていた場合、 頻度高くコミュニケーションを取っているように見えても、受け答えをしているだけで相手の認識を確認していません。 時間に余裕がない状況でも、出来るだけこちらから何かを提案をし、疑問・質問を投げかけてみましょう。 その反応によって、認識ズレを防ぐことができます。 最初は提案が的外れだったとしても構いません。相手は少しずつこちらを認識し、呼応しようと思ってもらえるようになります。
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